Dosya Doküman Yönetimi 21 OCAK 2013 / 08:40

Doküman yönetimine şirketler nasıl bakıyorlar?

Doküman ve bilgi yönetim sistemlerinin her sektörde ve her ölçekteki kurumların gereksinimi olduğunu dile getiren Adobe Türkiye Dijital Medya Çözüm Danışmanı Barış Özcan: “KOBİ’ler eskisine göre, kaynakları etkin kullanmak, rakiplerine karşı teknolojiyi avantaja dönüştürmek için doküman yönetimi sistemlerine daha bilinçli bir şekilde bakıyorlar. KOBİ’lerde orta ve uzun vadede işlevsel ihtiyaçlara bağlı olarak bu bilincin ve yatırımların hızlanacağı düşüncesindeyiz” dedi. Özcan’a göre, önümüzdeki dönemde doküman yönetimi KOBİ’lerde en önemli verimlilik yatırımlarından biri olacak.

Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci, büyük ölçekli şirketlere yapılan yatırımın geri dönüş süresinin çok kısa olması ve işlerin fiziksel olarak yönetilmesinin imkansız olması bu yatırımın öncelendirerek yapılmasını sağladığını söyledi. Müjdeci sözlerine şöyle devam etti:
“KOBİ sektöründeki şirketler ise bu yatırımları devamlı olarak ötelemektedir. Fakat yeni TTK bu yatırımları ötelemenin anlamsız olduğunu ve daha fazla fayda elde edileceğini göstermiştir. Bu şirketlerin de 2013 yılında doküman yönetimi yatırımlarına eğileceğini öngörüyoruz. Doküman yönetimi sektöründe hizmet veren tüm şirketler bilinçlendirme için özel etkinlikler, fuarlar düzenlemekte reklamlar vermektedir “
Canon Eurasia Görüntüleme ve Ofis Sistemleri DIMS Ürün Uzmanı İsmet Özdemir konuyla ilgili olarak sadece büyük ölçekli şirketlerin değil, KOBİ’ler ve hatta ev kullanıcılarının da  belgelerini güvenilir ve hızlı şekilde sayısal ortama aktarmak istediklerini söyledi.
Finans sektörü örnek olarak alındığında, artık belgelerin merkez ve şubeleri arasında sayısal olarak transfer edilmekte ve gerektiğinde de saklanmakta olduğunu belirten Özdemir, KOBİ yöneticilerinin banka şubelerinde kimlik, sözleşme vb. dokümanların güvenli ve hızlı bir şekilde sayısala alınmasının, doküman yönetim sisteminin faydalarını rahatlıkla gözlemleyebilmekte olduğunu belirtti.

Kurumsal ihtiyaçlar ve iş süreçlerinin işleyişi açısından büyük ölçekli şirketlerin daha profesyonelce yaklaştığını belirten Ceyoniq Satış ve Dağıtım Kanalları Müdürü Ali Asker Çevik, ilgili süreçlerin ve yatırımların daha profesyonelce değerlendirildiğini söyledi. Çevik sözlerine şöyle devam etti:
“KOBİ’lerin yeni yeni konsantre oldukları bir konu olmadığını düşünüyorum ama yatırım maliyetleri açısından düşünüldüğünde KOBİ’lerin önceliklerini, kendi reel işlerine verdiklerini, doküman yönetimini ikinci hatta üçüncü plana attıklarını düşünüyorum. Dolayısıyla orta ve uzun vadede getirileri ve faydalarını göz ardı ettiklerini düşünüyorum. Yatırım maliyetleri açısından değerlendirildiğinde üretmiş olduğumuz ürün ve çözümlerin bulut Bilişimle de yönetilebileceğini ve KOBİ’lere hitap eden DMS/BMP bulutun bu noktada alternatif olabileceğini düşünüyorum. Maalesef KOBİ ölceğindeki şirketlerin bu farkındalığın sağlayacağı fayda ve tasarruflar noktasında yeterince bilgilendirildiklerini sanmıyorum.Ticaret odaları ve ilgili sektörel odalar ile koordineli olarak bilinçlendirme çalışmalarının yapıldığı ve başarı hikâyelerinin de anlatıldığı toplantılar düzenlenebilir “

Büyük ölçekli şirketlerin bir açıdan zorunlu oldukları için bu konuda çözüm uyarladığını belirten Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Teknik Satış Danışmanı Levent Engin KOBİ’lerin ise halen bu çözümlerin lüks olduğunu düşündüğünü söyledi. Ayrıca KOBİ’lerde doküman yönetimi çözümlerinin kendileri için pahalı olduğuna yönelik bir algıya değinen Engin, gelişmekte olan bulut bilişim uygulamalarının doküman yönetimi alanında da KOBİ’lerin daha rahat erişecekleri bir ortam sağlayabileceğinin altını çizdi. Bu şekilde doküman yönetimi uygulamalarından KOBİ’lerin de etkin bir şekilde faydalanmasının önümüzdeki dönemde sağlanacağını düşünen Engin konuyla ilgili olarak:
“Doküman yönetimi sunduğu fonksiyonlar ile oldukça kapsamlıdır ve kurum içinde stratejik olarak ele alınmalıdır. Bu strateji bir günde uyarlanamaz. Küçük ve basit adımlar ile ve orta veya uzun vadeli olarak bir plan çerçevesinde uyarlanabilir. KOBİ’ler konuya uzun vadeli yaklaşmalıdırlar” dedi.

Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş konuyla ilgili olarak belirttiği görüşlerinde rekabet kaygıları ve kolay çözüm isteğinin, şirketleri bu konuda ortak hareket etmekten alıkoyduğunu belirtti. Göğüş sözlerine şu şekilde devam etti:
“Bu sebeple üreticilerin bir birlikteliği yok. Tüketici kısmında ise meslek birlikleri ve kümelenmelerin önemli rol oynaması mümkün. Ancak en doğru bilgilenme ve yaygınlaşma başarılı uygulamalar ile olacak. Bu konuda biraz zamana ihtiyaç var. Bu noktada bulut yapısında çalışan ve göreceli olarak daha ucuz çözümler de rol oynayabilir“
Her ne kadar büyük ölçekli şirketlerin ve KOBİ’lerin doküman yönetimine yaklaşımı arasında farklılıklar bulunsa da, Doküman yönetim sistemleri her sektörde ve her ölçekteki kurumların gereksinimi olarak karşılarına çıktığını belirten GGSoft Profesyonel Hizmet Yöneticisi Seval Okur ise son yıllarda bu konuda hizmet veren şirketler tarafından yapılan bilinçlendirme çalışmaları ve gelişen teknoloji ile verimlilik ve rekabet avantajı sağlayabilmek için KOBİ’lerde de doküman yönetim ve arşiv sistemlerine ilginin arttığını söyledi.

Hobim Bilgi Sistemleri Grup Müdürü Mehmet Emin Günsür konuyla ilgili yaptığı açıklamada büyük ve KOBİ bazlı işletmelerin doküman yönetim sistemlerine yaklaşımlarındaki farklılıkların, temelde iş süreçlerinin detayları, çeşitliliği, karmaşıklığı ve kullanım ölçeklerinin farklılığından kaynaklanabileceğini söyledi. Günsür sözlerine şu şekilde devam etti:
“Bu konuda bilinçlendirme ve doğru çözüm sunma konusunda çözüm sağlayıcı şirketlere önemli sorumluluklar düşmektedir. Bu yönde yapılacak çalışmalar hem kalıcı müşteri kütlesi yaratma hem de kaynakların etkin kullanımını sağlayacaktır. Bu konuda bilinci artırma kapsamında kısa vadeli etkin pilot çalışmalar yanı sıra detaylı ve net bilgilere dayalı bilgilendirme çalışmaları yapılması yararlı olacaktır. İşletme tarafından yapılacak olan yatırım, kısa vadede çöpe atılacak bir yatırım olmamalı, işletmenin sinir ağı olacak şekilde yapılandırılmalıdır“

IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Satış Uzmanı Gökçe Baysal ise büyük ölçekli şirketlerde, ölçeğin büyük olması nedeniyle hem doküman hacimlerinin çok yüksek ve  dokümanlara ulaşan, güncelleyen kişi sayısının oldukça fazla hem de süreçlerin çok karışık olmasından dolayı şirketlerin, doküman yönetim sistemlerini kullanarak önemli verimlilik ve tasarruf sağlayabildiklerinin farkında olduklarını belirtti. Baysal sözlerine şunları ekledi:
“Diğer yandan içinde bulundukları zorlu ekonomik koşulları göz önüne alırsak KOBİ’lerin önceliklerinin ayakta kalmak olduğunu görebiliriz. Bilgi teknolojileri anlamında, yatırımlar henüz kısıtlı ölçeklerde gerçekleşebiliyor. Doküman yönetim sistemlerinin faydalarını KOBİ’lere yönelik etkinlikler yaparak ve benzer uygulamaları onlarla paylaşarak anlatmak mümkün olabilir. IBM olarak bu kapsamda önümüzdeki dönemlerde farklı illerde etkinlikler gerçekleştirmeyi planlıyoruz. Tüm bunlara ek olarak devletin bu konuda KOBİ’lere teşvik vermesi de etkili olacaktır “

Iron Mountain Özel Projeler Yöneticisi Seval Tokay ise konuyla ilgili şunları söyledi:
“Büyük ölçekli şirketler doküman yönetiminin aynı zamanda iş akış ve içerik yönetim sistemi olduğunun farkındalar ve elektronik dokümanı gerçekten olması gerektiği gibi işi yaparken gerekli bilgiye hızlı ulaşım ve akış yönetimi için kullanıyorlar. Ancak KOBİ’ler doküman yönetiminin hala oluşmuş belgelerin taranarak klasörlenmesi ve ihtiyaç duyulduğunda klasörler içerisinden aranması şeklinde yorumluyorlar. En çok basit bir yazılım ile indeks girişi ve sorgulama yapıyorlar. Benim fikrim KOBİ’lerin doküman yönetim sistemine yatırım yapmalarını istemek yerine bulut üzerinde kullanıcı dostu bir yazılım ile onlara hizmet vermek gerekiyor. Basit akışlarla işi karmaşıklaştırmadan ve küçük bütçelerle hizmet verildiğinde KOBİ pazarında bilinç de yaygınlaşacaktır “
Büyük ölçekli şirketlerin kurumsal hafızayı korumak adına doküman yönetim sistemlerine daha fazla ihtiyaç duyduklarının bir gerçek olduğunu belirten Kod-A Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk, şirketlerin bu nedenle daha küresel çözümlere yöneldiklerini söyledi. Büyük şirketlerin temel ihtiyaçlarının, tüm doküman sürecini doğru bir şekilde yönetebilmek olduğunu da sözlerine ekleyen Öztürk, bunun başında da yine geçmişe ait dokümanların sayısal ortama aktarılması ve geçmiş ile günlük evraklar arasında köprü kurarak bütünlüğü sağlamanın geldiğini belirtti. KOBİ’ler açısından bulundukları sektöre göre değişen özel yerel çözümlerin daha yaygın olarak tercih edilmekte olduğunu söyleyen Öztürk, büyük ölçekli şirketlerin, kamu kurumlarının ve KOBİ’lerin temel ihtiyacı arşivlerinde bulunan, fiziksel evrakların elektronik ortama aktarılması olduğunun altını çizdi.

Lidya Grup Grafik Sanatlar Satış Direktörü Adem Öz konuyla ilgili olarak şunları söyledi:
“Türkiye’deki KOBİ’lerin çoğunun yerel oyuncu olmalarından dolayı dünyadaki gelişimi daha geriden takip ettiklerini görüyoruz. Bunda da sermaye verimliliklerini sağlama endişeleri etkin rol oynuyor. Biz Lidya Grup olarak teknolojileri uzun soluklu kullanarak baskı maliyetlerini ve bilgiye hızla ulaşıp karar verme süreçlerini kısaltma noktasında rehberlik yapmaya çalışıyoruz”
Şirketin ölçeği arttıkça ve süreçleri karmaşıklaştıkça, yönetilecek içerik miktarı, kullanıcı sayısı, iş süreçlerindeki karmaşıklık da aynı şekilde arttığını belirten Navigator Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı, KOBİ’ler için bunları yönetmek daha kolay olsa da, iş süreçleri ile eş zamanlı olarak dokümanları en baştan kurumsal bir altyapıda muhafaza etmenin; KOBİ’lerin büyüme hedeflerine ulaşmasında yardımcı olacağını söyledi. Kurgulanacak olan doküman yönetim sistemi sayesinde, süreçlerde otomasyon sağlanarak iş gücü gereksinimi ve kullanıcı kaynaklı hatalar azaltacağını da vurgulayan Bıçakçı, bununla birlikte kağıt israfından ve fiziksel doküman transferinden dolayı oluşan maliyetlerin düşeceğini de sözlerine ekledi.

KOBİ’lere özel çözümler gerekiyor

KOBİ’ler yaptıkları işin boyutu nedeni ile daha ucuz çözümlere yöneldiğini vurgulayan Epson Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle sözlerine şunları ekledi:
“Temel personel, bulundukları iş koluna yönelik olduğu için BT ürünleri konusunda temel kriter maliyet oluyor. Yoğun işlerinden dolayı bir de hangi cihaz hangi maliyetle ya da hangi teknoloji seçilmeli tek tek araştırmak için zaman harcayamıyorlar. Burada aslında işler bize ve sizin gibi BT sektörünü anlatan yayınlara düşüyor. Şirketlerin maliyetlerini düşürecek ve performans sunan ürün çözümlerinin bölgesel KOBİ toplantılarıyla duyurulması ve basında paylaşılması bilincin geliştirilmesinde büyük katkı sağlayacaktır “

Sektör dinamikleri önemli

Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu ise konuyla ilgili şunları söyledi: “Özellikle müşteri odaklı çalışan finans, sigorta ve telekom sektöründeki şirketler bu konuda daha girişken ve hızlı hareket ediyorlar. Buna biraz da şirketlerin faaliyette bulundukları sektörlerin kendi dinamikleri, rakipleri, çözüm ortakları ve çalıştıkları müşteriler etken olabiliyor “

 
ETİKETLER : Sayı:905