Dosya Bilgi ve Doküman Yönetiminde Yenilikler 20 ŞUBAT 2016 / 15:04

Doküman yönetimi sistemlerini güncel tutmak gerekiyor

Her ölçekte şirket için her geçen gün önem kazanan bir yapıyı oluşturan ‘doküman yönetim sistemleri’, bütünüyle bir kurumun ihtiyaçlarını karşılıyor. Kendi dokümantasyon süreçlerini analiz etmeyi başaran her ölçekte şirket, kendine en uygun çözümleri de rahatlıkla bulabiliyor. Bu tür analiz mekanizması olmayan şirketler için ise bu süreçte danışmanlık desteği önemli bir fırsat sunuyor. Özellikle danışman firmaların sektörde belli bir bilinirliğe sahip olmaları ve bilgi birikimleriyle şirketlere gerekli yönlendirmeleri yapmaları, onların tercih edilmelerinin de gerekçesi oluyor.
Birçok yazılım sistemlerinde olduğu gibi ‘doküman yönetim sistemleri’ yazılımlarının da her geçen gün gelişen yazılım teknolojileri ile birlikte güncel tutulması önemli. KETS İş Geliştirme Yöneticisi Yasin İlhan, “Şirketlerin, yatırımlarını yaptıktan bir süre sonra, işlerinin gelişmesi ve ihtiyaçlarının artmasıyla birlikte, kullandıkları sistemin yetersiz kalmasının önüne, sistemlerini sürekli güncel tutarak geçilebilirler. Böylece yatırımları garantiye alınmış olur. Örneğin; bir sistemi seçerken öngördüğünüz kapasite, o gün için doğru olabilir. Ancak işlerinizin büyümesi, seçtiğiniz sistemin niteliklerini yetersiz kılabilir ve sizi yeni bir yatırıma mecbur bırakabilir. Dolayısı ile sistemin güncel tutulması, büyük bir yatırımdan sizi kurtarmış olacak” diyor.