Dosya Bilgi ve Doküman Yönetiminde Yenilikler 20 ŞUBAT 2016 / 14:53

Çağın değişim hızı, kurumların yapısını da etkiliyor

Bilgi ve doküman yönetimi sistemleri yatırımlarının kurumlarda, müşteri memnuniyeti, verimlilik, etkinlik, kurumsallık, standartlaşma, kalite, maliyet, motivasyon, hız, performans, otomasyon ve
koordinasyon gibi yaşamsal göstergeleri direkt olarak olumlu yönde etkilediğini belirten Bimser Çözüm Yönetim Kurulu Başkanı Sedat Babalık, gelişimi şöyle anlatıyor:
Kurumlarda bu konularla ilgili iyileştirmeleri ön planda tutarak, bu konuda yatırımların yapılması sağlanabilir. Rekabetin en üst seviyede olduğu günümüzde, karar alma sürecinin basitleştirilmesi, hızlandırılması, hizmetteki kalitenin arttırılması ve zamanın daha verimli bir şekilde kullanılması modern toplumsal yaşamın ve başarının bir gereği olarak ortaya çıkmakta.  Bunun sonucu olarak; elektronik sistemlere dayalı teknolojilerin kurumsal hizmetlerin sağlanmasında kullanılmaya başlanması, bu tip sistemlerin dünyada hızlı bir  şekilde yayılmasını tetikliyor. “
 
Kurumsal hafıza güçleniyor
Bilgi ve doküman yönetim sistemlerine yapılan yatırımlar, çağın ve kullanıcıların değişim hızına paralel olarak farklılaşan bir yapıyı kurumlara taşıyacak.  Kurumlarda yeni iş ihtiyaçları ile örtüşen, bilgiye ve kaynağa en kısa yoldan ve hızlı erişebilmeyi mümkün kılan, kurum içi ve kurumlar arası bilgi ve doküman paylaşımını sunan ve bu hizmeti sürdürülebilir kılan ‘bilgi ve doküman yönetim sistemlerine’ önümüzdeki dönemde daha fazla ihtiyaç duyulacak. Bu sistemlerin yaygınlaşması ile kurumsal hafızaların güçlendirilmesi, üretilen her türlü bilginin saklanması ve istenildiğinde güvenli bir şekilde mobil ortamlar dâhil her yerden anlık erişimin sağlanacağı olanaklar çoğalacak.
e-Dönüşüm’ün vizyoner bir yaklaşım olduğunu vurgulayan Sedat Babalık’a göre; Türkiye’deki büyük ölçekli şirketler, bu dönüşüme öncülük ediyor.  Kamu ve KOBİ kategorisinde de benzer yaklaşımlarla ilerleme söz konusu. Doküman yönetim sistemleri şirketlerde genelde form bazlı olmayan, bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerden oluşan statik dokümanların yönetimini akıllara getiriyor. İşletmenin her noktasında masadan masaya dolaştırılan formların doldurulması, onaylanması, kurumsal veri kaynaklarından veri alıp, veri yazabilmesi, toplanan bilgilerin analizlerinin yapılabilmesi, verilerin raporlanabilmesi, kurumların önemli ihtiyaçları arasında başı çekiyor.