Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 08 NİSAN 2013 / 08:27

Rekabette geride kalmamak için modernizasyon gerekiyor

Dokümanların ve bilgilerin yönetilmesi aşamasında nelere dikkat edilmesi gerektiği  konusunda araştırma şirketleri sektör paydaşlarıyla benzer düşünceleri paylaşıyor.

Bilginin takibi organizasyonların başarısında büyük önem taşıyor. Ancak veri hacmi, hızı, çeşitliliği ve karmaşası sürekli artıyor ve bu durum bilgi akışının yönetilmesinin geleneksel yöntemlerle mümkün olamayacağını gösteriyor. Sosyal medya ve mobil cihazlardan alınan verilerin yanı sıra büyük veri için tutmamız, şirket içerisinde değerlendirmemiz gereken veriler yönetimi zorlaştırmayı sürdürüyor. İçeriğin paylaşılabilmesi, depolanması ve yeniden kullanımı iş sürecinin vazgeçilmezleri haline geldi.
Bu süreçlerle başa çıkabilmek için BT yapılarının keskin modernizasyon adımlarına ihtiyaç duyuluyor. Veri yönetim altyapısının değiştirilmesi ve daha gerçek zamanlı sonuçlar verebilen, zaman ve mekan bağımsız belgelere ulaşılabilen yapıların kurulması gerekiyor. Bunun için yapılması gerekenleri şu şekilde sıralamak mümkün:
•    Daha önce yönetilmemiş ya da analiz edilmemiş, pozitif etki edebilecek bilgi kaynaklarının belirlenmesi,
•    Hangi iş sürecinde düzenli olarak yeni bilgi kaynakları ortaya çıkıyor ve iş işleyişini etkiliyorsa bulunması,
•    Veriye en fazla ihtiyaç duyan uygulamalara odaklanılması,
•    Halihazırda yer alan bilgi yönetimi araçları ve aşırı verinin dolaştığı ortamların yönetiminin yeterliliğinin sorgulanarak keşfedilmesi,
•    Bilgi yönetimi araçları ve yeterlilikleri hakkında detaylı bilgi edinmek için farklı araçlar kullanın,
•    Hiçbir zaman bilgi yönetiminin sadece teknolojiden geçtiğini düşünerek denetimi unutmayın.
Günümüzde BT yöneticilerini bilgi akışını yeniden düzenleyerek şirketin karar vericilerine yepyeni olanaklar yaratması mümkün. Yapılan anketlere göre yöneticilerin önümüzdeki en önemli kavram olarak gördüklerinin başında “büyük veri” geliyor. Bu dev kavramın altında kalkabilmek için yapılandırılmış verinin geleneksel yöntemlerle tutulmasının ötesinde sistemlere ihtiyaç duyuluyor. Yapılandırılmamış verinin hızla artması nedeniyle işlemlerin zorlaşması ve her veri tipinin bir araya getirilmesi büyük önem taşıyor.
Veri güven altına alınmalı
Tüm bunların yanı sıra verinin güvenliği için de çalışmak gerekiyor. IDG’nin veri güvenliği ve düzenlemelere uyum konusundaki önerileriyse şu şekilde sıralanıyor:
•    Eğitim verin. Tüm personelin eğitilmesi ilk sırada yer alıyor. Ancak bu sayede alınacak diğer güvenlik önlemlerinin anlamı olacak.
•    Düzenlemeler getirin. Veri güvenliği için güvenlik kuralları oluşturarak bir düzen içerisinde sınırların çizildiğinden emin olun.
•    Dışarıdan kullanılan uygulamaların veri güvenliğini tehdit etmediğine emin olun.
•    Uluslararası standartlara uyulduğuna dikkat edin.
Esas olan insana yatırım
Bilginin yönetimi ve güvenliği konusuna değinen Turkcell Global Bilgi Bilgi Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı A. Fahri Arkan’a göre de insan kaynağına yatırım her geçen gün önem kazanıyor. Arkan sözlerini şu şekilde sürdürüyor:
“Bilgiyi de, dokümanı da yönetecek ve koruyacak olan esasında insandır. Sistemler, teknolojiler aslında bu yönetimi kolaylaştıran sadece birer araçtır. İnsana yatırım yapmadan, önceliğin her zaman insan olduğunu hatırlamadan bu alanda başarılı olunamaz. Ülkemizde zaman zaman bunun atlandığını görüyoruz. Kimi kurumlar son derece pahalı altyapı ve sistemlere yatırım yaptığı halde, çalışanlarını bu sistemlerin etkin kullanılması için gidilmesi gereken eğitimlere göndermekten imtina edebiliyorlar veya sadece sınırlı sayıda kişiyi gönderiyorlar. Bu da ileride kendilerine aslında, işin doğru yönetilememesi, verimlilik kayıpları ve güvenlik zafiyetleri olarak dönebiliyor.”

Gelecek büyük veride
“En önemli iki eğilim şüphesiz büyük veri ve gerçek zamanlı bilgi yönetimidir. Büyük veri yalnızca çok miktarda veri işlenmesi olarak algılanmamalı, daha çok yeni yöntemlerle (NO SQL ve benzeri gibi) ve yeni yaklaşımlarla (HADOOP, Map Reduce gibi) veriyi daha hızlı, daha bütünsel, daha büyük miktarlarda analiz edebilme kabiliyeti kazanabilmektir aslında. Bunu da sabit disk üzerinde değil, önbellekte veya bellekte yapmak mümkün olursa, gerçek zamanlı analiz yapma imkanı elde edilebilir.
Şirketler büyük oranda gerçek zamanlı ne demek olduğunu tam olarak anlamadılar. Mevcut yapılanları daha hızlı yapmak olarak düşünüyorlar. Oysa bir işi gerçek zamanda yapabilince, yeni iş modelleri, yeni kontroller, yeni süreçler, yeni ürün ve servisler tanımlamak, işletmek ve farklı şekillerde yönetmek mümkün oluyor. Yani gerçek zamanlılık, (büyük veri, vs.) inovasyon için kullanılmalıdır. Bunun için standart teknik yetkinliklerin yanı sıra ve bilhassa, matematiksel, istatistiksel ve sektörle ilgili daha çok vasıf gerekiyor ki, içinde bulunulan sektörde inovasyon yapabilsin, hatta yeni iş modelleri, yeni sektörler tanımlayabilsin ve bu tanımlar çerçevesinde başarılı rekabet etmesi mümkün olabilsin. Gerçek değer budur.
Bir yandan konvansiyonel yatırımlar devam edecek, bulut ve büyük veri yatırımları küçük paylar alacak. Ama bu on yıl içinde bu oranlar tersine dönecek, büyük veri ve bulut bilişimden bahsetmez olduğumuz günlerde (2015 – 2017 sonrasında) yatırımdan aldığı pay (özellikle OPEX anlamında) son derece büyümüş olacaktır. Bahsetmemizin sebebi de Gartner Hype Cycle yaklaşımından ötürü daha popüler ve daha gündemde konular olacaktır, onlar hakkında konuşulacak, ama fiilen büyük veri ve bulut bilişim projelerin, yatırımların, organizasyonların ve operasyonların içine iyice nüfus etmiş olacaktır.”
ETİKETLER : Sayı:916