Dosya Bilgi ve Doküman Yönetimi 08 NİSAN 2013 / 08:27

Verimli baskı cihazları, verimli çalışma ortamı yaratıyor

Şirketlerdeki bilgi ve doküman akışının vazgeçilmez birer parçasını oluşturan yazıcılar doğru seçilerek ve iş yükü planlaması iyi yapılarak, şirketlerdeki yazdırma giderlerinde yüzde 30’a varan oranlarda tasarruf sağlayabiliyorlar. Bu kazancın önemli bir bölümü, iş sürekliliğinin sağlanması ve buna bağlı verimlilik artışından kaynaklanıyor.

Kağıtsız ofis diyoruz, sayısal belge yönetimi diyoruz ama hepimiz öyle veya böyle baskı almaya devam ediyoruz. Baskı cihazları gerek bireysel, gerek kurumsal ölçekte olsun, şirketlerdeki bilgi ve doküman akışının vazgeçilmez birer parçasını oluşturuyorlar. Bu cihazlar genellikle şirketlerde demirbaş olarak algılanıyorlar ve bir kez satın alınıp işlerini yapmaya başladıktan sonra ömürlerini periyodik bakımlarla ve sarf malzemesi ikmaliyle sürdürüyorlar.
Peki acaba kurumlar bu cihazların doğru ve verimli kullanımıyla neler kazanabileceklerinin gerçekten farkındalar mı? Zaman içinde şirketteki yazıcı ağı, verimlilik ve maliyet açısından sorgulandığında ne gibi sonuçlar ortaya çıkıyor?
Bu sorunun cevabı için büyük bir bankanın yıllar önce gerçekleştirdiği iyileştirme çalışmalarının sonuçlarını hatırlamakta fayda var. Bankanın şirketteki yazıcıların yeniden konumlandırılması ve personelin ihtiyaçlarıyla bütünleştirilmesi konusunda yaptığı çalışmalar, yazdırma giderlerinde yüzde 25’e varan bir tasarrufla sonuçlanmıştı.
Gartner analistlerinin yaptığı araştırmalar da, yazıcıların daha verimli kullanımıyla şirketlerin basılı doküman oluşturma maliyetlerinde yüzde 30’a varan bir tasarrufun gündeme gelebileceğini gösteriyor. Şirketler her yıl gelirlerinin yaklaşık yüzde 1 ile 3 arasındaki bir bölümünü yazdırma giderleri için harcıyorlar. Bu giderlerden yüzde 30 tasarruf etmek de aslında çok önemli bir kazanç. Peki buna rağmen neden şirketler yazdırma süreçlerinin optimizasyonu böylesine göz ardı ediliyor?
Uzmanlara göre bunun altında yatan birden çok sebep var. Öncelikle çoğu yönetici, şirketin mevcut organizasyon yapısı içinde yazıcılara ve yazdırma bütçesinin kontrol edilmesine dair belli bir otoritenin veya sorumluluğun tanımlı olmadığını itiraf ediyorlar. Ayrıca bu sistemleri sürekli takip etmek için zaman ve kaynak olmadığından da şikayetçiler.
Gerçekten de geçmiş tecrübeler, böyle bir kontrol sisteminin gündeme gelmesiyle ortaya çıkacak iş yükünün zaten personel ve kaynak sorunu çalışan bilgi işlem birimlerinde huzursuzluğa ve dirence neden olduğunu gösteriyor. Bu nedenle yapılan değerlendirmeler, genellikle sadece yazıcılardaki basılan sayfa adedinin ve görünür maliyetlerin hesaplanmasıyla sınırlı kalıyor.
İyileştirme üç koldan yapılmalı
Şirketlerdeki yazıcı ağlarını verimli hale getirebilmek için, öncelikle eldeki mevcut yapıyı iyi anlamak ve yazıcıları kullanıcıların ihtiyaçlarına uygun şekilde konumlandırmak gerekiyor. Bu da başlangıçta sıkı bir kontrol ve değerlendirme sürecine ihtiyaç duyuyor ki, aslında işin en sorunlu kısmı da burası. Çünkü özellikle büyük şirketlerdeki dağınık yazıcı ağlarını, hele kişisel yazıcıları denetimde tutmak bir hayli zor.
Fakat yüklenilen zahmete karşılık birçok noktada iyileştirme yapmak mümkün. Örneğin eski ve verimsiz cihazların yenilenerek bakım masraflarının ve sarf malzemesi israfının azaltılması, sıkça gündeme gelen bir iyileştirme fırsatı olarak dikkat çekiyor. Diğer yandan yazıcı ağının denetimi sonucunda farkına varılan kayıplar, genelde sadece eski cihazlardan kaynaklanan bakım giderleri ve sarf malzemesi israfı gibi kolayca göze çarpan masraflarla da sınırlı kalmıyor. Örneğin sistem arızalarından kaynaklanan iş kesintileri, artan iş akışı nedeniyle yaşanan tıkanmalar ve tüm bunlara bağlı olarak ortaya çıkan verimlilik kaybı gibi faktörler de, en az görünür giderleri kadar önemli.
Peki bunun için ne yapılabilir? Şirketlerdeki yazıcı ağlarını verimli kullanabilmek ve masrafları azaltmak için kullanılabilecek üç temel stratejik yaklaşım öne çıkıyor: Ürünlerin iyileştirilmesi, yönetimin iyileştirilmesi ve süreçlerin iyileştirilmesi. Tabii bunların hepsini birden iyileştirmek için tek bir ürün veya hizmet sağlayıcıdan destek almak bazen yeterli olmayabiliyor. Farklı katmanlarda hizmet veren çok sayıda ürün ve servis sağlayıcı mevcut ve bazen en uygun çözüm, bunları farklı biçimlerde bir araya getirmekten geçiyor.
Bu noktada özellikle servis ve iyileştirme ihtiyacını dışkaynak kullanımıyla gidermek ve tercih öncesinde şirketlerin danışmanlık kadrolarından destek almak, çoğu zaman en verimli sonuçlara ulaşmayı sağlıyor. Böylece öngörülü yönetim, detaylı raporlama, başarılı iş dağılımı, iş sürekliliğinden kaynaklanan verimlilik artışı gibi fırsatlar da gündeme gelebiliyor.
Verimliliği sağlamak için kalite önemli
İyileştirme sırasında, başlangıçta tasarruf sağlıyormuş gibi görünen bazı çözümleri uygulamaya koymadan önce riskleri de iyi değerlendirmekte fayda var. Bunları en çok sarf malzemesi seçimi sırasında üçüncü parti veya doldurulmuş ürünlerin tercih edildiği durumlarda ortaya çıkıyor. Analistler, ilk bakışta yüzde 60’a varan oranda tasarruf sağlıyormuş görünen bu tarz yaklaşımların kısa ve orta vadede ortaya çıkarabileceği hafife alınmayacak riskler konusunda şirketleri uyarıyorlar. Bu riskler kalitesiz baskı nedeniyle aynı çıktıyı birden çok kez almaktan tutun da, cihazların bakım ihtiyacını ve arıza sıklığını artırmaya kadar elde edilen tüm kazanımları gölgede bırakacak boyutlara ulaşabiliyor.
Bu işin çözümü sarf malzemesinden kısmaktan öte, işe ve iş yüküne uygun yazıcı seçiminden geçiyor. Bu sayede hem yazıcıların sayısını ve kullandıkları sarf malzemelerinin çeşitliliğini azaltmak, hem de amaca en uygun yazıcıları tercih ederek bunların sunduğu yeni teknolojilerden ve tasarruf imkanlarından faydalanmak mümkün. Bu işin faydası amaca ve işletmenin büyüklüğüne göre bazen ilk satın alma anında, bazen de uzun süreli kullanım sırasında ortaya çıkıyor.
Sonuç olarak baskı cihazları, günümüzde şirketlerin ve bireysel kullanımın vazgeçilmez araçları olarak iş hayata ve iş süreçlerine büyük katkıda bulunuyorlar. Bunların verimliliğini artırmak için de onları bilgi teknolojileri altyapısının bir parçası olarak görmekte ve kontrol altında tutmak gerekiyor. Bu sayede hem ofislerde verimliliği artırmak, hem de işletme masrafından önemli oranda tasarruf sağlamak mümkün.

Kağıtsız ortamlara geçiliyor

Turkcell Global Bilgi Bilgi Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı A. Fahri Arkan’ın ifadesine göre, bilgi artık heryerde ve hiç bu kadar kolay ulaşılır olmamıştı. Eskiden basılı olarak tutulmasının şart olduğu düşünülen tüm dokümanlar ve bilgilerin artık tamamen elektronik ortamda olduğunu hatırlatan Arkan, “Bu ortamlar, çeşitli doküman yönetimi uygulamaları, şirket içi portallar, dosya sunucusu üzerindeki ortak alanlar olabileceği gibi, sadece bir veritabanı da olabiliyor. Artık pek çok kurum eskiden hayal gibi gelen kağıtsız ofis ortamına geçti ve son derece ekonomik, verimli, hızlı ulaşılabilir ve çevreci şekilde dokümanlarını ve bilgilerini yönetebilir hale geldi” dedi.
Süreçlerde hızlanma, verimlilik, esneklik sağlayan mobil cihazların, yokluğu bile artık düşünülemez hale geldiğini belirten Bilgi Teknolojileri Genel Müdür Yardımcısı, “Örneğin sahadaki çalışan, eskiden elindeki basılı resmi evrakları saha ziyaretlerini tamamladıktan yani en erken bir gün sonra ofise getirir, bu evrakları tarar ve sistemlerden gerekli işlemlerini yapardı. Oysa sahada artık internet erişiminin de çok hızlı ve sorunsuz gerçekleştirilebilmesi ve mobil akıllı cihazların yaygınlaşması ile saha çalışanı daha müşterinin yanındayken bu evrakları kendi taşınabilir cihazı ile tarayabiliyor, mobil cihazından sisteme anında erişerek müşterinin işlemini anında gerçekleştirebiliyor. Bu da müşterinin bekleme süresini neredeyse ortadan kaldırıyor” ifadelerini kullandı.
ETİKETLER : Sayı:916