Dosya Baskı ve Doküman Yönetimi Sistemleri 19 MAYIS 2014 / 08:22

Artık cihazdan çok daha fazlası var

Baskı ve doküman yönetim sistemleri kurumsal ihtiyaçlara, sektörel düzenlemelere göre çeşitlilik gösteren uygulama ve yazılımlarla güç kazanıyor. Bu bütünsel yapı, faaliyetlerden insan kaynağına, birçok başlıkta da ‘kurumsal yeniden yapılanma’ anlamını taşıyor.

Baskı cihazlarını destekleyen yazılımlar, tüm basılı evrakların nereye ne için ne zaman hangi yöntemle basıldığını kontrol etmek amacı ile tercih ediliyor. Özellikle masadan baskı süreçlerini kontrol eden yazılımlar verimlilik artışı sağlarken, diğer taraftan da basımı gerçekleşecek doküman üzerinde muhtemel yanlışları zamanında düzeltme imkanını veriyor. Bu yazılımlar ofis dışından da kontrol edilebilir olması nedeniyle iş sürekliliğini sağlayabilme özelliğinde. Bu nedenle de verimlilik artışı sağlayan tüm yazılımlar tercih nedeni. Lidya Grup Satış Direktörü Betül Kayacık, son dönemlerde yoğun ve büyük bilgiye sahip olunmasının bilginin ve belgelerin depolanmasını önemli bir konu haline getirdiğine dikkat çekti. Bu nedenle de kurumlar bu konuya çok önem veriyor. Tercihlerini de, belgelerine kesintisiz ve hızlı ulaşabilmeyi sağlayabilecek teknolojilerden yana kullanıyorlar.
Verinin kıymeti anlaşıldı
Baskı cihazlarını destekleyen yazılımlar söz konusu olduğunda, özellikle mobil cihazlardan iş göndermeyi ve yazdırmayı mümkün kılan mobil yazdırma, personel kartları ile güvenli yazdırma ve ödemeli yazdırma yazılımları son 5 senelik süreçte en çok tercih edilen çözümler olarak ön plana çıktığı görülüyor. Bu çözümlerin, kurumların back-ofis uygulamaları ve mevcut sistemleri ile bütünleşik çalışabilmesi son yıllarda bu çözümlere olan talebi gün geçtikçe artırıyor. Xerox Türkiye Global Doküman Dış Kaynak Hizmetleri ve Çözümleri Müdürü Burak Özer, her bir çözümü proje yaklaşımı olarak ele alarak, müşterinin ihtiyaçlarına ve kullanmakta oldukları donanım ve yazılım bileşenlerine bağlı olarak bir proje süreci belirlediklerini söyledi. Doküman ve arşiv yönetim sistemlerine yönelik kurumsal ilgi, bilginin önemi artıkça ve saklanma ihtiyacı doğdukça daha da artıyor.

Tabi her kurum, Burak Özer’in de belirttiği gibi, kendine has iş süreçleri olan, ayrı ayrı ele alınması gereken proje noktaları. Doğal olarak kendi iş süreçlerine özel bir şekilde kullanılacak ürün ve çözümlerin uyarlanması gerekebilir. Bunun için de firmaya özel ek yazılımlar geliştirilmesi gerekebilir. “Bugünün iş süreçlerinde en büyük zorluklardan bir tanesi, değerli verinin ve evrakların yönetilebilmesi” diyen Özer’e göre, günümüzde aranılan bilgiye ulaşma süresinin kısıtlı ve önemli olması kurumsal şirketlerin sayısal doküman ve arşiv sistemlerine olan talebini artırıyor. Bu konuya öncelik veren şirketler, verinin işlenmesi, taranması, saklanması ve görüntülenmesi gibi yönetimsel süreçleri, sunulan çözüm ve hizmetler içerisinde görmek istiyorlar.

Her ölçek için analiz süresi de değişiyor
Şirketlerin farklı ihtiyaçlarına göre farklı çözüm ihtiyaçları oluyor. Örneğin, güvenlik veya raporlama gibi ihtiyaçlar için farklı lisanslı çözümler önerilebilir. Güvenli baskının bir öncelik olduğu şirketlerde, herkesin kartlı sistemle baskı alabileceği yazılımlar ürünlerle bütünleşik bir şekilde sunulabilir. Baskı maliyetlerinin kontrol edilebilmesi ve raporlanması, renkli baskı yetkilerinin kısıtlanması gibi farklı yazılımlar da eklenebilir. “Ayrıca filo yönetimini sağlayan ve bilgi işlem kaynaklarına kolaylık sağlayan yazılımlar özellikle farklı yerleşimlerde operasyonları olan büyük ölçekli şirketler için ideal” bilgisini paylaşan HP Baskı Sistemleri Kategori Müdürü Serkan Bayır’ın da dikkat çektiği gibi, bu cihazları kurumda konumlandırma, yazılımları geliştirme, ağ bağlantılarının yapılması gibi çalışmaların süresi, kurulumu yapılacak yazıcı filosuna göre değişkenlik gösterebilir. Örneğin operasyonlarını farklı yerleşimlerde sürdüren büyük şirketler için 15 günlük bir analiz süreci gerekebilirken, daha küçük veya orta ölçekli şirketler için bu analiz ve konumlandırma, doğru ihtiyaçları belirleyerek 1 gün içinde de sonuçlandırılabilir.
Sonuçta günümüzde içerik hacminin çok fazla artmasıyla birlikte, şirketlerin de özellikle doküman yönetimi tarafında çözüm arayışları artıyor. Söz konusu sistemlere, özellikle e-arşivleme ve belge yönetimi konularında ihtiyaç duyuluyor. “Belge ve arşiv sistemleri sayesinde şirketler hem ihtiyaç olduğunda dokümanlara daha kolay ulaşıyorlar hem de arşivleme tarafında depo maliyetlerini düşürebiliyorlar” yorumunu yapan Serkan Bayır’ın da dikkat çektiği gibi, müşteriler artık sadece yazıcı ihtiyaçlarıyla değil, tamamen yazılımları ve servisleri de içeren baskı sistemi ihtiyaçlarıyla üretici şirketlere başvuruyorlar.

Kurumsal verimliliğe tam destek
Kuruluş içinde oluşturulan veya dışarıdan gelen dokümanların tarayıcı vasıtasıyla sayısal ortama aktarılması ve iş akışına göre belgeye erişimin anlık hale gelmesi sayesinde doküman yönetim sistemlerine ilgi sürekli artıyor. Her kurumun kendine özel iş akışlarına göre dokümanların sayısallaştırılması ve belgelere erişimin modellenmesi çok büyük önem taşıyor. “Bunu sağlamak için esnek ve ölçeklenebilir çözümleri tercih etmek gerek” hatırlatmasını yapan Bicom Kanal Direktörü Erhan Şerbetçioğlu’na göre, ayrıca kuruluşların kendi uygulamaları ile bütünleşebilecek çözümler de kurumsal bütünlük açısından önemli. “Doküman sistemlerinin başarısı, kurumsal verimliliğin artmasına katkı sağlar” diyen Şerbetçioğlu, göz önünde bulundurulması gereken başlıklara şunları ekledi:
“Doküman arşivlerinin kısa sürede ve içerik korunarak sayısallaştırılması, kuruluşların kaynakları açısından önemli. Kaliteli ve yüksek kapasiteli tarayıcı seçimi ile bunu sağlamak mümkün. Sayısal hale gelen dokümanların tasniflenmesi, indekslenmesi ve yedeklenmesi için kullanılacak çözümlerin seçimi de çok kritik öneme sahip.”

KURUMSAL YAPI İLE HIZLI BÜTÜNLEŞTİRME

Genelde baskı sistemleri ile ilgili yazılımlar maliyet analizi yapmak için tercih edilir. Hangi bölüm, hangi çalışan kaç baskı almış bu tür yazılımlarla görülebilir. Son dönemde cep telefonlarının dizüstü bilgisayar yerine kullanımın artması, bu cihazların da baskı alımı için ilave yazılım ihtiyaçlarını gündeme getirdi. Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle, kurumun özel bir talebi yoksa standart bir baskı yönetim sisteminin kısa sürede şirket içinde bütünleştirilebildiğini de belirtmeden geçmedi. Gürle’nin pazara yönelik beklentileri ise şöyle:
“Doküman arşiv pazarı Avrupa’da her yıl yüzde 8 artıyor. Türkiye’de sayısal ofis uygulamalarının artması arşivleme ve yönetim uygulamaları için yazılım ve donanım talebinin de artmasına neden oldu. Kurumlar hem bu maksatla üretilmiş özel tarayıcı ürünlerini, hem de mevcut yazılımlarına bütünleşik doküman yönetim programlarını tercih ediyor. Bu konuda da kurumların ihtiyaçlarına cevap verecek A4 ve A3 arşiv tarayıcılarımız mevcut.”

MOBİL İŞ HAYATINA TAM UYUM

Doğru baskı sistem ve çözümlerinin seçimi kurumlara önemli avantaj yaratır. Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatörü Türkay Terzigil, bu konuda örnekleri paylaşıyor:

> Ürünlere bir “Kullan Öde” yöntemi olan sayfabaşı anlaşma ile sahip olunarak finansal yük zamana yayılabilir. Bu yöntem dahilindeki yerinde servis hizmeti sayesinde bilgi işlem ve sarf malzeme satın alımı olmaması sayesinde satın alma birimlerinin iş yükleri azalır.
> Muhasebe defterleri basımında nokta vuruşlu/satır yazıcılar yerine kağıdın hem önünü hem de arkasını kullanma imkanı sunan hızlı ve sessiz lazer yazıcılar kullanılarak kağıt ve yazıcı maliyeti, zaman ve arşiv yeri tasarrufu sağlanır.
> Antetli kağıt kullanılması gerekli dokümanlarda matbu kağıt kullanmak yerine laser yazıcılara yüklenecek elektronik formlar tercih edilerek matbu kağıt stoklamaya gerek kalmaz.
> Gizlilik derecesi yüksek evraklar şifreli/kartlı baskı ile bastırılarak güvenlik en üst düzeyde tutulur.
> Mobil çalışanlar en yakındaki baskı cihazından baskı alabilir.
> Çok basılan standart dokümanlar yazıcının üstündeki sabit diskte saklanıp ordan basılarak ağ üzerinde yük azaltılabilir.
> Sonlandırma aksesuarları kullanılarak, bastırılan evraklar otomatik olarak tasnif edilebilir, zımbalanabilir/delinebilir, kitapçık haline getirilip personel ve zaman tasarrufu sağlanır.
> Kullanılacak dokümantasyon takip yazılımları ile kişi/proje/departman bazında baskı maliyetleri anında güncel bilgilerle takip edilebilir. Bu sayede uygun olmayan baskı faaliyetleri tespit edilip, önlenebilir.
> Gönderilecek evraklar basıldıktan sonra otomatik olarak zarflanıp gönderime hazır hale getirilebilir.
> Yönetim yazılımları kullanılarak, baskı cihazlarına uzaktan ulaşım ve kontrol sağlanarak zaman ve personel tasarrufu yapılır.
> Kullanıcılar uygun ürünleri kullanmaya yönlendirilerek sayfabaşı maliyetler düşürülür.
> Dokümanlar kolayça sayısal sistemlere aktarılabilir, iş akışları organize edilebilir ve arşivlenebilir.
> Değişken veri baskısı ile kişiye özel dokümanlar yaratılabilir.

Bu avantajlardan faydalanmak isteyen kurumların baskı sistemleri seçerken ve iş sistemleri ile bütünleştirirken dikkat etmesi gerekli konuların başında ise ihtiyaçların çok iyi tespit etmiş olması ile, ihtiyacı karşılayacak en düşük toplam sahip olma maliyetli ürünlerin şeçilmesi geliyor. Türkay Terzigil, seçilen ürünlerin kullanım kolaylığı, kullanılan uygulamalar ve işletim sistemleri ile uyumluluğu ile, sağlanan finansal çözümleri, satış sonrası servis hizmetleri kalitesi ve yaygınlığını da temel başlıklar arasında sıraladı.

ÖNCE ŞİRKET İHTİYAÇLARI ANALİZ EDİLMELİ

Şirketler baskı sistemlerinin yönetiminde; sarf malzemelerin durumlarını tek ekrandan izleyebildikleri, uyarı mesajları gönderebilen, arıza durumlarını gözlemleyebildikleri, çeşitli ayarları tek tek ya da toplu olarak yapabildikleri filo yönetim yazılımları ile  ‘Güvenli Baskı Sistemleri’ yazılımları diye adlandırılan; baskı güvenliğini sağlayan kapı kartı, Windows kullanıcı adı gibi oturum açılabilen yöntemlerle, raporlama yapabilen, çok fonksiyonlu cihazlarda kullanıcı ve fonksiyon bazlı yetkilendirme sağlayan, cihaz ve lokasyonu bağımsız her ortamdan çıktı alabilme imkanı sunan yazılımlar tercih etmekte. Bu bilgiyi paylaşan Data Market  Doküman ve Baskı Çözümleri & Mobil Çözümler Birim Yöneticisi Bahadır Gülhan’a göre, şirketlerin ihtiyacı olan cihazların konumlandırılmasından önce, şirket baskı ihtiyaçlarının analiz edilmesi gerekir. Bu analiz süresi şirketlerin büyüklüğüne, iş yapış alışkanlıklarına göre 1 ila 5 gün arasında. Gereken yazılımların bütünleştirilmesi ise paket programlar için 1 ila 5 gün arasında iken, geliştirme gereken yazılımlarda isteklere özgü süreler ortaya çıkmakta. Ağ bağlantıları ise en hızlı şekilde gerçekleştirilen ayarlardan ve Gülhan’ın da belirttiği gibi, cihazların arayüzleri çok gelişmiş olduğu için dakikalar içinde bunları yapmak mümkün. Kağıtsız yaşama geçiş ve çevresel etkenlerden ötürü doküman ve arşiv sistemlerine yönelik kurumların ihtiyaçlarında artışlar gözlemlendiği de bir gerçek.
ETİKETLER : Sayı:972