Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 16 ŞUBAT 2015 / 07:11

Dijitalleşmeyle istenilen veriye ulaşmak saniyeler sürüyor

Teknolojinin gelişimiyle her şeyin dijitalleşmeye başladığı günümüzde bilgi ve doküman yönetim biçimleri de dijitalleşti. İnternetin de katkısıyla kurumların ve işletmelerin yönetmesi gereken bilgi miktarı çok büyük boyutlara ulaştı.

 

İşletmeler dijital bilgi ve doküman yönetim sistemlerini kullanarak,  dokümanlarını sınıflandırıp indeksleyebiliyor, binlerce sayfa doküman arasından istedikleri bilgilere saniyeler içerisinde ulaşabiliyor.  Dijitalleşen iş süreçleri içinde bilgi kağıt ortamında da olsa, bilgisayar içinde de bulunsa, her ortama kolayca transfer edilebilir, kolayca biçim ve format değiştirebilir hale geldi. Yeni nesil çok fonksiyonlu ofis araçları üzerinde bulundurdukları teknolojik özelliklerle, bilgisayarlara ihtiyaç duymadan, istenilen her belgeyi istenilen formatta başkaları ile paylaşılmasına imkan veriyor.

Çoğu işletme artık bilgi ve doküman yönetimi işini bu işin uzmanı firmalara yaptırıyor. Dış kaynak hizmeti alarak bilgi ve doküman güvenliğini kontrol altında alıyor, bilgi ve doküman yönetimi ile ilgili tüm cihazlarınının yönetim ve bakım hizmetlerini bu işin uzmanı firmalara bırakıyor. Böylece iş süreçlerini daha hızılı ve verimli yöneterek, esas faaliyet gösterdikleri alana yoğunlaşabiliyorlar.

Ülkemizdeki şirketlerin çoğu bilgi ve dokümanlarını dijital ortamlara aktarmış olsa da halen birçok şirket bilgi ve dokümanlarını kağıt dosyalarda, dolap ve arşiv odalarında saklıyor. Bu da bilgiye hızla ulaşma imkanını engelliyor ve dokümanları fiziksel tehlikelere açık hale getiriyor.

Dokümanlarınız dijital ortamda yer alsa da, belli bir düzende ve sınıflandırma altında saklanmıyorsa, o dokümanlardaki istenen bilgilere ulaşmak kolay olmuyor. Herhangi bir sistematiği olmadan saklanan dokümanların etkili bir şekilde kullanımı da ne yazık ki mümkün olmuyor. Türkiye’deki şirketler dijitalleşen iş süreçlerine sahip olsalar da, tanımlanmamış ve sınıflanmamış bilgi ve dokümanlardan dolayı iş süreçlerini verimli bir şekilde yönetemiyor.

Bilgi ve doküman güvenliği öncelik olmalı

Kurumlar için bilgi ve doküman güvenliği, en öncelikli yönetilmesi gereken konuların başında geliyor. Bir cihazın kullanılmasına karar vermeden önce belli güvenlik standartlarına sahip olup olmadığının kontrol edilmesi gerekiyor. Aynı zamanda cihazların kendilerini otomatik olarak güncelleyebilen, servis ihtiyaçlarını önceden bildiren ve güvenlik açıklarına karşı kendi durumunu test edebilen BT donanımları arasından seçilmesi de BT yöneticilerinin dikkat etmesi gereken konular arasında yer alıyor.

Xerox Türkiye Genel Müdürü Burak Özer
ETİKETLER : 1009