Dosya Doküman Yönetimi 21 OCAK 2013 / 08:44

Doküman olmadan kurumsal hafıza olmaz

Dokümanların kurum hafızasının önemli bir bölümünü oluşturduğunu ifade eden, Adobe Türkiye Dijital Medya Çözüm Danışmanı Barış Özcan, “Dokümanlar, bilginin oluşması, oluşan bilginin yaşaması ve kullanılması için vazgeçilmez bir unsurdur. Veriden bilgiye giden süreçte kurumsal hafıza oluşturmanın ilk basamaklarından biri hatta en önemlisi doküman yönetimidir. Bilgi yönetimi her kurumun rekabetçi iş ortamında önde olabilmesini sağlayacak en önemli kurumsal hafıza unsuru olarak karşımıza çıkıyor. Hızla çoğalan bilginin ve verinin yönetilmesinde ise geleneksel yöntemler, belge ve bilgiyi işlemek, kolay erişmek ve uzun süre saklamak için yetersiz kalabiliyor” dedi.
Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci bu konuda şunları söyledi:
“Doküman yönetimi çözümü sunan şirketler ile iletişime geçip elde edeceği faydaları öncelikli öğrenmelidir. Akabinde yapılacak analiz çalışmaları kurumsal hafızanın oluşturulması için gerekli yapı oluşturularak, tüm iş akışlarının ve dokümanların elektronik ortamda yönetildiği bir çözüm seçilip konumlandırılmalıdır.”

Canon Eurasia Görüntüleme ve Ofis Sistemleri DIMS Ürün Uzmanı İsmet Özdemir’e göre
müşteri memnuniyeti, hız, performans, verimlilik ve kalite gibi etkenler şirketleri daha etkin doküman yönetimine sahip olmaya sürüklüyor. Günümüzde belge ve bilgilerin kurumlar için en kıymetli kavramlardan biri olduğu düşünüldüğünde, belgenin güvenli ve kolay ulaşılabilir şekilde saklanması büyük önem kazanıyor.
Ülkemizde de kâğıtsız ofisleri hedefleyen şirketler doküman yönetim sistemine yönelik yatırımlar yaptıklarını ifade eden Özdemir, “Bu süreçte var olan tüm basılı dokümanları minimum maliyet ve sürede sayısal ortama aktarımı için yüksek hızlı doküman tarayıcılara ihtiyaç duyulmaktadır. Doküman yönetim sistemine geçiş ve uygulama süreçlerinde iki yıldır ağ tarayıcılar ile çözümler sunan Canon, geniş yüksek hızlı doküman tarayıcı ürün yelpazesini WiFi ürünler ile daha da genişleterek pazardaki ihtiyaçlara teknolojik çözümler sunmaya devam etmektedir” dedi.
Kurumsal hafızanın oluşturulmasının her kurumda farklılık göstereceğine inandığını ifade eden Ceyoniq Satış ve Dağıtım Kanalları Müdürü Ali Asker Çevik, “Ama ortak paydada olması gerektiğine inandığım, ilk adimin farkındalığın yaratılmasıdır. Sektörde, konusuna hâkim, güvenilir, üretmiş olduğu ürün ve çözümlerde bağımsız olan, tecrübeli, koşulsuz müşteri memnuniyetine önem veren bir is ortağı ile oluşturulmuş doğru bir strateji ile kurumsal hafızanın oluşturulmasında başlangıcı için en önemli adımlar olduğunu düşünüyorum” şeklinde görüş belirtti.

Sayısal arşivler oluşturulmalı
Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Teknik Satış Danışmanı Levent Engin, bu konuda şunları söyledi:
“Kurumsal hafıza, sayısal arşiv oluşturmak doküman yönetimi çözümlerinin en önemli avantajlarından birisi. Şirketlerin iş süreçlerin etkin yürütmekle beraber kurumsal hafıza oluşturmayı önemli bir hedef olarak ortaya koymaları gerekmektedir. Bu amaçla uzun vadeli ve geniş kapsamlı bir strateji belirlenmelidir. Sonra şirketin önceliklerine göre gereksinimlerini net tanımlamaları durumunda kolay, kısa sürede ve uygun maliyetler ile uyarlanabilecek doküman yönetimi teknolojilerinden faydalanabilirler. Örnek olarak sadece tarama çözümü ile mevcut kâğıt ortamındaki belgeler için arşiv oluşturulabilir ve etkin arama imkânları ile belgelere erişim sağlanabilir.”

Piyasaya kaliteli yazılım çözümü sunan pek çok şirket olduğuna dikkat çeken Epson Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle, “Şirketin tüm doküman operasyonunu sayısal ortama aktarıp, pek çok raporlama ve analiz imkanı sağlayan bu yazılımlar uyumlu donanımlarla şirket performansını artırıcı etki sağlıyor. Her şirketin mevcut altyapısı farklı olduğu için belli bir adım sıralaması yapmak zor. En sağlıklısı bir çözüm şirketi ile başlamak” dedi.
GGSoft Profesyonel Hizmet Yöneticisi Seval Okur, bu konuda şöyle konuştu:
“Şirketlerin öncelikle kısa ve uzun vadede doküman yönetimiyle ilgili ihtiyaçlarının belirleyerek bir yol haritası oluşturmaları gerekir. Bu yol haritası ve ihtiyaçlarına bağlı olarak da sektörde deneyimli ve ürün formatında hazır doküman yönetim yazılımı konusunda çalışan şirketlerden destek alarak projeyi faz faz hayata geçirmelidirler. Ayrıca geçmişe ait fiziksel belgelerin taranarak sayısallaştırılmas operasyonu da mutlaka yazılım seçimi sonrasında ilgili yazılım şirketi danışmanlığında planlanmalıdır. Bunun yanında seçilen şirketin ürün eğitim ve desteğinin katkısı ile yönetimin desteğini de unutmamak gerekir.”
Doküman yönetim sistemlerinin önemine değinen Hobim Bilgi Sistemleri Grup Müdürü Mehmet Emin Günsür, “İşletmeler öncelikli olarak bu konuda ciddi niyet göstermeli, iş süreçlerini iyi analiz etmeli, gereksinimlerini net belirlemeli, bu işe kaynak ayırmalı ve çözüm sunan şirketlerden detaylı, net bilgiler içeren sunumlar yanı sıra iş analizi desteği ve çeşitli benzeşim demoları talep etmelidirler” şeklinde konuştu.

Şirketlerin kurumsal hafızalarını oluşturmak için öncelikle ellerindeki fiziksel dokümanları elektronik ortama aktarmaları gerektiğini belirten IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Satış Uzmanı Gökçe Baysal, “Elektronikleşen dokümanlardan kurum için önem arz eden dokümanların tespit edilmesi ve diğerlerinden ayrıştırılması gerekmektedir. Sonraki aşamada ise dokümanların sınıflandırılması ve arandığında bulunabilecek alanların tanımlanması işlemi geliyor. Bu dokümanların etrafında oluşan bilgilerin dokümanlarla ilişkilendirilmesiyle kurumsal hafızalar oluşmaya başlayacak ve kurumlar oluşturdukları bu hafızaları ileriki dönemlerde de kullanabilecekler” dedi.
Iron Mountain Özel Projeler Yöneticisi Seval Tokay ise bu konuda şunları söyledi:
“Tüm şirketler yazılı veya yazısız belli iş akışları sonucunda faaliyetlerini sürdürmekteler. Bir yazılım yatırımı yapmadan önce tüm iş akışlarının ve bu akış içerisinde üretilen dokümanların tek tek tespit edilip dokümante edilmesi gerekiyor. ISO kalite belgeleri kapsamında bu dokümantasyon yapılsa da küçük şirketlerde bu dokümanlar sadece kâğıt üzerinde kalmakta asıl iş farklı yöntemlerle yapılmaktadır. Bana göre ilk yapılması gereken işin yazılı olduğu şekliyle yapılmasının sağlanması ve kişiye bağımlı yapılar yerine sisteme bağımlı yapılar oluşturulması. Teoride kurulan sistemlerin uygulanabilmesi için çalışanların bilinçlendirilmesi ve takibi gerekmektedir. Birçok kurumda gördüğümüz yapılan yazılım yatırımlarının sadece küçük bir kısımda, işte kullanılması veya hiç kullanılmaması.”

Sayısal kurum hafızası
Kod-A Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk, şunları söyledi:
“Arşiv, gerek kamu kurumlarının, gerekse farklı ölçeklerdeki şirketlerin hafızasıdır. Farklı ölçeklerdeki şirketler, doküman yönetimi teknolojileriyle kendi kurumsal hafızalarını oluşturmak için öncelikle arşivlerini sayısal ortama aktarmalı ve doküman yönetimi ile bütünlüğü sağlayarak çalışmalarını hızla tamamlamalıdır.”
Şirketlerin ölçekleri farklı olsa bile iş hayatında aynı işi tekrar tekrar yapmanın bazen kaçınılmaz olduğuna dikkat çeken Navigator Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı, “Kurumsal hafızanın oluşturulması için öncelikle şirketlerin ihtiyaçlarının doğru analiz edilmesi ve ihtiyaçları karşılayabilen bir sisteminin kurgulanması gerekiyor. Bununla birlikte şirketin de mevcut arşivinin sayısal ortama aktarılmış ve kurumsal arşiv dolayısıyla kurumsal hafıza altyapısının oluşturulmuş olması gerekiyor. Sağlam altyapının kurgulanması ile birlikte doküman oluşturma, onaylama, uyarlama gibi adımların kodlama yapmadan kolaylıkla yönetilebileceği, şirket ihtiyaçlarına uygun, dinamik bir doküman yönetim sistemi oluşturulabilir” diye belirtti.

Şirketlere özel çözümler

Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş “Şirketler, sektörde uzun süredir yer alan paket çözüm şirketlerinden faydalanabilirler. Onlara özel çözüm üretilmesi pek çok şirketin başta hoşuna gitse de sonrasında efektif bir noktaya ulaşılamıyor. Bu konuda pek çok örnek mevcut. Bu sebeple başlangıçta bu konunun başlı başına çözülmesi gerekli bir alan olduğu kabul edilmeli sonra da uygun çözüm arayışına girilmeli” dedi.

Yatırım yapmak şart

Sayısala yatırım yapmak isteyen tüm girişimcilere yatırım maliyetine değil kullanım maliyetine bakarak yatırıma karar vermelerini önerdiklerini belirten Lidya Grup Grafik Sanatlar Satış Direktörü Adem Öz, “Teknoloji sadece bugünü düşünerek yatırım yapılacak, kısa vadeli bir olgu değil. Sadece kutu satışı değil danışmanlık yapan bir iş ortağı seçerek yatırımlarını birlikte planlamalılar. Ayrıca bugünkü iş hacminden daha önemlisinin gelecek planları olduğunun bilinciyle satın alma planlarına yön vermeliler. Şirkete en çok ciro getiren işler hangisi, kısa ve orta vadede hangi yeni iş kollarına girmeyi düşünüyorlar, bunlar çok önemli” diye vurguladı.
ETİKETLER : Sayı:905