Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 16 ŞUBAT 2015 / 07:14

Türkiye’de dijital dönüşüm sancısı yaşanıyor

Dijitalleşen dünya ile birlikte iş yönetim modelleri de bu alana adapte oluyor ve süreçlerini bu çağa göre uyarlayarak yeniden şekillendiriyor. Şirketlerin insan kaynakları, muhasebe, satın alma gibi departmanları da dijitalleşen bu dünyanın merkezinde yer alıyor.

Hangi işin, ne zaman, kim tarafından yapıldığını gösteren doküman ve evraklar... Teoride kulağa çok iyi geliyor. Gerçekte ise, tüm bunlar birilerinin masasında gömülmüş bekleyen koca bir dosya yığınıdır. Kayıp bir evrak... Atlanmış bir adım... Ertelenen ya da daha kötüsü hiçbir zaman yapılmayan işler. Bunun sonucu olarak kaçırılmış fırsatlar, kaybedilen satışlar, müşteri memnuniyetsizliği ve zaman kayıpları kaçınılmaz oluyor.

Doküman Yönetimi ve Süreç Yönetimi kullanan firmalar süreçlerini; tutarlılık, verimlilik ve sorgulanabilirlik üzerine yapılandırıp zaman kayıplarını, güvenlik ilkelerini en üst düzeyde tutuyorlar.

Maliye Bakanlığı tarafından bu oluşumun E-Fatura, E-Defter ve E-Arşiv ile desteklenerek farklı alanlara da yayılacağını söyleyebiliriz. Bu süreçlere de Doküman yönetimi tarafında hızlı adapte olup, E-Fatura arşiv ve onay mekanizmaları ile dokümanlara en doğru ve hızlı şekilde ulaşılarak şirketlerin süreçlerini hızlandırmaktadır.

Türkiye’de ilk hedef kayıt dışı ekonomi

E- Devlet süreçleri çok değil 10 yıllık geçmişe sahip olan bir yapı diyebiliriz. 2004 yılı elektronik beyanname ve SGK bilgilendirmesi ile hayatımıza giren süreçler şuanda E-Fatura, E-Defter, KEP ve E-Arşiv olarak devam etmektedir. www.turkiye.gov.tr üzerinden kamu kurumları e-hizmet vermekteler ayrıca şirketler aylık, dönemsel ve yıllık vergilerini çalıştıkları bankalar aracılığıyla ödeyebilmekteler.

MALİYE Bakanı Sayın Mehmet Şimşek, kayıt dışı ekonomiyle mücadelenin 2023 hedeflerinin gerçekleştirilmesi için de çok kritik bir öneme sahip olduğunu vurguladı. Kayıt dışılılık ile mücadelede hedefinin, AB ortalamalarına çok hızlı bir şekilde yaklaşmak olduğunu belirten Bakan Şimşek, “Hatta AB‘ye kayıt dışılığı az ülkeler arasında girmek istiyoruz. Önce yüzde 20'nin altına indirmeyi planlıyoruz.” diyerek aslında e-devlet süreçlerinin gittikçe yaygınlaşacağının sinyallerini vermişti. Dolayısıyla e-devlet süreçleri devletin takibi açısından ve şirketlerin iş süreçlerin daha düzenli ve daha hızlı olacağını bize gösteriyor. E-devlet sadece sorgulama, kontrol amaçlı değil, vatandaşın devletle olan işlerini kolaylaştırıcı yönde de gelişmektedir. Trafik polislerinin yaptığı kontrollerde araç üzerinden, kişi araç bilgilerine ulaşıp izleme de sağlanmaktadır.

“Doküman yönetimi yeşil bilişimin ta kendisidir”

Günümüzde bir şirketin tek başına çevre duyarlılığı için fedakâr bir duruş sergilemesi bugünün ekonomik ortamında pek geçerli değildir.  Bunun yerine hareketi genele yayıp kamu kurumlarının “Yeşil Bilişim” çerçevesinde ihalelere çıkması, firmalarında tedarikçilerinde bu çerçevede ürünler tedarik etmesi bu hareketin sürdürülebilirliği için çok önemlidir.

Araştırma raporlarına göre 180 milyon ağaç 1,5 trilyon kâğıt için kesilmiş olup, 1 ton kâğıt içinde yaklaşık 30.300 Lt. Su harcanmaktadır. Vatandaşın bir belge almak için aracını kullanarak, resmi daireye gittiğini de düşünürsek çevreye verdiğimiz zararın boyutlarının sadece kâğıt israfı ile sınırlı olmadığını da görebiliriz.

KETS İş Geliştirme Yöneticisi Yasin İlhan
ETİKETLER : 1009