Bilişim Dünyası 16 EYLÜL 2013 / 08:28

İletişim ‘gerçekten’ kayıt altında

Kayıtlı elektronik posta uygulaması (KEP) kurumsal hayatta iş süreçlerini hızlandıracağı gibi, bireyler, kurumlar ve kamu arasındaki iletişimin de daha sağlıklı bir yapıya kavuşmasını sağlayacak.

Türk Ticaret Kanunu’nda yer alan iki hüküm e-postayı adresliyor ve KEP’in tanımı yapılırken, düzenleme için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’nun (BTK) yetkili olduğu belirtiliyor. 13 Ocak 2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ‘kayıtlı elektronik postaya ilişkin hükümleri’ şöyle sıralanıyor:
18’inci maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”
1525’inci maddesinin ikinci fıkrası: “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”

Tüm şirketler kapsam altında
BTK, süreçte MERSİS numarasını zorunlu hale getirmişti. Ama sektör yetkililerinin de işaret ettiği gibi, MERSİS numarası belli illerde uygulanıyor. Bunun üzerine BTK, yönetmeliği değiştirdi ve MERSİS numarasını zorunluluk olmaktan çıkarttı. Ticaret sicil numarası ve vergi numarasıyla da faaliyete geçilebileceğini geçtiğimiz Mart ayında bildirdi. 2011 Ocak’ında çıkan elektronik tebligat yasası ile 2 yıl içinde şirketlerin buna hazır hale gelmesi zorunluluğu getirilmişti. 19 Ocak 2013’te bu zorunluluk süresi doldu. Bu tarihten itibaren aslında tüm şirketlerin bir KEP adresi sahip olması gerekiyordu. Ama o gün itibariyle hiçbir şirket bu konuda hizmet verebilir durumda olmadığı için ağır bir gelişim kendini gösteriyor. Ayrıca belli noktalarda kamunun da hazır olması gerekiyordu.
İlgili yasa, kurumlar vergisini ödeyerek aktif halde faaliyet gösteren yaklaşık 700 bine yakın şirkete sesleniyor. Bu şirketlerin yasal bir zorunluluğu var: Hepsinin bir KEP adresi olması şart. Bu yasal bir gereklilik, ama fiiliyatta henüz kamu yasal tebligatları elektronik ortamda gönderebilecek altyapıyı kurgulayamadığı için biraz daha zaman var. Sektör yetkililerine göre, bu yüzden kamu, şirketlere baskı yapamıyor.

Kamu, rotayı belirleyecek
KEP konusunda Avrupa ülkelerinin büyük çoğunluğundaki çalışmalar, 2000’li yılların ikinci yarısına dayanıyor. Birçok ülkede önce ortalama 2 yıllık bir ön hazırlık aşaması, ardından kamu kanadından bu konuda hayata geçen zorunluluklar göze çarpıyor. KEP sahipliği oranını söz konusu ülkelerde hızla artıran da zaten kamunun bu hamlesi oluyor. Türkiye’de ise kamu zorunluluğu en başta getiriliyor. Süreç içinde de bakanlık uygulamaları ve sektörler bazında KEP odaklı gelişimin öne çıkması bekleniyor. Bir tarafta da mobil teknolojilerin hızlı gelişimi, KEP’e hızlı uyum beklentilerini pekiştiriyor. Bu açıdan bakınca, 2014 yılından itibaren bu sistemin daha da yoğun bir kullanıma sahne olacağı üzerinde duruluyor. Serbest meslek çalışanlarının, yani öncelikle doktorların, mali müşavirler ve avukatların da bu sürece hızla dahil olması ile KEP sahipliği gelişecek. Bu konuda aslında söz konusu meslek başlıklarını bağlayan bir yasal zorunluluk yok. Ama bu meslekte faaliyet gösteren kişi ve kurumların hizmet verdikleri ve iletişim içinde oldukları kurumların KEP yapısını gerekli hale getirmesi, geçişi hızlandıracak bir faktör olarak gösteriliyor.

‘Kaybolmayan evrak’ dönemi
KEP’te işte bu beklentiler ışığında hızlı bir gelişim beklentisi var. Elektronik Tebligat Yönetmeliği de kamuda kimlerin yasal tebligat göndereceğini tanımlıyor. Burada kritik olan noktalar cezai müeyyide uygulayan Adalet Bakanlığı, Maliye Bakanlığı gibi birimler. İşte bu birimlerin sisteme hızlı geçişi, vatandaş ve kurumlar için de bir zorunluluk demek olacak, bireylerle, kurumlar ve bireyler arasında iletişimde netlik de böyle sağlanabilecek. Örneğin belediyelerin su başvurusunda bireylerden ve kurumlardan KEP adresi talep etmesi, SGK’nın bireysel ve kurumsal iletişim için KEP adresini belli başlıklarda zorunlu tutması bunun ilk akla gelenleri. Resmi evrakların kaybolma riskinin, bu yapının kullanımı ile ortadan kalkması yanıt garantisi anlamına geliyor, evrakın ulaşmaması veya kaybolması riskini de ortadan kaldırıyor.

Hızlı bir geçiş beklentisi
Sektör yetkililerine göre kamu, bu yapıyla sadece süreçleri hızlandırmakla kalmıyor, kayıtdışına karşı da önemli bir adım atıyor. Çünkü bu sistemin yaygınlığı, bireysel ve kurumsal iletişimde ve bilgilendirmede tüm belgelerin kayıtlı olarak saklanması demek. Adalet Bakanlığı örneğinden yola çıkınca, mahkemelerde iş yükünün azalacağı, şirketlerde yaygınlaşması ile izin formları, bordrolar gibi evrak sunumlarının çok daha pratik hale geleceği görülüyor.
Bu konuda beklentilerde başı çeken Adalet Bakanlığı’nın sistemi açması ile, yasal tebligatlar elektronik ortamda gelecek ve KEP aktif hale gelecek. Adalet Bakanlığı sistemi bu şekilde aktif hale getirdiği anda da kurumlar fiziksel olarak tebligat alamayacakları için, hepsinin bir KEP adresi olması doğal olarak zorunluluk halini alacak. Yasada KEP adresine sahip olmayanları bekleyen yaptırımların neler olduğuna dair bir vurgu yok. Ama zaten asıl sorun, Adalet Bakanlığı örneğinden yola çıkınca, tebligat alamamak. Bu nedenle ilerleyen süreçte sistemi devreye alıp elektronik ortamda tebligat gönderebilir hale gelecek. Adalet Bakanlığı önderliğinde kamunun tüm birimlerinin bu konuda çalışmaları hızlandırması, 700 bin şirketin de hızla KEP sahibi olmasını sağlayacak.

Kamu hızlı adım atıyor
EPDK’nın KEP sahipliği, tüm sektör için önemli bir karar aslında. Çünkü böylece zamanla tüm enerji üretim ve dağıtım şirketleri de KEP sahibi olmak durumunda olacak. Bu başlıkta uygulamanın zamanla daha da netlik kazanması bekleniyor. Bu konuda, özellikle acenteleri ile iletişimi daha sağlıklı kılmak isteyen sigorta şirketlerinin ilgisi ön planda. Bankalarda da ağır ama emin adımlarla çalışmalar göze çarpıyor. Ama her sektör için önemli faydalar KEP yapısında yer alıyor. Her ay büyük posta masrafı anlamına gelen kredi kartı ekstresi gönderimi, KEP uygulaması, kurumların ve bireylerin KEP sahibi olmasıyla bankalar için bir sıkıntı olmaktan çıkabilecek. Kredi başvuru süreçleri, kurumsal işlemlerde evrak gönderimleri ve ıslak imzaların tamamlanması gibi çalışmalarda hız öne çıkarken, kayıp veya hasarlı evrak riski, süreçlere en baştan başlayarak zaman yitirme ihtimali de ortadan kalkıyor.

Kurumlardan bireylere uzanan zorunluluk noktası
Kapalı bir e-posta sistemi olan KEP’i, diğer kişisel veya kurumsal e-posta hesapları ile bütünleştirmek mümkün değil. Bunun yerine, kişisel e-posta hesabına ‘KEP postanıza bir e-posta gelmiştir’ şeklinde bilgilendirme mesajı gönderilebiliyor veya SMS ile kişi haberdar edilebiliyor.
Bu arada, kurumsal hayatta e-imza sahiplik oranının yüksek olması, bu kurumların KEP sahibi olmasını da kolaylaştıracak, hızlandıracak bir unsur olarak gösteriliyor. Bu e-imza sahiplerinin önemli bir bölümünün de zaten şirket temsilcileri olduğu üzerinde duruluyor. KEP böylece e-imza sahipliğinin daha da işlevsel olmasını sağlayacak ve süreç içinde kamu ile iletişimde bir gereklilik halini alacak.
KEP adresi almak da aslında pratik ve hızlı bir süreç. Asıl önemli olan ise bunun kurum içinde konumlandırılması. Faaliyet gösterilen sektöre, şirket içindeki birimlerin sorumluluklarına ve bunların başta kamu olmak üzere farklı kurumlar, şubeleri ve bireylerle iletişim yoğunluğu ışığında, aslında KEP başlığında ciddi bir ‘şirket içi birimlerde işbirliği’ ve var olan uygulamalarda da bütünleştirme gereklilik halini alıyor. Örneğin, gerekli noktalarda kurum içinde var olan doküman yönetim sistemleri ile bütünleştirme önem kazanıyor.

E-posta artık bir kanıt

1 Temmuz’da yürürlüğe giren Türk Ticaret Kanunu ile Türkiye’deki tüm limited ve anonim şirketlerin bir KEP sahibi olma zorunluluğu var. Sisteme üyelik yıllık 40 TL ve gönderi başına ise 1.5 TL ücret alınıyor. Sistem düzenli bir şekilde 20 yıl boyunca gönderi delillerinin saklanmasını sağlıyor. KEP ile gönderilen elektronik iletilerin içerikleri değiştirilemediği için, yeni TTK’da ‘yasal, hukuken geçerli e-posta gönderim şekli’ olarak tanımlanıyor. KEP kullanıcılarının verdiği kişisel bilgiler, ancak kanuni bir gereklilik halinde ilgili mercilerle, ilgili miktarda paylaşılıyor ve bu gibi durumlar dışında kesinlikle gizli tutuluyor.
Kişi veya kuruluşa, e-posta yolu ile güvenli ve zaman damgalı yasal bildirimde bulunmayı mümkün kılan KEP sayesinde. e-postanın ne zaman, kim tarafından, kime yollandığı, kişinin posta kutusuna ne zaman ulaştığı ve ne zaman okunduğu da belgelenecek. Tüm e-iş süreçlerini zamanla kapsaması beklenen KEP kapsamında, gönderilen e-postanın ekli dosyaları ile birlikte orijinal hali korunuyor. Bu yönüyle de, e-posta ile yapılacak bildirim, yasal bir bildirim haline geliyor, hukuki bir delil halini alıyor. Örneğin, taraflar arası uyuşmazlık halinde delil özelliği taşıyacak olan KEP, böylece adli mercilerin vereceği kararlarda belirleyici oluyor. KEP sisteminin sağladığı hizmetler şöyle sıralanıyor:
- e-imza doğrulama
- Zaman damgası
- Gizlilik
- Olay kaydı
- İnkar edilemezlik
- Hızlı iletim

Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar

Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü (PTT) www.ptt.gov.tr
TÜRKKEP Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret www.turkkep.com.tr
TNB Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret www.tnbkep.com.tr
ETİKETLER : Sayı:938