Dosya Bilgi ve Doküman Yönetiminde Yenilikler 20 ŞUBAT 2016 / 14:54

Kurumlar için en önemli avantajlar zaman ve maliyet tasarrufu

Dijitalleşme, bilgi ve doküman yönetiminde son derece önemli bir role sahip. Dijitalleşmeyi pek çok kişi, kâğıt kullanmaması şeklinde algılansa da, aslında tam olarak kastedilen bu değil. Fatura, irsaliye, fiyat teklifi gibi dokümanlar, pek çok işletmenin yapısını göre bastırılmak ve düzenlenmek zorunda. Dijitalleşme sürecinde, bu dokümanlara erişim ve düzenleme çok daha kolay yapılıyor. Bunun yanında, personel yönetimi ve iletişimi çok daha efektif bir hal alıyor. Bu sürece girmiş ve bunu tamamlamış işletmelerde en değerli şey olan ‘zaman’ daha verimli şekilde kullanılıyor. Yönetimsel verimlilikle şirket içi tasarruf ve harcama kontrolü elde edilebiliyor. Bu noktada bilgi ve dokümanlara erişim konusu ön plana çıkıyor. Bu da yüksek güvenlik ihtiyacı demek. Bilgi ne kadar çok paylaşılabilir olursa,  güvenlik önlemlerinin de aynı derece iyi yapılması gerektiğine dikkat çeken Epson Türkiye Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle sözlerine devam ediyor:
“Şifreleme, gelişmiş yetki denetimi, e-imza desteği,  donanımsal güvenlik modülü desteği, konfigüre edilebilir log sistemi, felaketten kurtarma yeteneği gibi güvenlik yöntemleri en başta izlenmesi gereken yöntemler. En temel ihtiyaçların başında yüksek kalite ve yüksek kapasitede çalışan tarayıcılar geliyor. Teknolojik yatırımlar, değişim ve gelişmelere bağlı olarak sürekli güncellenmeli. Bilgi ve doküman yönetimi bütünlük içinde işleyen bir süreç. Farkındalık konusunda,  gelişmiş ülkelerle karşılaştırdığımızda aramızda hala mesafe var. Ancak son yıllardaki gelişmeler,  bu sürecin Türkiye içinde de hızlanarak arttığını gösteriyor. İster yurt içi ister yurt dışı rekabet olsun, piyasada tutunmak için bu şart.”
Zaman en kıymetli kavram. Yönetim sistemleri bilgiye erişimi güvenli bir şekilde kolaylaştırdığı için zaman kazanımı anlamında kurumlara avantaj sağlıyor. Bilgi ve dokümanları dijital ortamda arşivlemek mekânsal bir avantaj sağlıyor.