Dosya Doküman Yönetimi 21 OCAK 2013 / 08:34

Türkiye’de farkındalıkla birlikte piyasa hızla büyüyor

Dünyada yaşanan ekonomik durgunluk nedeniyle doküman yönetimine harcanan paralar azalırken, yönetim çözümlerinin oluşturduğu tasarruf fırsatları görmezden geliniyor. Çözümlerin kullanılmasıyla basılan sayfa sayısında düşüş görülüyor, dolayısıyla hem ekonomik hem de çevresel tasarruf görülüyor.
Son yıllarda büyüme eğilimini sürdüren Türkiye’de ise doküman yönetimine ihtiyaç gün geçtikçe artıyor. Zira iş hacmi büyüdükçe yönetilmesi gereken evrak sayısı da paralellik gösteriyor. Adobe Türkiye Dijital Medya Çözüm Danışmanı Barış Özcan’a göre, etkin bir doküman yönetimi kurumlarda; müşteri memnuniyeti, verimlilik, etkinlik, kurumsallık, standartlaşma, kalite, maliyet, motivasyon, hız, performans, otomasyon ve koordinasyon gibi yaşamsal önemde göstergeleri iyileştiriyor. 2013 yılında da doküman yönetimi sistemi yatırımlarının BT yatırım planlarında ön planlarda yer alacağını öngördüklerini dile getiren Özcan, “Rekabet sürekli artıyor, kurumlar süreçlerini hep daha da hızlandırmak ve verimli kılmak zorunda. O yüzden pazarda belli bir doygunluk noktası oluşmayacağını düşünüyoruz. Yazılımlar ve donanımlar her geçen gün gelişirken ve zenginleşirken, bu alanda daha alınabilecek çok yol olduğunu öngörüyoruz” dedi.

Son beş yılda Türkiye’de farkındalık arttı
Doküman yönetimine önem veren sektörleri sıralayan Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci, “Doküman yönetimi konusunda, finans ve telekom sektöründeki büyük ölçekli şirketler dışında çok önem verildiğini söylemek oldukça güçtür. Bu nedenle diğer sektörlerdeki şirketler de bu teknolojilere bir an önce yatırım yaparak kurumlarındaki verimliliği maksimize edebilecektir” ifadelerini kullandı. Türkiye’de doküman yönetimine olan ihtiyaç konusundaki farkındalığın son 5 yıl içerisinde arttığına işaret eden Ceyoniq Satış ve Dağıtım Kanalları Müdürü Ali Asker Çevik, “Türkiye olarak farkındalığın son 5 yıla yaydığımızda, var olduğunu, KOBİlerde işin başında olmamıza rağmen büyük ölçekli şirketlerin aksine sağladığı faydaların farkında olduklarını ve işin başında olmaktan ziyade yola koyulduklarını düşünüyorum” şeklinde konuştu.
Dünyadaki endüstrilerde doküman yönetimi çözümleriyle ülkemizi karşılaştıran Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Teknik Satış Danışmanı Levent Engin, “Dünyadaki şirketlerin yaklaşık yüzde 40’ı çözüm uyarlandıktan sonra kâğıt kullanımında azalma sağlayabiliyor.

Türkiye’de ise ağırlıklı olarak finans endüstrisinde faaliyet gösteren şirketler bugüne kadar çeşitli çözümler uyarlamışlar. Ancak gerek iş ihtiyaçları, gerek ise yönetmelik nedeni ile halen kâğıt kullanımı artmaya devam etmektedir. Bu da bugüne kadar doküman yönetimi için uyarlanan sistemlerin yeterli olmadığını ve daha çok yol alınmasını gerektiğinin bir göstergesidir” açıklamasında bulundu. Son yıl içerisinde özellikle üretim sektörünün doküman yönetimine ilgisi olduğunu belirten Engin, bu sektördeki yoğun ve uluslararası rekabetin talepte etkili olduğunu sözlerine ekledi.
Türkiye’de yeterince doküman yönetimi çözümü sunulduğunu ifade ederek sözlerine başlayan Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş, “Ayrı uygulamaların çözüm oluşturmasının yanı sıra artık farklı uygulamalar içerisine bütünleşen olan çözümler yaygınlaşıyor. Yani aslında siz dokümanların yönetilme fonksiyonlarına farklı uygulamaların parçası olarak ihtiyaç duyduğunuzda da arka planda çalışan profesyonel çözümleri yerleştirmeniz gerekiyor” dedi. Göğüş’e göre, paket olarak sunulan çözümlerin yanı sıra bütünleştirme olanakları ile servis olarak oluşturulan çözüm parçalarının da birlikte çalışması gerekiyor.

Uygulamalar ve yatırım konusunda işin başındayız
Türkiye’nin dünyada en fazla baskı alan ülkelerin başında geldiğini dile getiren Epson Müşteri Hizmetleri Müdürü Ahmet Gürle sözlerine şu şekilde devam etti:
“Son yıllarda doküman yönetimine ülkemizdeki kullanıcılar da en az dünyadaki diğer ülkelerdeki kullanıcılar kadar çok önem vermeye başladılar. Bakış açısı değişmiş olmakla birlikte, uygulamalar ve yatırım konusunda halen işin başında sayılırız. Özellikle 2008 yılındaki küresel krizin ardından şirketlerin her tür maliyetleri arttı. KOBİ olsun, çok daha büyük ölçekli şirketler olsun her konuda daha organize çalışıp maliyetleri düşürmek zorunluluğu oluştu.” Gürle’ye göre, doküman yönetiminin temelinde ihtiyaçlarınıza uygun bir doküman tarayıcı edinmek yatıyor.

Pazar dış pazarlar kadar büyümüyor
Türkiye’de doküman yönetimi konusuna önem verme açısından işletmelerde son yıllarda ivmelenen bir yaklaşım olduğunu görülebildiğini dile getiren Hobim Bilgi Sistemleri Grup Müdürü Mehmet Emin Günsür, “Ancak pazarın dış pazarlar ölçüsünde büyüme eğilimi içinde olduğunu söylemek zor. 2013 yılının bu konuda yerel pazarın daha da gelişeceği bir yıl olacağı öngörülebilir. Kamu sektöründe de e-devlet yaklaşımı kapsamında ciddi bir dönüşüm isteği bulunuyor” şeklinde görüş bildirdi.

“Türkiye’de yönetim kısmında zaaflar var”
Türkiye’de doküman yönetiminin yönetim kısmında zaaflarımız olduğunu söyleyen Iron Mountain Özel Projeler Yöneticisi Seval Tokay, “Kurumsal yapıya sahip ve kapsamlı doküman yönetim sistemi yazılımı olan şirketlerde altyapı biraz daha sağlıklı ancak daha küçük şirketlerde sadece sayısal arşivleme kavramı var. Birçok kurumda doğru altyapı kurulmaması ve metadata yetersizliği nedeniyle fiziksel belgesi gerektiğinde ulaşılamayan, ilişkilendirme, indeksleme ve uyarlamaları yetersiz elektronik dokümanlar yığını oluşuyor. Elektronik doküman üretme konusunda çok başarılı olan kurumlar, bu dokümanların fiziksel belgelerine de hala ulaşılması gerektiğini unutmaktalar” dedi. Tokay’a göre, elektronik doküman, iş akışları ve arşiv arasında gerekli ilişkilendirilmelerin yapılması konusunda katedilmesi gereken çok yol var.
Doküman ve içerik yönetimi sistemleri, kullanıcıların talepleri doğrultusunda daha çok platform; bağımsız ve web tabanlı çözümler olarak sunulduğunu dile getiren Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, “Mobil kullanıcılar için özellikle kolaylık sağlayan web tabanlı çözümler, kurumların iş sürekliliği açısından öne çıkmış durumda. Bu konudaki güncel ve en önemli eğilim tabii ki bulut bilişim çözümleri” açıklamalarında bulundu.

Sektör yüzde 10 büyüdü
Türkiye gibi gelişmekte olan ülkelerin ciddi bir potansiyel barındırdığına işaret eden Lidya Grup Grafik Sanatlar Satış Direktörü Adem Öz’ün verdiği bilgilere göre, 2012 yılında 2011 yılına göre sayısal baskı teknolojileri pazarında yüzde 10’luk bir artış gözlendi. Bu doğrultuda 2013 yılında da hem sayısal pazarın büyümesini hem de mevcut yatırımlardaki iş hacimlerinin artmasını öngördüklerini belirten Öz, “Ayrıca 2013 yılında sayısal baskının, matbaa sektörüne belirli esneklikler kazandırarak daha hızlı bir büyüme eğilimiyle genel baskı pazarı içinde yüzde 25-30’luk bir paya çıkacağını öngörüyoruz” dedi.

Türkiye geçiş aşamasında

Dünyadaki gelişmiş ülke pazarlarının doküman yönetimi konusunda doygunluğa ulaştığınıdan bahseden GGSoft Profesyonel Hizmet Yöneticisi Seval Okur, “Doygunluğa ulaşan bu ülkelerde artık şirketler yeni nesil, kolay ve esnek çözümler ile eskilerinin değiştirmeye başladı. Ülkemizde ise doküman yönetim sistemleri büyük ölçekli şirketlerin yatırım yaptığı KOBİ’lerin ise maliyetlerden dolayı geride durduğu yavaş ilerleyen bir geçiş aşamasında. Türkiye de doküman yönetim sistemleri son dönemde önemsenmeye başlandı fakat Türkiye bu anlamda işin çok başında sayılır” dedi.
Okur’a göre, doküman yönetimi bulunan birçok büyük şirket bütünsel bakış açıları ile uçtan uca iş süreçlerini adresleyen çözümleri konumlandırırken, şirketlerin çoğu ise hala bu yazılımları yalnızca arşivleme çözümü olarak kullanıyor. Bu nedenle de doküman bazlı iş akışları ve doküman yönetimi özelliklerinin dünya ülkelerine ulaşabilmesi için daha da yaygınlaşması gerekiyor.

Türkiye’de doküman yönetiminin tam ortasındayız

Dünya pazarında doküman yönetimi, bilgi yönetimi, içerik yönetimi, sayısal arşiv kavramlarının uzun süredir gündemde olduğuna işaret eden Kod-A Kurumsal Operasyon Yöneticisi Ayşegül Öztürk, “Dünyada arşivin sayısallaştırılması ve gündelik olarak üretilen dokümanların yönetimi ile ilgili projeler gerçekleştirilirken, Türkiye’de de, birçok alanda, doküman yönetimi ve sayısal arşiv projeleri hızla gerçekleştiriliyor” dedi. Öztürk’e göre, ülkemizde, şirketler ve kamu kurumları içinde bulunduğumuz çağın gerekliliği ve teknlojinin hızla ilerlemesiyle, sayısal arşiv projelerine ve doküman yönetimine daha fazla önem veriyor ve yatırımlarında bunun için daha fazla bütçe ayırıyorlar. Özetle, ülkemizde fazlasıyla önemsenen bu işin başında değil, aslında tam ortasındayız.

E-imzaya geçiş süreci hız kazanacak

Doküman yönetimi alanındaki gelişimin öncelikle dokümanların kişisel ortamlardan çıkartılıp kurumsal bir ortama taşınması ile başladığa dikkat çeken Sigma Genel Müdürü Sırma Sevand Ataç, “Ardından internet teknolojisinin gelişimi ile dağıtık ortamların doküman yönetiminin tek bir merkezi noktadan yönetilebilmesi geldi. Mobil teknolojilerdeki gelişim doküman erişim ve kazandırım süreçlerinin her an her yerden yapılabilmesine imkân tanıdı. İşin bir diğer boyutu ise iş süreçlerindeki doküman kontrollerinin otomatik yapılması, kullanıcıların bu konuda herhangi bir ek efor harcamaması. Tüm bunların çizdiği vizyon ise ‘kağıtsız ofis’ kavramı” dedi. Ataç’a göre, bundan sonra elektronik imzaya geçiş süreci de giderek hız kazanacak.

Kritik süreçlerde doküman yönetimi önem kazandı

Dünya piyasasında doküman yönetiminde doygunluğa ulaşıldığını dile getiren IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Satış Uzmanı Gökçe Baysal, “Öyle ki, artık ellerindeki dokümanların yaşam döngülerini tanımlama ve yaşam döngüsü tamamlanmış dokümanların silinmesine yönelik projeler konuşulmaya başlandı” dedi. Türkiye pazarına da değinen Baysal sözlerini şu şekilde tamamladı:
“Türkiye’de ise özellikle büyük ölçekli şirketlerin kritik süreçlerindeki dokümanların yönetilmesine önem verdiğini düşünüyorum. Bu gibi kurumlarda artık içerik yönetimi ve vaka yönetimi gibi konuları konuşmaya başlıyoruz. Ancak KOBİ ve kamu kurumlarına baktığımızda bir doygunluğa ulaşıldığını söylemek henüz çok zor.”

Daha büyük yatırımlar bekleniyor

Artan rekabet ortamında, müşteri memnuniyetinin bilincinde olan şirketler uzun süredir doküman yönetimine büyük yatırımlar yaptığını belirten Navigator Genel Müdürü Cenk Taner Bıçakçı, “Enformasyonun öneminin arttığı bugünlerde güncel/doğru bilgi ve dokümana kolay erişilmesi, iş sürecine dahil edilmesi ve diğer süreç sahipleri ile anlık bilgi/doküman paylaşımı rakiplerinizden her zaman bir adım önde yer almaya yardımcı oluyor. Bu sebeple önümüzdeki dönemlerde de şirketlerin artan talepleri ile bu alana daha da büyük yatırımlar yapacaklarını öngörüyoruz” şeklinde konuştu.
ETİKETLER : Sayı:905