Bilişim Dünyası 03 KASIM 2015 / 10:24

Tümüyle ‘dijital’ kongre merkezine hoş geldiniz

Lütfi Kırdar Kongre Merkezi, BT alanındaki kapsamlı yatırımını Kasım ayı itibariyle hayata geçirecek. Bu, organizatör ve sponsor için avantaj ve hız, katılımcı için de kolaylık demek.
 
Toplantılar ve etkinlikler için düzenli sıklıkta ziyaret ettiğimiz bir nokta olan Lütfi Kırdar Kongre Merkezi, kapsamlı bir BT yatırımını 1.5 yıl önce başlattı. Merkez böylece hem güncel teknolojileri takip edip, bunu organizatör ve katılımcılara daha yetkin biçimde sunar hale geldi, hem kendi içinde görev ve sorumlulukları netleştirerek bu konuda küresel bir derneğin 28’inci üyesi oldu, yetmedi ödül aldı, üstüne fon desteği de edindi. Bu yeni ve kapsamlı BT yapısı için siftahı 25-26 Kasım’da Perakende Günleri etkinliğinde yapacakları bilgisini veren Lütfi Kırdar Kongre Merkezi CEO’su Güniz Atış Azrak, dijital ekranlardan navigasyona uzanan uçtan uca yeniliklerini anlattı:  
 
Proje ve kapsamı hakkında bilgi verir misiniz?
Üç yıldır Lütfi Kırdar Kongre Merkezi’nde çalışıyorum. Bina ve buradaki organizasyonlar büyük. Her organizasyon için bir sürü doküman, posterler, yönlendirmeler basılıyor. Etkinlik sonrası kalanlar çöpe gidiyor ve çevresel zarar büyük. Görüntü kirliliği cabası. Oysa bunlara gerek olmadan insanların binada yollarını bulabilmesi gerek. Bir yurtdışı etkinliğinde, etkinlik programını QR kod ile mobil cihazınıza alarak, baskı maliyetinin ortadan kalktığını gördüm. Programı takviminize ekleyip, katılacağınız toplantıları seçebiliyorsunuz. Yapı, özellikle yönlendirmeler için fayda sunuyordu ve bu konuda adım atmak istedik. 
 
Nasıl ve bunun için destek aldınız mı?
Bu yöntem, birçok başlıkta fark yaratma imkanı demek. Buna fon da sağlamak gerekiyordu. Sonuçta bina, 40 bin m2’lik büyük bir yapı. ‘Bina içinde görevlilerin yönlendirmesi yerine, bir navigasyon koyamaz mıyız?’ dedik. BT ekibimizle, nasıl bir süreç takibi ile bunu yapabileceğimizi ve buna fon nasıl elde edebileceğimizi ele aldık. Binanın inşaat tarihi eski olduğu için bazı öncelikleri farklı ele almak gerekiyordu. Bu esnada İstanbul Kalkınma Ajansı’nın (İSTKA) ‘Küresel Turizm Merkezi İstanbul Mali Destek Programı’ açılıyordu. Biz de İSTKA desteği için  ‘Dijital Çağın Küresel Kongre Merkezi: Lütfi Kırdar’ projemizi hazırladık.
 
Bu proje ile amacınız ne oldu?
Dünya dijitalleşirken, böyle büyük bir merkezin de dijitalleşmesi gerek. İkinci adım ise çevreyle duyarlılık. Bu başlıklarda proje hazırladık. Projeye başlarken danışmanlık desteği alınması ve standartlaşma gerekiyordu. Böylece bir adım daha attık. Tüm dünya kongre merkezlerinin üye olduğu Association International des Palais de Centres (AIPC), yani Uluslararası Kongre Merkezleri Derneği’nin standartlaşma programı var. Küresel bir otel zincirine gittiğiniz zaman ne bekleyeceğinizi bilirsiniz. Ama kongre merkezleri başlığında Türkiye’de bu çalışma yapılmamış. Herkes kendine göre bir yönetim tarzı belirliyor.
 
Siz bu standartları nasıl konumlandırdınız?
Bu standartlar çerçevesinde size göstergeleri veriyor, denetimi yapıyorlar. Tüm ekip bu konuda çalıştık ve sadece dijitalle ilgili değil, tüm kongre merkezi standardının ne olması gerektiği ile ilgili tüm adımları kağıda döktük, sorumluluk çerçevesini belirledik. Bunların ne oranda fiiliyata döküldüğü de küresel bazda bir denetim firmasının gelip gizli kontrolü ile görüldü. Hatta bunun sonunda bir ödül aldık, dünyada bunu alan 28’inci kongre merkezi olduk. Bu denetim ve onayın ardından İSTKA projesine ‘tanınırlığı’ koyduk. Hem dijitalleştik hem çevre ödülü aldık, hem kongre merkezi standartlarını kağıda dökmüş olduk. Kurumsal yapı daha da güçlendi.  
 
Proje kapsamında ve yatırım sürecinde neler yaptınız?
Projeye yaklaşık 1.5 yıl önce başladık ve son noktaları koyuyoruz. Dijitalleşmeden başlarsak, önümüzde bunun nasıl yapılması gerektiğine dair binlerce örnek yok. Dolayısıyla ekiple oturduk, eksikler neler, neler oluyor, bunun için ne gibi çalışmalar yapılıyor, bunlar için doğru adres kim sorularına yanıt bulmaya odaklandık. İkinci süreçte belirlediğimiz öncelikler için kiminle çalışacağımıza karar verdik. Ekranı alabileceğimiz yerler belli. Ama ‘içindeki yazılımı kiminle ve nasıl bir önceliklendirme ile yapacağız?’ sorularına yanıt adına, beraber ilerleyebileceğimiz bir firma önemliydi.
 
İlk kullanım ne zaman olacak?
Tüm dijital ekranlar binada. Dolasıyla kağıt tasarrufu gibi avantajları sağlıyoruz. Yazılım bitti, ilk kullanıma da 25-26 Kasım’da Perakende Günleri etkinliğinde başlayacak ve bina içinde navigasyonu kullanıma sunacağız. Bu yeniliği çok yoğun bir dönemde başlatacağız ki sunduğu fayda daha çok insan tarafından görülsün. Dijital ekranlar hep orada olacak. İsteyen kendi görselini bu ekranlarda katılımcılara gösterebilecek. Sonuçta bu ekranların hepsi kişiselleştirilebiliyor. Organizatör ve sponsor için bu apayrı bir avantaj ve hız demek.
 
Yapı, katılımcılara neler sağlayacak?
Kongre ve toplantılarda birçok stand kuruluyor. iBeacon’lar binada olduğu ve sizi bulunduğu nokta itibarıyla tanımladığı için, standınıza gelen kişileri tespit etme, sizin veya yanınızdaki standı ziyareti tercih edenlerin sayısını görebilme imkanınız olacak. Bu da organizatörün müşterisine sunabileceği bir artı değer. Misal ‘senin standının etrafından 3 bin kişi gezdi, sana 300 kişi uğradı, durup standa bakma süresi ya da pas mı geçtiği’ gibi detayların hepsine organizatör erişebilecek. Merkeze gelip şifrenizi girdiğinizde, sistem sizi bina içinde tanımlıyor. Programı indirip kendi takviminize atabileceksiniz. Bu katılımcı için artı değer ve Türkiye’de modern bir merkezi, böyle bir teknoloji kullanmanın faydalarını görecekler.
 
Altyapıyı kullanmanın bedeli?
 
“Amacımız bu BT yapısını anormal rakamlara satmak değil ve bu bedel, kağıt baskı ve sonra bunları toplamak gibi adımlardan da daha kolay ve daha hesaplı” diyen Güniz Atış Azrak, şunları kaydetti: “Bu aldığımız yapı, temelde yazılımı yapan şirketin faydası. Bizim bunu sunma amacımız, müşteri için katma değer. Bu yazılımı sıfırdan kendimiz yapmak yerine, bu konuda uzman bir yazılım firmasının desteğini alıyor, onların yazılımının bizim ihtiyaçlarımıza göre uyarlanmasını, kendi kod yapısını beklentilerimize göre geliştirip değiştirmesini sağlıyoruz. Bu yapıyı kullanmak büyük bir maliyet olmadığı ve sağladığı faydalar net olduğu için giderek daha çok tercih edilecek.”
 
Organizatörlerin elde edeceği faydalar
 
Bu kapsamlı teknoloji; organizasyona da fayda sağlıyor, etkinlik kapsamında organizatöre de prestij katıyor. Güniz Atış Azrak, “Aldığımız ödül de özellikle yabancı organizatörler için artı değer. Organizatöre bir fayda kağıt ve basım maliyetinden kurtulması. Bina içi yönlendirme için bizim çalışanlarımız yetmiyordu. Şimdi bu teknolojimiz ile çalışanlarımızı daha verimli ve daha doğru yerlerde kullanabiliyoruz. Organizasyon firmalarının dönüşleri olumlu. Burada ekrana para vermiyor, yani kendisi ekran getirmek veya kiralamak zorunda kalmıyor. Bu zamanla diğer kongre merkezleri arasında da bir tercih kriteri halini alacak, yatırımımız örnek olacak” dedi. 
ETİKETLER : 1044