Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 16 ŞUBAT 2015 / 07:12

Şirketlerin dijitalleşme konusunda önlerinde uzun bir yol var

Eskiden kağıtlar ve dosyalarda saklanan bilgi ve dokümanlar, günümüzde dijital ortama aktarılarak aynı zamanda buna paralel olarak  yeni iş süreçleri de dijitale aktarılarak , zamandan ve yerden kazanç sağlanıyor.

Bilgi ve döküman yönetimi süreçleri de , dijitalleşen iş süreçlerine bağlı olarak, dijital platforma geçmeye başladı. Ülkemizde de, şirketlerde ve kurumlarda dijital iş süreçlerine geçişin büyük bir hızla dönüşümler yaşandığını gözlemliyoruz. Bugün pek çok büyük şirket ve kurumun SAP, Sales Force gibi sistemleri kendi bünyelerine entegre ettiklerini, pek çok şirketinde bu adaptasyonlara devam ettiklerini veya başladıklarını biliyoruz.

Bu durumu gelişmiş ülkeler ile kıyaslandığımızda , arada bir uçurum olmadığını ancak daha alınması gereken bir yol olduğunu söylemek yanlış olmaz. Dijitalleşen iş süreçlerine uyum sağlamadaki en önemli nokta, kurum ve şirket çalışanlarının bir bütün halinde yeni süreçlere adaptasyonunun sağlanması olarak öne çıkıyor. Başarı için en kritik nokta uçtan uca , bütün çalışan ve birimler ile dijitalleşen iş süreçlerinin benimsenmesi ve uygulanması olduğunda şirketin operasyonunda gerçek anlamda bir dijitalleşme yaşanabilir. Parçalardan birinin süreçteki uyumsuzluğu, bütün bir zinciri olumsuz olarak etkileyecektir.

Şirketler güvenliği es geçmemeli

Bilgi ve döküman yönetiminde en kritik konulardan biri güvenliktir. Özellikle son dönem çok popüler olan Bitlocker gibi zararlı yazılımlar, iyi korunmamış sistemlere bulaşarak, pek çok sistemde veri kayıplarına neden olmuştur. Bu sebepden dijitalleşen bilgi ve döküman yönetim sistemlerinde en kritik konu güvenliktir.

Doğru  yetkilendirmeyi yapmalı, ilgili kişilerin bilgi ve dökümanlara erişimi sağlanmalı. Kullanılan web tabanlı teknolojiler, kuruma ait güvenlik altyapısı ile birbirini destekler nitelikte olmalı. Bilgi ve dökümanlar şifrelenmeli, erişim kontrolünü hatasız uygulanmalı, bilgi ve dökümanların bulut ortamında güvenliği sağlanmalı. Bu durumda bulut hizmeti aldığınız servis sağlayıcısının da güvenlik protokolleri ve altyapısı büyük önem arz etmektedir. Kurum içinde sadece bilgiyasar, akıllı cihazların güvenliği değil, kullanılan yazıcı ve tarayıcılar için de gerekli güvenlik önlemleri alınmalı.

Servisnet Telekom A.Ş. Satış Direktörü Koray Erol
ETİKETLER : 1009