Dosya Bilgi ve Doküman Yönetiminde Yenilikler 20 ŞUBAT 2016 / 14:56

Doğru doküman yönetimi ERP sisteminize güç katar

İş akışı ve doküman yönetim sistemi, ERP gibi kurumsal sistemleri destekleyen çözümlerin önemine dikkat çeken GGSoft Yazılım Satış Direktörü Tolga Eşiz; şirketlerin bir tane ERP uygulamalarından alarak, bütün işlerini de bu uygulamalarla çözmeye çalıştığı eleştirisini yapıyor. Ancak zaman içerisinde şirketler, ERP sistemlerine fazla yüklendiklerini ve iş akışlarının bir kısmını, iş akışı araçları ile çözmelerinin hem daha az maliyetli hem de uyarlamasının çok daha kolay olduğunu da fark etmeye başladılar. Bilgi ve doküman yönetimi konusunda yapılan yatırımların şirketlere ne gibi avantajlar sağlığını Tolga Eşiz şöyle sıralıyor:
“Bilginin akışını ve hizmet kalitenizi yükseltir. Süreçlerinizdeki problemli yerlerinin ortaya çıkmasına yardımcı olur. Kaynak kullanımını optimize eder. Karar verme süresini kısaltır. Tüm dolaşımın izlenebilir ve kontrol edilebilir olmasını sağlar. Dokümanlarınızın yaratılmasından, onay noktalarını arasında dolaşımını içeren süreci kısaltır. Operasyon  maliyetlerinizi düşürür ve hataları azaltır. Akış süreçlerinizin otomasyonu ile verimliliğiniz artar. Değişen koşullar karşısında, süreçlerinizin hızlıca uyum göstermesini sağlar. Gelen iş yükü, çalışanlar arasında iş yükü durumuna göre dağıtılır. Böylece sistem otomatik olarak, gelen işleri aynı işi yapanlar arasında eşit olarak dağıtır. Belgelere ve bilgiye hızlı ve kolay erişim sağlanır. Her türlü uygulama ile entegrasyon yapılır. Yanlış dosyalamaların sayısı azılır. ‘Arşivleme Sistemi’ ile tasarruf sağlanır. Dokümanların eskime ve yıpranmasının engellenmesinin yanında, aynı dokümanın çoklu kullanımı sağlanır. İşler arasında koordinasyonun düzenlenmesi yapılırken, bilginin kontrolü ve güvenliği sağlanır. Tüm bunların sonucunda verimlilik artışı olur ve kurumsal altyapının geliştirilmesine katkı sağlanır.” 

Kamunun adımları, işletmelere yol gösteriyor
Devlet yasal düzenlemeler ile Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), e-İmza ve elektronik yazışma paketinin kullanımı ile ilgili düzenlemeleri tamamlamış bulunuyor.  Günümüzde belgelerin e-faturada olduğu gibi, elektronik olarak arşivlenmesi ve güvenli olarak kurumlara ulaştırılmasının mümkün hale geldiğine dikkat çeken Tolga Eşşiz, sözlerine şöyle devam ediyor:
“Örneğin; EPDK'nın abone şikâyetlerine elektronik yazışma paketi ile KEP üzerinden enerji şirketlerine göndermesi ve cevabının da aynı şekilde elektronik yazışma paketi ve KEP ile gönderilmesini istediği uygulamayı kullanılmaya başlandı. Böylece kurumlar artık birbirleri arasında, bilgi ve belgeleri elektronik yazışma paketi standardıyla e-imza ve KEP ile birbirleriyle paylaşmaya başladılar. Artık fiziksel ve ıslak imzalı belge gönderimine gerek kalmadı. Bu tür uygulamaların artması, elektronik ortamda paylaşımı teşvik edecek ve doküman yönetimi pazarını genişletecek.”