Dosya Baskı ve Doküman Yönetimi Sistemleri 19 MAYIS 2014 / 08:24

Şirkete uygun formüller ve bütünsellik avantajı

Yatırım maliyetini minimize eden ‘kullandığın kadar öde’ modeli, cihaz üreticilerinin de danışmanlık desteği ile birlikte güçlenen bir eğilim. Kiralanan cihazlardaki yazılım ve uygulamalar iş süreçlerinde pratikliğin ve hızın da anahtarı.

Düşük toplam sahip olma maliyeti odaklı baskı sistemi ihtiyaç analizi yapmak ve yatırımları bu analiz sonucuna göre gerçekleştirmek şirketlere verimli, güvenilir, sürekli ve ölçeklenebilir baskı sistemleri ile çalışarak maliyetlerini azaltma ve kontrol etme imkanı sağlıyor. Analiz yaparken cevaplanması gereken bazı önemli soruları ise gözönünde bulundurmak şart: Mevcut aylık/yıllık baskı hacmi ne kadar? Mevcut baskı işlerinin kopyalama, faks, baskı ve renkli / mono olarak dağılımı nedir? Mevcut baskı işleri kaç kişi tarafından, kaç adet ürünle yapılıyor ve bu ürünlerin iş yükleri nedir? Kullanılan/kullanılacak olan ürünlerde olması gereken teknik özellikler nedir? Mevcut aylık/yıllık sarf malzemesi, bakım/onarım harcamaları ne kadar? Mevcut iş yapış şeklinde bir değişiklik ile bir tasarruf elde edilebilir mi? Şirket büyüdükçe aylık/yıllık baskı hacmi ve dağılımı nasıl olur? Yazıcıya gönderilen/basılan evrakların gizliliğe ihtiyacı var mı? Mobil olan personelin çıktı ihtiyaçları nasıl giderilmeli? Kişi/Deparmant/Proje bazında baskı takibi ve maliyetlendirme yapılarak, gereksiz baskı önlenerek tasarruf yapılabilir mi? Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatorü Türkay Terzigil’in örneklediği bu sorulara verilen yanıtlarla hayata geçen analiz çalışması sonunda şirketlerin gerçek baskı maliyetleri ortaya çıkıyor. Hatta elde edilen sonuçlara göre nerede, hangi teknolojiye dayalı ürünler kullanılması gerektiği rahatça belirlenebiliyor. Mesela kullanıcılar ihtiyaçları, kullanım yoğunluğu ve lokasyon durumları göz önüne alınarak gruplanıp, uygun kapasitede çok fonksiyonlu fotokopi ya da ağ bağlantılı yazıcıyı ortak kullanacak şekilde bir çözüm oluşturulabilir. Bu sayede yüksek kapasiteli, düşük sayfabaşı maliyetli sistemler kullanılarak, fotokopi, yazıcı sayısı ve baskı maliyetleri azaltılabilir. Bir tarafta da, mobil kullanıcılar için Follow–Me özelliğine sahip baskı sunucu çözümleri, gizlilik içeren baskılar için kart okutma ya da şifre girerek işleyen baskı çözümleri, Kişi/Deparmant/Proje bazında baskı takibi ve maliyetlendirme çözümleri ihtiyaç durumuna göre ayrı ayrı kurulabileceği gibi, hepsini bir arada yapabilen çözümler de kullanılmaya başlanabilir.

İhtiyaç analizinde destek de alınabilir
İhtiyaçlarını bu sorulara verilen yanıtlar ve bunun sonucu olan kurumsal analizle belirleyen şirketler, yatırım aşamasında teklif edilen her ürün için, kendi yıllık baskı adetlerini dikkate alarak, 5 yıllık toplam sahip olma maliyeti hesaplamalı, çalışacakları firma ve ürünü de teknik servis desteği yaygınlığı ve yetkinliği açısından değerlendirmeli. Bu öneriyi yapan Terzigil, şu eklemeleri de yapmadan geçmedi:
“Alınacak ürünlerin uzun süreli sorunsuz bir şekilde kullanımı için üretici şirketlerin tavsiye ettiği kullanım ortamı şartları, periyodik bakım zamanları ve orijinal sarf malzemesi kullanımı konularına dikkat edilmeli. Baskı sistemleri yatırım finansmanı konusunda da şirketlere değişik alternatifler sunulabilmekte. Örnegin, yüksek aylık/yıllık baskı hacmine sahip şirketler fotokopi ve yazıcı yatırımlarını kiralama ve sayfabaşı anlaşma yöntemi ile yaparak önemli kazanımlar elde edebilirler. Şirketler ihtiyaç analizleri kendileri yapabilecekleri gibi konusunda uzman şirketlerden profesyonel destek de alabilirler.”

Çevreye duyarlılık adım adım gelişiyor
Epson olarak doğrudan değil ama iş ortaklarıyla ‘kullandığın kadar öde’ modelini sunduklarını söyleyen Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle’ye göre, bu konudaki ilgi düzeyi tamamen kurumun yapısına göre değişiyor. Genel bir değerlendirme yapmak bu nedenle zor. Varolan baskı yapısındaki bütünselliğin ise kurumlara önemli avantajlar sağladığı aşikar. Gürle’nin de belirttiği gibi, tüm baskı ihtiyacınızı tek bir noktadan kontrol edebiliyor ve yönetebiliyorsunuz. Kontrol edilemeyen her noktada kaçaklar olacaktır. Bu baskı yapısı, Gürle’nin tabiriyle firmalara bu bağlamda bir disiplin getiriyor. Konu çevresel etkileri gözeten çözüm ve cihazlar olduğunda ise şirketlerin alması gereken bir yol olduğu görülüyor. “Bu konuda henüz şirketlerin yeterli bilinçte hareket ettiklerini düşünmüyorum” yorumunu yapan Gürle ekledi: “Ancak kanuni düzenlemeler ve kişisel bilincin artmasıyla zaman içinde şirketlerin bu konudaki eğilimleri çevreye daha duyarlı olacaktır.”
Kod-A Bilişim İş Geliştirme, Satış ve Pazarlama Direktörü Ayşegül Öztürk de bu yorumu, “Bu konular önem sırasında hala maliyet, verimlilik artışı gibi konulardan sonra gelse de bu yöndeki bilinçlenmenin eskiye göre arttığını söyleyebiliriz” sözleri ile destekledi. Öztürk’e göre, kurumların da talebi ile bu noktada çevresel etkiler açısından optimum faydayı sağlayacak çözümleri sunmaya, kurumları bu konuda bilinçlendirmeye devam ediliyor.
Maliyete karşı duyarlılık belirleyici oluyor
“Müşterilerimizin yüzde 90’ı bizden sayfa başı ya da toner başı hizmet talep etmekte. Bu ihtiyaçlar gün geçtikçe her sektörden tüm müşterilerimizden geleceğine inanıyoruz” diyen Data Market Doküman ve Baskı Çözümleri & Mobil Çözümler Birim Yöneticisi Bahadır Gülhan ekledi: “Müşterilerimiz cihazların toplam sahip olma maliyetlerini anlattığımız noktada, ürünleri sadece kutu olarak satın almalarının kendilerine maliyet avantajı değil maliyet dezavantajı oluşturduğunu fark ediyorlar. Bu nedenle bu çözümlere kısa vadede değil, uzun vadede bakılmasının getirdiği avantajların farkında oluyorlar.”
Tüm bu çözümler göz önüne alındığında kurumlara enerji tasarrufu, kaynakların doğru ve etkin kullanımı, en az seviyede operasyonel iş gücü, servis kalitesinde belirgin bir artış, minimum arıza süresi, maksimum maliyet avantajı ve çevre dostu teknoloji kullanımı gibi avantajlar ön plana çıkıyor. Hatta Gülhan’a göre, baskı sistemlerindeki bu kullanım, en az sayıda baskı yapılmasını, en çok seviyede sayısal ortamda verilerin üretilmesini ve paylaşılmasını sağlamak üzere evriliyor. Bu teknolojiler sayesinde bugünün ofisleri geleceğin ‘kağıtsız ofisleri’ olma yolunda ilerlemekte.

DEVLETİN YAPTIRIMLARI, HAKSIZ REKABETİ ORTADAN KALDIRACAK

Baskı cihazlarında ‘kullandığın kadar öde’ modeli kurumsal pazarda oldukça ilgi görüyor. “Bu modeli uyguluyoruz. Hem kullanıcı hem de hizmet veren açısından oldukça anlamlı bir model” yorumunu yapan Lidya Grup Satış Direktörü Betül Kayacık’ın da belirttiği gibi, hizmet alan kurumun ihtiyacı bu noktada daha belirginse, baskı sayısının öneminin farkındalığında bu model tercih ediliyor. Cihazlardaki bütünsellik de baskı sistemlerinde kullanım ve algıda değişimi beraberinde getiriyor. Betül Kayacık’ın da belirttiği gibi, bu süreç pazarın, toplam çözüm beklentilerine işaret ediyor. Sektör, şirketlerin de salt kutu satışı yerine bu beklentileri yönetebilecek yetkinlikte olmasını zorunlu kılıyor. Gelelim çevresel etkilere karşı duyarlılığa… “Hepimizin bildiği gibi çevre faktörüne duyarlılık toplumların sosyo- ekonomik düzeyleri ile yakından ilgili. Özellikle dünyada gelişmiş ekonomiler ve bu ülkelerin üreticileri ve toplumları bu konuda daha duyarlı, mevcut yasalar ve yaptırımlar bu toplumlarda daha etkili” yorumunu yapan Betül Kayacık, yine de olumlu gelişimi ve beklentilerini şöyle anlattı:
“Son zamanlarda Avrupa müktesebatı çerçevesinde ülkemizde de çevre bilinci ve duyarlılığı oluşmaya başladı. Dünya teknoloji üreticilerinin çevre duyarlılığı bizim tüketici tercihlerinde de az da olsa cevap buluyor. Kısa vadeli hesaplar içinde bazı hizmet alanların; menşei bilinmeyen, orijinal olmayan ürünler kullanarak cihazlara, çevreye ve insan sağlığına zarar verebilecek ve enerji tasarrufu sağlamayan eski teknoloji ve malzemeleri kullandığı görülüyor. Büyük kurumlar ve yabancı sermayeli kuruluşlar bu konuda bugün için daha duyarlı diyebiliriz. Bu konuda ciddi yaptırımların devlet tarafından zorunlu hale gelmesi gerek. Bu da hizmet veren şirketleri eşit maliyetlere çekecek. Haksız rekabet bu durumda ortadan kalkacak.”

İHTİYAÇ YÖNETİMİ KOLAYLAŞIYOR

Baskı sistemlerinde bütünsellik maliyet açısından müşterilere avantaj sağlıyor. Baskı maliyetleri hem daha kontrol edilebilir hem de yönetilebilir hale geliyor. Ayrıca farklı yazılımların ürünlere eklenmesi sayısal olarak doküman yönetimini, mobilitenin arttığı günümüzde her yerden bu dokümanlara ağ üzerinden ulaşılabilmesini sağlayarak, baskı ihtiyaçlarının yönetimini kolaylaştırıyor. HP Baskı Sistemleri Kategori Müdürü Serkan Bayır, ‘kullandığın kadar öde’ yapısı hakkında şu bilgileri paylaştı:
“Çözümlerimiz kapsamında müşteri ihtiyacının gerektirdiği durumlarda kontratlı satışlar da yapılmakta. Bu anlaşmalar cihaz, sarf maliyeti, servis ve bakım maliyetlerinin sayfa başı baskı maliyetine yansıtılarak kullanıldığı kadar ödenmesini sağlayan bir sistem sunmakta. Söz konusu sistem doğrudan ya da yetkili bir iş ortağı aracılığıyla müşterilerimize sunulmakta.”
Serkan Bayır’a göre, şirketler artık çevreye etkiyi de mümkün olduğunca azaltmayı bir öncelik addettikleri için baskı ihtiyaçlarında bunu göz önünde bulunduruyorlar. Örneğin, kağıt kullanımını azaltabilmek için otomatik çift taraflı baskı yapabilen ürünler tercih ediliyor. Bunun dışında artık elektrik tüketiminin de daha düşük olduğu cihazlar talep ediliyor, baskı maliyetleri hesaplanırken uzun vadeli elektrik kullanımları da hesaplanıyor.

MALİYET YARATAN SÜREÇLER DÜZENE GİRİYOR

Kurumlar çoğu zaman satın aldıkları bir ürünün tüm bileşenlerine ihtiyaç duymuyorlar ve o ürünün sadece bazı modüllerini kullanıyorlar. Dolayısıyla kullanmadıkları birçok özellik için gereksiz bir maliyet yükü altına girmektense, ‘kullandığın kadar öde’ modeli ile firmalar bu gereksiz maliyetleri eleyebilirler. Bu analizi yapan Xerox Türkiye Global Doküman Dış Kaynak Hizmetleri ve Çözümleri Müdürü Burak Özer, şu bilgileri verdi:
“Şirket üzerindeki göze batmayan ama takip edilemediği için fazlaca maliyet yaratan süreçlerin düzene girmesi finansal açıdan da şirketlere kolaylıklar sağlıyor. Bir dışkaynak iş ortağı olmasının beraberinde getirdiği güven algısı oluşuyor. Şirketlerin iş yükündeki azalma iş süreçlerine ve dolayısıyla çalışanların motivasyonlarına olumlu olarak yansıyor. Çalışanların öncelikli olarak kendi temel işlerine odaklanmalarına ve verimliliklerini artırmalarına imkan sağlıyor.
Sürdürülebilir çevrecilik, kurumsal firmaların son yıllarda önem verdikleri başlıca konulardan biri. Enerji sertifikasına sahip karbon ayak izini azaltan ürünler ve baskı hacmini azaltan yazılım çözümleri karar verme süreçlerini önemli ölçüde etkliyor. Bu konuda sadece makineler değil sarf malzemelerin de çevreye duyarlı olması önem arz ediyor.”
ETİKETLER : Sayı:972