Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 31 MART 2014 / 08:26

Bulutla gelen kolaylık

Bulut bilişimle her yerden zaman bağımsız bilgiye erişim sağlanması iletişim maliyetini azaltırken iş verimliliğini artırıyor. Türkiye’de henüz çok az sayıda örneği olsa da, dünyada bulut merkezli veri depolama ve doküman yönetimi sistemlerinin hızla arttığı gözlemleniyor.

Bilgi ve doküman yönetimi sistemleri de teknolojiyi etkileyen yeni eğilimlerle zaman içinde evrildi. Bulut bilişim, büyük veri gibi kavramların hayatımıza girmesi iş hayatında belli kolaylıklar sağladı. Özellikle bilgi ve dokümana ulaşmanın oldukça önem kazandığı günümüzde şirketler bu kolaylıklardan faydalanmak için seçimlerini bu yeni teknolojilere uyumlu çözümlerden yana kullanmaya başladılar.
Bulut bilişim ise özellikle büyük yatırım yapamayan, küçük ve orta boy işletmelerin belge ve doküman yönetimi sistemlerini kullanmaya başlayabilmelerine imkân veriyor. Türkiye’de henüz çok az sayıda örneği olsa da, dünyada bulut merkezli veri depolama ve doküman yönetimi sistemlerinin hızla arttığı gözlemleniyor.
“Artık masaüstü, geleneksel, hantal çözümler günümüz iş dünyasının rekabet koşullarına yanıt veremiyor. Bulut bilişim tam da bu noktada teknolojinin tüm avantajlarını önümüze seriyor aslında. Bulut bilişim uygulamaları ile şirketler çok daha ekonomik ve esnek çözümlere ulaşabiliyor” diyerek bulut bilişimin sağladığı avantajları anlatan e-defter.com Genel Müdürü Sean Yu, sözlerine şöyle devam etti: “Altyapı yatırımı, işletme maliyeti, yetiştirilmiş personel bulundurma maliyetine katlanmadan ana faaliyet alanına odaklanabiliyor. Doküman hazırlama, arşivleme ve erişim maliyeti de azalıyor. İşletmelerin, zaman ve mekândan bağımsız olarak ihtiyaç duyulan bilgilere erişim sağlayabilmesi ve işletme genelinde herkes için bilgiye erişimin kolay olması, iletişim maliyetini düşürürken iş verimliliğini de artırıyor.”
Easy Software Türkiye Genel Müdürü Süreyya Ecevit de bulut uygulamalarının faydalarından söz etti: “Bulut uygulamaları kurumların dokümanlarına her yerden ve bütün cihazlardan güvenli bir şekilde erişimlerini sağlıyor. Ayrıca her geçen gün donanım altyapılarını kendi bünyelerinin dışında yönetmek isteyenlerin sayısı gittikçe artıyor. Bulut uygulamaları sayesinde kurumların belgelerini paydaşları ve müşterileri ile daha kolay bir şekilde paylaşabilmesinin önü açılmış oluyor. Bulut uygulamaları ile karmaşık ve pahalı sistemleri kendi bünyenizde yönetmek zorunda kalmıyorsunuz. Artan ihtiyaçlarınıza göre kolayca lisans ve kaynak artırımı sağlamak mümkün. Ayrıca, yedekleme ve felaket kurtarma gibi senaryoları düşünmenize gerek kalmıyor.”
Bulutun faydaları tam olarak bilinmiyor
Tüm dünyanın hızla geçtiği bulut bilişimin, Türkiye’deki kurumlar tarafından da yavaş yavaş ilgi gördüğünü belirten Kets İş Geliştirme Yöneticisi Yasin İlhan, gelişimi etkileyen en önemli unsurların içinde düşük bağlantı hızları ve bulutun az bilinirliliği yattığına dikkat çekti: “Doküman yönetim sistemleri büyük belgelerinde saklanabileceği sistemler olduğu için Türkiye’deki bağlantı hızlarının yavaşlığı ve kurumların dışarı veri çıkarma endişelerinden dolayı doküman ve bilgi yönetimi tarafında bulut çözümler çok fazla tercih edilmiyor.”
Gelişmiş saldırılara karşı ek önlemlere ihtiyaç var
IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Satış Uzmanı Gökçe Baysal’a göre ise aslında bilgi ve doküman yönetimi her zaman büyük veri kavramının bir parçasıydı, biz yeniden adlandırdık.
“2015’e gelindiğinde dünyada birbirine bağlı 1 trilyon aygıt olacağı öngörülüyor. Tüm bu istihbarat muhteşem fırsatlar doğurabileceği gibi aynı zamanda kurumların acil olarak ele alması gereken güvenlik zaaflarını da beraberinde getiriyor” diyen Baysal, yeni teknolojileri kucaklayan iş modellerinin benimsenmesinin ve artan bağlantı döneminin siber güvenlik riskini artırdığına dikkat çekti. Baysal, bulutun sağladığı avantajların yanı sıra güvenlik endişesinden de söz etti: “Yeni riskler veri hırsızlıklarından, bulut, mobil ve sosyal medyaya dek çeşitli ortam ve alanlarda yükselen teknolojilerin artan kullanımıyla ortaya çıkan tehditleri kapsıyor. Bulut bilişim iş yapış şekillerimizi ciddi bir şekilde değiştirmekte, bununla beraber kaynakların daha verimli kullanılması ekonomik faydalar sağlamakta. Mevcut yapılardan bulut modeline geçişte güvenlikle ilgili bazı önemli endişeler söz konusu. Bu ortamda, gelişmiş saldırılar karşısında ek savunma sunabilecek tehdit saptama, analiz ve iyileştirme konusunda geniş yeteneklere ihtiyaç var.”

Bulut bilişim özellikle KOBİ’lere fırsat tanıyor
İnnova Kamu Çözümleri Yöneticisi Ebru Yazıcı, büyük veri ve bulut bilişim kavramlarının BT çözümlerinin geleceğinde önemli yer tuttuğu görüşünde.
Yazıcı, “Doğal olarak yeni kuşak belge ve doküman yönetimi çözümleri de bu doğrultuda gelişiyor. Özellikle perakende, telekomünikasyon gibi bazı sektörler çok hızlı veri üretiyorlar ve bu verinin yönetimi de kurum performansı açısından oldukça kritik. Belge ve doküman yönetimi çözümlerinin bu doğrultuda farklı tiplerde ve sürekli oluşan belge ve dokümanları yönetmesi ve bu hız ihtiyacına karşılık verebilmesi gerekiyor. Bulut bilişim ise özellikle büyük yatırım yapamayan, küçük ve orta boy işletmelerin belge ve doküman yönetimi sistemlerini kullanmaya başlayabilmelerine imkân verecektir” dedi.
“Büyük verinin sayısal dünyada 2015 yılında 8 zetabayta ulaşacağı öngörülüyor. Şirketlerin kayıtlarının anlamlı bir bütün haline gelmesi ve verilerin çok yönlü kullanılabilmesi bir analiz aracına ihtiyaç duymalarını gerektiriyor” diyen Lidya Grup Genel Müdür Danışmanı Rıza Başoğlu, şunları kaydetti: “Yapılacak analizler ihtiyaçların şirketlerin işleyiş biçimlerine göre çözüm üretilebilmesini sağlıyor. Şirketleri atıl yatırımlardan da korumuş oluyor. Bu şekilde daha rasyonel kararlar verilerek verimlilikler artırılırken masraflar da düşürülmüş oluyor. Ekipmanlar, çözüm yazılımları ile daha da anlam kazanmış oluyor. Doküman yönetimi de bu sürecin sonuç alınan, kayıt yaratılan, ihtiyaç kadar evrak yaratılan ve erişimi yetki çerçevesinde kolaylaştıran bir süreci ifade ediyor. Kısa ifade ile doküman yönetimi işletmenin tüm bilgilerinin birbiriyle bütünleşip depolandığı, tanımlandığı, değerlendirilebilir hale getirildiği, bilgiye hızlı ve kolay ulaşım imkânı sağlayan hizmet biçimine dönüşüyor.”
Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, “Doküman yönetimi başlı başına sorumluluk kalemleri içerdiği için kurumlar üzerindeki baskıda artmaktadır. Kurum ister bu hizmeti dışarıdan alabilir ya da kendi imkânları ile oluşturabilir” dedi ve ekledi: “Bulut teknolojileriyle bilgisayar kullanmadan, ister taradığınız dokümanlarınızı bulut ortamına gönderebiliyorsunuz, ya da makine üzerinden dosyalarınıza erişerek çıktı alabiliyorsunuz.”
Bulut iş akışını kolaylaştırıyor
Xerox Türkiye Ofis Grubu Pazarlama Müdürü Erhan Aslantürk, büyük veri ve bulut bilişim kavramlarının günümüzde iş zekâsı olarak tanımlanan uygulamaların bir parçası olduğunu belirtti. Aslantürk’e göre, farklı formatlardaki dokümanları tek bir uygulama kullanarak bulut destekli veri tabanları üzerinde saklamak ve bulut üzerinden paylaşmak kurumların iş akışlarını aksatmamak için oldukça önemli.
Özel bulut güvenlik çekincelerini azaltabilir
Mind2Biz Informatics Satış ve Pazarlama Yöneticisi Dilek Soylu ise buluttaki güvenlik endişelerine karşı şunları belirtti: “Bulut henüz tam yerleşmemiş kavramlardan birisidir. Bulut mimarisine dayalı uygulamalar, altyapıları paylaşımlı hale getirmek ve işletim kazanımlarının yanı sıra, ölçeklenebilirlik ve çeviklik özelliklerini de beraberinde getirirler. Bulut teknolojileri mutlaka uygulamaların kurum dışında konuşlanacağı algısını yaratmamalı. Kurumlarda halen güvenlik veya erişim kontrolünü yitirmek gibi endişelerden dolayı genel bulut (public cloud) uygulamalara karşı çekinceler gözleniyor. Oysa, kuruma özel bulut (private cloud) yapılar üzerinde de bu tür teknolojileri kullanarak bulut uygulamaların faydalarından yararlanmak mümkün.

Bulutta saklama sürecine talep artacak

Kod-A İş Geliştirme, Satış ve Pazarlama Direktörü Ayşegül Öztürk, bulut bilişimin bilgi ve doküman yönetimi uygulamalarına etkisiyle ilgili şunları belirtti: “Bilgilerin bulutta saklanması, uygulamaların bulut üzerinde kullanılması şirketlerin altyapı ve operasyonel maliyetlerini en aza indirmek istemesinin sonucu olarak çıkmış yeni teknolojiler olup günümüzde giderek yaygınlaşan eğilimlerden biridir. Bu doğrultuda evrakların sayısallaşma sürecinin artmasıyla dokümanların bulut üzerinde saklanması süreci de giderek artacaktır. Herhangi bir şirketin dışkaynak hizmeti yoluyla doküman arşivleme sistemini bulut bilişim çözümüyle sağlamasına yönelik süreç önümüzdeki yıllarda daha fazla talep gören bir sistem olmaya doğru gidecektir.”

Büyük veri ve bulut bilişim tamamlayıcı bir parça

Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci, “Büyük veri ve bulut bilişim kavramları ile doküman yönetim sistemlerinde vurgulanan verinin tek bir noktada toplanması ve yönetilmesi kavramını pekiştirmektedir. Ayrıca, büyük veri ve bulut bilişim kavramlarının altyapısında konumlandırılan Hadoop teknolojisi doküman yönetim sistemlerinin önemli tamamlayıcı parçası olmuştur” dedi ve ekledi: “Karar destek sistemlerinin hızlanması ve anlamlı bilgiye anlık erişim ihtiyaçları arttıkça bulut bilişim ve büyük veri kavramları içerik ve doküman yönetim sistemi çözümleri ile kaçınılmaz olarak birlikte çalışmak durumunda kalıyor.”

Bulut tabanlı çözümler maliyeti düşürüyor

Brother Türkiye Kurumsal Satış Müdürü Güçlü Akpınar, veri toplamada ve analizde bulutun faydalarına değindi: “Günümüzde şirketlerdeki her bir birim işleri gereği çok yüksek hacimli verilerle çalışma durumunda özellikle çok daha yüksek hacimli veri toplanmakta ve işlenmekte. Toplanmış olan bilgiyi işlemenin en önemli yöntemi veriye ulaşabilir olmak doküman ve bilgi yönetim sistemi bir şirketin etkileşimde olduğu tüm alanlardan veriyi toplayabilecek saklayabilecek ve bu veriyi analiz edebilecek yazılımlara sahip olmalıdır. Bu miktarda hacimli veriyi ise işletme içinde geniş saklayabilmek için işletmenin asıl faaliyet alanı olmayan bir alanda maliyetli bir operasyon yürütmesi demek olacaktır. Bu operasyonu bu hizmette uzman bir işletmeye devretmekse en akılcı çözümlerden biri olarak karşımıza çıkmakta. İşte bu noktada kritik bilgilerin buluta tutulması bulut tabanlı yazılımlarla analiz edilmesi ve kararların desteklenmesi en maliyet etkin çözümdür.”

 
ETİKETLER : Sayı:965