Dosya Baskı ve Doküman Yönetimi Sistemleri 19 MAYIS 2014 / 08:20

Her ölçekte şirket ihtiyaç analizi ile rotasını çiziyor

Kendi basım ve dokümantasyon süreçlerini net analiz eden her ölçekte şirket, kendine en uygun çözümleri bulabiliyor. Bu süreçte danışmanlık desteği de önemli bir fırsat sunuyor.

Her ölçekte şirketin artan doküman hacimlerini daha verimli yönetmelerini sağlama ihtiyaçları, özellikle son 4-5 yıldır bu alandaki sistemlere ve çözümlere ilginin de artarak devam etmesini sağlıyor. Bu konu, doküman yönetim sistemleri ve doküman arşiv sistemleri olarak iki alt başlıkta ele alınabilir. Bicom Kanal Direktörü Erhan Şerbetçioğlu’nun da belirttiği gibi, doküman yönetim sistemleri, kuruluşlarda artan doküman hacmine bağlı olarak oluşturulan iş akış içerik süreçlerini daha verimli yönetmelerini ve belgelere anlık erişimi sağlaması açısından oldukça önemli. Doküman arşiv sistemleri ise kuruluşların yıllar içerisinde oluşan ve saklanması için fiziksel olarak arşivlenen dokümanlarının, gerektiğinde hızla ulaşılabilir olmasını sağlaması açısından oldukça önemli.
Kurumsal pazarda baskı ihtiyaçları organizasyon yapıları, lokasyonları ve çalışma modellerine göre hızla farklılaşıyor. Bunun doğal sonucu olarak da toplam sahip olma maliyetleri ile siyah/beyaz ve renkli dokümanların baskı süreçlerinin kontrol edilebilir olması ve çıktıların yüksek kalitede ve kesintisiz olması öne çıkıyor. Lidya Grup Satış Direktörü Betül Kayacık, öne çıkan bu yapıyı ‘satış sonrası hizmetlerde devamlılığın sağlanması’ olarak tanımlarken, kurumsal farkındalığın önemini şöyle anlattı:
“Şirketler baskı kapasitelerini, kağıt tüketiminde A4-A3 baskı sayısını, dokümanın içeriğini, baskı yoğunluğunu göz önünde bulundurarak makine özelliklerini belirleyip optimum seviyede ekipman tedariğini sağlamalı. Ayrıca ağ üzerinden yetkilendirme prosedürlerine bağlı kullanılacak cihaz sayısı ve kapasitesini de hesaplayabilmeli. Bu konuda hizmet alacakları gelişmiş organizasyonlardan destek almalarını öneririz.”

Temel sorular yanıt bulmalı
Kurumsal baskı sistemlerinde her ölçekte şirketlerin ihtiyaçları analiz edildiğinde, Data Market Doküman ve Baskı Çözümleri & Mobil Çözümler Birim Yöneticisi Bahadır Gülhan, üç ana başlık ile karşılaştıklarını söyledi. Bunlardan birincisi altyapı optimizasyonu, ikincisi envanter ve bileşenlerinin yönetimi; üçüncüsü baskı ihtiyaçlarını sayısal ortama aktarılması ve iş akışları ile bütünleştirilmesi. Şirketlerin baskı sistemlerinde kendi ihtiyaç analizlerini yaparken; baskı (A4, A3, vs.) boyutlarını, siyah/beyaz veya renkli baskı ihtiyaçlarını, ihtiyaçlarının sadece baskı almak mı, yoksa fotokopi çekmek mi olduğu gibi temel soruların cevaplanması önemli. Ama Bahadır Gülhan eklemeden geçmedi: “Şirketler baskı ihtiyaçlarının ne kadarını sayısallaştırmak istediklerini belirlemeli. Bu kriterler ve öncelikleri gözetmeleri, şirketleri doğru ürünlere yönlendirecektir.”
Şirketlerin baskı ihtiyaçları faaliyet alanlarına göre farklılık gösteriyor. Şirket içindeki departmanların da yaptıkları işlerin farkılılığından dolayı değişik gereksinimleri bulunabiliyor. Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatörü Türkay Terzigil’in de belirttiği gibi, şirket baskı ihtiyaçları arasında irsaliye/fatura basımı, muhasebe defterleri basımı, bordro basımı, etiket basımı, barkod basımı, rapor basımı, fotoğraf/grafik tasarım basımı, kullanım kılavuzu basımı, genel ofis dokümanları basma/kopyalama/fakslama/tarama, pazarlama/satış dokümanları basımı, doküman postalama faaliyetleri ilk akla gelenler. Bu kapsam ışığında, Terzigil’e göre, doğru baskı sistem ve çözümlerinin seçimi kurumlara önemli avantaj yaratıyor.

Maliyet tasarruffu ilk sırada
Bu tabloda maliyet tasarrufu, hem finansal hem de çevresel bakımdan sürdürebilirlik, mobil cihazlardan yazdırma, güvenlik, yönetim, uyumluluk ve kağıda dayalı süreçlerin otomatize edilmesi günümüzde şirketlerin öne çıkan en önemli baskı sistemi ihtiyaçları. Bunlar dışında, şirketlerin ölçeğine, sektörüne ve iş süreçlerine bağlı olarak bazı özel ihtiyaçları da olabiliyor.
“Baskı sistemleri ile ilgili özellikle düşük toplam sahip olma maliyeti odaklı ihtiyaç değerlemesi yapmak ve olası yatırımlarını bu değerleme sonuçlarına göre gerçekleştirmek şirketlere saydam, güvenilir, sürdürülebilir ve ölçülebilir baskı sistemleri ile çalışarak kurumsal baskı ihtiyaçlarını en doğru şekilde karşılamalarına yardımcı olur” diyen Xerox Türkiye Global Doküman Dış Kaynak Hizmetleri ve Çözümleri Müdürü Burak Özer’e göre de bunları kendi kendilerine yapamıyorlarsa, konu uzmanı şirketlerden profesyonel bir destek alınması gerek.
Büyüklüğüne göre her kurumun ihtiyaçları birbirinden farklı. Kimi kurum için hız önemli olabilir, kimisi için ise kullanılan kağıt özelliği ön plana çıkabilir. Ancak hiç şüphesiz ki talep edilen ilk öncelik baskı maliyeti. Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle’ye göre, sonrasında ise kurumun baskı ihtiyacının yapısına göre diğer ihtiyaçlar ön plana çıkar. Bu kapsamda da şirket içinde bulunan bölümlere göre aylık A4 ve A3 baskı hacmi, bunun renkli ve siyah/ beyaz oranları, yazdırma ve kopyalama oranları, farklı kağıt tiplerinin kullanılıp kullanılmadığı, baskı maliyetleri, faks kullanım ihtiyacı gibi teknik verilere göre ihtiyaçlar belirlenmeli ve ürün seçiminde bu kriterler göz önünde bulundurulmalı.

Planlı adımlar, ürün konsolidasyonu sağlıyor
Her ölçekte şirketin farklı baskı ihtiyaçları olmakla birlikte, şirketlerin hemen hepsinin baskıda kalite, verimlilik, uygun maliyet ve güvenirlilik gibi niteliklere ihtiyacı vardır. “Baskı sistemleri ihtiyacı, yazıcı ve sarf malzemelerine ek olarak cihazların bakım servis paketlerini ve belge yönetimini kolaylaştıracak çözümleri de içermekte” diyen HP Baskı Sistemleri Kategori Müdürü Serkan Bayır da şirketlerin baskı sistemleri ihtiyaçlarını belirlerken mutlaka doğru bir analiz sürecinden geçmesi gerektiği kanısında. Ancak bu sayede doğru bölüm veya kişilerle doğru ürünün eşleştirilmesi üzerinden baskı maliyetleri düşürülebilir. “Özellikle büyük ölçekli şirketlerde bu analiz BT şirketlerinin teknoloji danışmanları tarafından yapılmalı ve doğru bir baskı sistemi filosu konumlandırılmalı” hatırlatmasını yapan Bayır, şöyle devam etti:
“Renkli veya siyah-beyaz; A4 veya A3 formatları gibi farklı baskı ihtiyaçlarına göre çeşitli konumlandırılmalar yapılabilir. Baskı ihtiyacına göre doğru teknolojili ürün -lazer veya mürekkep püskürtmeli- konumlandırılarak maliyetler yarı yarıya azaltılabilir. Doğru ürün konumlandırmada en önemli kriter, gerçek baskı hacmine cevap veren ürünlerin konumlandırılması ve ürün konsolidasyonu ile maliyetlerin düşürülmesi.”

OFİS ALANI AVANTAJI

Doküman ve arşiv yönetim sistemlerine yönelik kurumların gösterdiği ilgi giderek artıyor. Çünkü Kod-A Bilişim İş Geliştirme, Satış ve Pazarlama Direktörü Ayşegül Öztürk’ün de belirttiği gibi, kurumların en önemli varlıklarını oluşturan doküman ve verilerin çok hızlı şekilde artarak büyümesi pek çok kurum için verileri yönetmeyi daha da zor hale getiriyor. Bu nedenle kurumlar doküman ve arşiv yönetim sistemlerine yönelik hizmetleri dışarıdan hizmet olarak almaya yöneliyorlar. “Böylece depolama yeri, depolama maliyeti, arşiv yönetimi operasyonel giderleri, nakliye giderleri gibi maliyetlerini düşürüyor” diyen Ayşegül Öztürk’e göre, kurumlar ofis alanından kazanıyor, kayıtlara daha hızlı erişerek üretkenliği ve verimliliği artırıyor, kayıp evraklara bağlı zararları ortadan kaldırıyor ve en önemlisi, kurumsal hafızalarını korumuş oluyorlar.
ETİKETLER : Sayı:972