Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 16 ŞUBAT 2015 / 07:13

İş verimliliği yolu dijitalleşmeden geçiyor

Rekabetçi iş dünyasında artık çok çalışmakla beraber bu çalışmayı verimli bir temel üzerine oturtmak büyük taşıyor. İş süreçlerinde verimi sağlamanın anahtarı ise günümüzde dijitalleşme olarak öne çıkıyor.

Süreçlerin dijitalleşmesi demek, tüm bilgi ve dokümanlara istenildiği anda ulaşılabilecek ortamların sağlanabilmesi demektir. Şirketler artık, kağıt evraklar arasında ya da her ne kadar dijital olsa da kişisel bilgisayarlarda ya da ağ paylaşım klasörlerinde doküman ve bilgi aramakla uğraşmak istemiyorlar. Şirketlerin tercihi her türlü platform üzerinden ulaşabilecekleri güvenilir doküman yönetim sistemleri oluyor.

Mobil desteği olmayan bir çözüm her ne kadar günümüzde belli noktada çözüm olsa da gelecek için pek umut vermeyebilir. Günümüz dijitalleşen iş süreçlerinde, diğer bir önemli nokta da bilgi ve doküman yönetimi çözümlerinin bulut desteklerinin olması. Bulutun önüne geçmek pek mümkün olmadığına göre, şirketlerin bu teknolojiye adapte olmaları iş süreçleri açısından çok daha mantıklı bir tercih olacaktır.

Alışkanlıklar dijitalleşmenin önüne set çekiyor

Türkiye’de alışkanlıkları yıkmanın zor olması dijitalleşmenin önündeki en önemli engellerden biri olarak öne çıkıyor. Doküman Yönetim Sistemi dediğimiz zaman, genellikle biz zaten dokümanlarımızı yönetiyoruz geri bildirimi alıyorduk. Bu geri bildirimin derinine indiğimiz zaman ise, yapılanın sadece bilgisayar üzerinde dosya üretmekten; fakat daha sonrasın bulamamaktan daha öteye gidilemediğini gördük.  Günümüzde ise, şirketler  bu konuda daha bilinçli. Artık insanlar daha fazla “doküman yönetim sistemi” terimi kullanarak arama yapıyorlar. Fakat, daha alınması gereken çok yol var. Burada tabi ki bizlerin üzerine düşen önemli görevler de var. Bunlardan en önemlisi de kullanıcılara kullanımı kolay çözümler sunmamız olacaktır. Kullanıcılar, az zahmetle çok verim elde ettiklerinde, bu tür sistemlere çok daha kolay uyum sağlayabilirler.

Dijitalleşmeye giderek dosya güvenliğini de elden bırakmamak gerekiyor. Burada kullanılan çözümlerin yapılan tüm işlemlerin kayıtlarını tutma özellikleri oldukça önemli. Sistem üzerinde yapılan her türlü işlemin detaylarına inilebilmeli ve belli durumlar için otomatik uyarı mekanizmaları tanımlanmalı. Örneğin, bir kullanıcı çok fazla dokümanı sistem haricinde farklı alanlara kopyalamaya başladıysa, bu bilgi anında ilgili yöneticilere uyarı olarak gidebilmelidir. Diğer önemli bir konu da aslında Doküman Hakları Yönetimi olacaktır. Yöneticiler, kendileri için çok kritik olan dokümanları yönetmek için doküman hakları yönetimi çözümlerinden de faydalanabilirler. Doküman Yönetim Sistemi ve Doküman Hakları Yönetiminin entegre çalışıyor olması yöneticiler için avantaj sağlayacaktır.

MechSoft Yönetici Ortağı Gökhan Erdoğdu
ETİKETLER : 1009