Dosya Doküman Yönetimi 21 OCAK 2013 / 08:24

Gelişen ihtiyaçlarla doğru formülü kurgulamak

Her ölçekte şirket için bir gereklilik halini alan doküman akışı yönetiminde, tüketici beklentilerinde de değişim kendini gösteriyor. Gelişen teknolojiler, farklılaşan ihtiyaçlar bu konuda farklı çözümleri de tüketicilerle buluşturuyor. Docuart yetkililerinin dikkat çektiği gibi, verilerin bir şekilde depolanma ve etkin yönetilme ihtiyacı hep var. Günümüzde doküman akışlarında yaşanan artışın başlıca sebepleri; şirket ve kurumların birbirleriyle yazışma sayıları ve vatandaşların bilgi taleplerindeki artış ve bu da, belli bir noktadan sonra idaresi güç ve karmaşık bir hale geldiği için, tüketiciler de bünyelerine uygun, hızlı, güvenilir, ekonomik çözümler arıyor. GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur’a göre ise, özellikle büyük ölçekli şirketlerin tüm iş süreçlerinde kullanılan fiziksel ve sayısal belgelerinin doküman yönetim sistemleri üzerinde arşivlenmesi süreciyle başlayan ‘kağıtsız ofis’ kavramı ile farklı sistemler ile yapılan bütünleştirmelerle uçtan uca çözüm olarak kullanılabilecek projeler yapılmaya başlandı. Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Teknik Satış Danışmanı Levent Engin’in işaret ettiği gibi, tüketicilerin kendi iş yapış şekillerine göre farklı talepleri var, fakat temel ihtiyaç elle yürütülen süreçlerin elektronik ortama alınması. Engin, mobil cihazların ve mobil uygulamaların yaygınlaşmasının, bu alanda yeni bir açılım sağladığını da hatırlattı.



Kod-A Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk ise şunları söyledi:
“Kamu kurumları ve şirketler yaptıkları projelerle kendilerini bir adım daha ileri taşıyacak, projeleri hayata geçirmek için doğru ve hızlı çözüm arayışı içinde. Bu projelerin başında ise, arşivlerinde bulunan dokümanların sayısal ortama aktarılması var. Tüm projelerin temelini sayısal arşiv projesi oluşturuyor.” Ceyoniq Satış ve Dağıtım Kanalları Müdürü Ali Asker Çevik, “Teknolojinin sayısız avantajının yanı sıra, bir dokümanın kurum içerisindeki döngüsünün doğru zamanda ve doğru yerde bulunması ve çok kısa bir zaman dilimi içinde ilişkilendirilmiş kullanıcılar tarafından iş süreçlerine dahil edilmesi ve bu sayede iş/zaman yönetimi en verimli seviyede tutulabilmekte” dedi.

Doküman yönetiminde ‘bulut’ etkisi
Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu; doküman yönetimine bulut bilişim açısından bakarak, “Bulut bilişim ihtiyaç duyulan verilerin kurumların lokasyonlarındaki bilgisayarda değil, uzaktaki diğer bilgisayarlarda tutulması yöntemi. Böyle bir durumda oluşturulan verilere dünyanın herhangi bir noktasından erişim sağlanabileceği gibi, kurumlar sadece ihtiyaçları olan çözümleri edinebilirler. Böylece kurumlar, doküman yönetim sistemine kendi bünyelerinde sahip olmak yerine, sadece ihtiyaçları olan modüllerin ve veri saklama alanının maliyetlerine katlanarak, yönetim ve bakım masraflarını azaltmış olacaklar” dedi. Sigma Genel Müdürü Sırma Sevand Ataç da, “Bulut bilişim; doküman yönetim alanının önünü çok açacak” yorumunu yaptı ve “Şirketler bu sayede peşin yatırım maliyetleri yerine, aylık kira bedelleri karşılığında doküman yönetimi altyapılarına sahip olabilecekler. Donanım ve yazılım lisans maliyeti, bu altyapının bakım ve işletim maliyeti ve hatta dokümanların kurum bünyesinde arşivlenmesine ilişkin maliyetlerden kurtulmuş oluyorlar” dedi. Ataç, şu hatırlatmayı da yaptı:
“Doküman yönetiminde bulut bilişimin dezavantajı kullanım için mutlaka internet bağlantınız olması. İnternet erişiminiz kesintiye uğrarsa dokümanlarınıza erişemiyorsunuz. Benzer sıkıntılar düşük bağlantı hızlarında da yaşanıyor. Ancak bu sorunların orta vadede aşılacağına inanıyorum. Ondan sonrasında da artık bulut bilişim üzerinden doküman yönetimi tüm kurumlar için çok cazip bir seçenek haline gelecek.”

Lidya Grup Grafik Sanatlar Satış Direktörü Adem Öz de şu detayları paylaştı:
“Kurumsal süreklilik, bugün farklı amaçlarla ürettiğimiz dokümanı etkin yönetmekle mümkün. Doküman yönetimi baskı makinelerin seçiminden, kullanım maliyetinin doğru hesaplanmasına, hatta sayısal arşivlemeye kadar giden ve konusunun uzmanı kişilerce planlanması gereken çok yönlü bir süreç. Bugün sadece makineye yatırım yapmakla işin bitmediğini bilen bilgili bir kullanıcı profili gelişiyor. Ofisinizin dışındayken dahi planlaması yapılan işler baskıya dönüştürülerek zaman yönetimi etkin hale getirilir. Kaliteli üretim yapan ve iş sürekliliği sağlayan ileri teknolojiler kullanıcılar tarafından büyük ilgi görüyor.’

Elektronik ortamda ‘profesyonel’ saklama mantığı
Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci’ye göre, günümüzde hala devlet tarafındaki birkaç süreç dışında, diğer tüm işlemler kağıt ortamında ve fiziksel başvurular ile sürdürülmekte. Müjdeci’ye göre, süreçlerin elektronik ortama taşınmasındaki ana engel karşısında, mevzuatların yeni teknolojik gelişmelere paralel güncellenmesi ve tıkanıklığın aşılması gerek. Yeni mevzuatlarla Müjdeci, elektronik formların ve imzanın hayatımıza girmesi ile süreçlerin daha hızlı yapılarak ekonomik avantajlar sağlanacağını hatırlattı. Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş ise, doküman yönetimi başlığında şu eleştiriyi yaptı:
“Pek çok şirkette kurumsal bilgiye ulaşma biçimi ve bunu sağlayan saklama ve yönetme şekillerinde hala net bilinç yerleşmiş değil. Elektronik ortamda saklamak çözüm olarak görülüyor.

Oysa bu aslında kağıt ortamında saklamaktan daha zor yönetilebilen ve daha fazla karmaşa yaratabilecek bir ortam. Bilgi, belge ve süreç yönetimi çözümleri bu konuda hem teknolojik hem de yöntem olarak yardımcı olacak ve yol gösterecek niteliklere sahip olarak çok yardımcı olabiliyor.”
“Tüketicinin birincil beklentisi düşük maliyette baskılar” diyen Epson Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle’ye göre ise, tüketici toplam sahip olma maliyetini, yani yazıcıyı satın aldığı fiyatla birlikte daha da önemlisi yazıcıyı kullanırken sarfiyata ne ödediğini göz önüne alıyor. “Kurumsal kullanıcı baskı hızına da önem veriyor” diyen Gürle, “Tüm bu özellikleri bir arada toplayan yazıcılar günümüzde mevcut. Ancak bazı tüketiciler halen, tüketim maliyeti ucuz düşüncesiyle markaları değiştirip tank üniteleri takmış bayilerin çözümlerini deniyorlar. Başlangıçta ucuz gibi görünen bu çözüm, zamanla sorun çıkarıyor. Cihaza müdahale edildiği için ürün marka garantisi dışında kalıyor. Tüketicilerin beklentisi; bu tank sistemini bir markanın doğrudan yazıcıyla bütünleşik şekilde sunması” yorumunu eklemeden geçmedi.

IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Satış Uzmanı Gökçe Baysal, kurumların eline gün içerisinde değişik kaynaklardan birçok doküman ulaştığına işaret etti ve ekledi: “Burada önemli olan gelen dokümanlardan kurum için kritik süreçlerde etken olanları belirlemek ve iş süreçlerine bir an önce dahil etmek.” Baysal şu detayları paylaştı: “Özellikle büyük ölçekli kurumlar için birçok süreçte doküman akışını yönetirken, beraberinde oluşan içeriğin de yönetilmesi, bütünleştirilmesi ve anlık olarak analizlerin yapılması gereksinimi var. Bu tip ihtiyaçlar, birçok uygulamanın bütünleştirilmesi ile mümkün olabilir.”

Iron Mountain Özel Projeler Yöneticisi Seval Tokay’ın uyarısı ise elektronik arşiv yerine elektronik belge çöplüğüne ulaşılmasını engelleme gerekliliği. Şirketlerin kendilerine uygun yazılım, sunucu, yedekleme ünitesi yatırımları konusunda kafalarının karışık olduğunu ifade eden Tokay, “Yerel çözüm arayışları nedeniyle birden fazla yazılım yatırımı yapmak zorunda kalıyorlar ya da yapıları için gerekmeyecek özelliklerde büyük yazılımlara yatırımlar yaparak, bu yazılımın sadece bir kısmını kullanıyorlar. Küçük ölçekli şirketlerde bulut bilişimin faydalı olacağı görüşündeyim, ancak burada da bilgi güvenliğinin sorgulanması gerekiyor” dedi. Navigator Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı da bütünleşik yapının önemine şöyle vurgu yaptı:
“Şirketlerin operasyonel süreçlerini yürütmesi için ihtiyaçlarına yönelik farklı çözümler sunulmakta. Fakat genellikle şirketler, kullandıkları sistem ya da çözümlerin birbirinden bağımsız olmasını talep etmiyorlar. Bu sebeple bilgi ve doküman yönetim sisteminin de kurumun kullandığı diğer sistemlerle bütünleşik çalışması, iş süreçlerinde sürekliliğin sağlanmasının önemli bir unsur.”

GÜVENLİ VE KOLAY ULAŞILABİLİR YAPILAR

Şirketler için doküman akışı ve etkin biçimde yönetilmesinde hız, performans, verimlilik ve kalite gibi kavramlar önem kazanırken, Canon Eurasia Görüntüleme ve Ofis Sistemleri DIMS Ürün Uzmanı İsmet Özdemir’in dikkat çektiği gibi, belge ve bilgilerin kurumlar için en kıymetli kavramlardan biri olduğu düşünüldüğünde, belgenin güvenli ve kolay ulaşılabilir şekilde saklanması en temel ihtiyaç. Türkiye’de de kâğıtsız ofisleri hedefleyen şirketlerin doküman yönetim sistemine yönelik yatırımlar yaptığına işaret eden Özdemir, doküman yönetim sistemine geçiş ve uygulama süreçlerinde kâğıt üzerindeki bilgilerin ağ üzerinden sayısallaştırılması çözümlerine ilave olarak, Wi-Fi teknolojisi ile pazardaki ihtiyaçlara teknolojik çözümler sunulmaya devam edildiğini de kaydetti.

ÖNCELİK ÇALIŞANI BİLGİLENDİRMEK

“İçerik yönetimi, bütünleşik bir iş felsefesi ve bir zorunluluk” diyen Mind2Biz Genel Müdürü Hakan Kıran’a göre, zorunluluğu belirleyen de içinde bulunulan endüstri ve bu endüstrinin koyduğu kurallar, kurumun kendine özgü yaşam biçimi ve yönetim anlayışı, bilginin doğrudan kullanıldığı ürün ve hizmetler sunan kurumlar ve benzeri faktörler olarak sıralanabilir. Kıran, şöyle devam etti:
“İçeriğin yönetimini sağlayan bir sistemin olmadığı durumda, kurum süreçlerinin genelinde verimsizlik ortaya çıkar. Küçük ve orta ölçekli kurumlarda içerik yönetimi uygulamak büyük kurumlardan farklı olarak ele alınır. İçerik yönetim uygulamasına geçmeden önce kurumun bu kararı hangi nedenlerle aldığı belirli olmalı ve doğrulanmalı. Çalışanlar anlamadıkları sistemlere önyargılıdır. Bu yüzden proje öncesinde değişimi sağlayan sistemin ne olduğunu, neden gerektiğini, kendilerini nasıl etkileyeceğini zamanla içlerine sindirmeleri sağlanmalı.”



AYRI SİSTEMLERİ BİRARADA YÖNETMEK

Günümüzde doküman yönetiminin artık şirketlerin en kritik ihtiyaçlarının başında geldiğine dikkat çeken Adobe Türkiye Dijital Medya Çözüm Danışmanı Barış Özcan’a göre, şirketlerin bilgi ve doküman yönetim sistemlerinden beklentileri değişiyor. Buna göre, kapasite artışları ve çokluortam dosyalarına dönüşümün hızlanması, ayrı sistemleri bir arada yönetebilecek, tek noktadan sorgulama ve erişim sağlayacak melez yapılara gereksinimi çoğaltıyor. Özcan, şu detayları paylaştı:
“Gelişen mobilite özellikleri ve e-imza destekli sistemlere uyum da diğer bir önemli kriter. Güvenlik de her zaman öncelikli beklentiler arasında. Doküman yönetimi sistemleri son derece güvenli ve kullanımı kolay olmalıdır. Performans da önemli. Bunun için kullanılan cihazlar ve yazılımlar yapı ve özellik olarak hızlı, kullanıcı dostu ve en güncel teknolojiye sahip olmalı.”


İŞ SÜREÇLERİNE TAM UYUM

Nicelik ve nitelik açısından değişiklik gösterseler de, dokümanların işletmelerin iş süreçleri içindeki en temel unsur olduğuna işaret eden Hobim Bilgi Sistemleri Grup Müdürü Mehmet Emin Günsür’e göre, doğrudan üretilen elektronik dokümanlar ile fiziki dokümanların elektronik ortama aktarılması ve etkin şekilde iş süreçleri içinde gerçek zamanlı ve etkileşimli kullanımının sağlanması, işletmelerin daha çevik hareket etmelerinde önemli. İşletmelerin bu konudaki beklentilerinin, ‘farklı formatta birçok doküman içeren mevcut yapılarının hızlı, etkin ve güvenilir şekilde doküman yönetimi içeren elektronik iş süreçlerine uyumlu hale getirilmesi’ olduğuna işaret eden Günsür, doküman ve iş akışı yönetimi kapsamında piyasada birçok ürün bulunmakla birlikte, hızlı şekilde işletmeye uygun biçimlendirilebilecek olan ürünlerin bu konuda öne çıkabildiğini hatırlattı. “Ürünlerin, mobil cihazlar dahil, çok çeşitli kanallardan merkezi yapıya erişim ve etkin kullanım sağlar nitelikte olması da ayrıca önemli” hatırlatmasını yapan Günsür’e göre, bulut bilişim kapsamında doküman yönetim sistemi bazlı hizmet kanalları henüz yaygın olmasa da düşük maliyetli sunulabilecek hizmet kanalı olarak işletmelerin ilgisini yakın dönemde çekebilecek.
ETİKETLER : Sayı:905