Dosya 09 MAYIS 2010 / 18:00

Baskı ortamlarında da verimlilik sağlayın

Kurumsal baskı sistem ve çözümleri, birçok kişinin aynı anda faydalanabileceği, kurumun farklı ihtiyaçlarına en etkili şekilde cevap verebilecek yüksek baskı kapasiteli donanım ürünlerine ek olarak yazılım, servis ve finansal çözümlerden oluşmaktadır.
Kurumsal baskı çözümlerinde en önemli hususun, ihtiyaçları doğru belirleyip, verimliği artırırken maliyetleri düşürmek olduğunun altını çizen Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatörü Türkay Terzigil, “Kurumların baskı ihtiyaçları faaliyet alanlarına göre farklılık gösterebilmektedir. Ayrıca kurum içindeki departmanların da yaptıkları işlerin farklılığından dolayı değişik gereksinimleri bulunabilmektedir. Doğru baskı sistem ve çözümlerinin seçimi ve kullanımı kurumlara önemli avantaj yaratır” dedi.
Teknolojiyle birlikte sürekli yenilenen ve gelişen kurumsal baskı sistemleri, kurumlar için vazgeçilmez bir duruma gelmiştir. Bu ürünler, ofislerdeki teknoloji kullanımına yön verir durumdadır. Bilgi miktarıyla doğru orantılı olarak baskı sayısı ve maliyetleri de artarken, kurumsal baskı sistemleri bu maliyetleri azaltmakta ve verimliliği artırmaktadır. Birçok işin tek bir ürünle gerçekleştirilmesine olanak sunan kurumsal baskı sistemleri; kullanıcılara yerlerinden kalkmadan bilgisayarlarından faks çekmek, gelen faksları e-posta kutularına yönlendirmek, ağ üzerine bilgisayarlarına taramak gibi kolaylıklar sunmaktadır. Bunun yanı sıra bu cihazların yönetimi BT departmanları için oldukça iş yoğun bir süreç olabilmektedir, fakat konsolide edilmiş optimize kurumsal baskı ve görüntüleme çözümleri ve bunların yönetimi için kurumlara sağlanan uzaktan yönetim ve denetleme yazılımları BT departmanının işlerini kolaylaştırmakta ve verimliliklerini artırmaktadır. Xerox Global Hizmetler Pazarlama Müdürü Banu Başaran’ın verdiği bilgilere göre, şirketler, kurumsal baskı ve görüntüleme teknolojilerinin sağladığı verimlilik avantajlarından yararlanmak istiyorsa, öncelikle ofis altyapılarını, ofis donanımlarını ve yazılımlarını optimize etmeliler. Bunun için de, tek fonksiyonlu birden fazla ürünün kullanımı yerine, çok fonksiyonlu olarak nitelendirilen yazıcı, fotokopi, faks, tarayıcı fonksiyonlarına sahip cihazlar tercih edilebilir. Böylece birçok çalışanın aynı anda kullanabileceği çok fonksiyonlu ürünler, hem verimliliği artırır hem de maliyetlerin daha kolay kontrol edilmesini sağlar.
Bicom Bilişim Türkiye Kanal Müdürü Serdar Yücel de bu konudaki görüşlerini şöyle açıkladı:
“Gelişen teknolojilere paralel olarak tarama, baskı gibi özellikleri birarada bulunduran sistemler son dönemlerde yaygın olarak kullanılmakta ancak, yoğunluk, görüntü kalitesi ve benzeri bazı özel ihtiyaçlar gündeme geldiğinde kurumlar, gerçek beklentilerini karşılayabilecek çözümlerin tam olarak farkındalığına ulaşmış değil. Verimlilik yönünden bakıldığında özellikle maliyetler açısından ağ kullanımına açık sistemlerin avantaj sağladığını söyleyebiliriz. Ancak yine de en doğru verimlilik analizinin fiyat performans yaklaşımından beslendiğini düşünüyoruz. Örneğin tarayıcılarda son zamanlarda dağıtık yapıdaki düşük hacimli sistemlerin kullanımı artıyor, çünkü bu tarz sistemler daha fazla verimlilik sağlarken aynı oranda fiyat avantajı yaratıyor.”
Günümüz iş dünyasında birimler arası ve dış iletişim ihtiyaçlarını karşılamak için yalnızca yüksek kaliteli ağ baskı çözümleri ve çok fonksiyonlu cihazların yeterli olmadığını belirten Samsung Electronics Türkiye IT Satış ve Pazarlama Müdürü Barış Kestep de şunları kaydetti:
“Şirket ve BT yöneticileri, özgün talepleri karşılayacak verimli çözümler istiyorlar. Bu çözümlerin aynı zamanda basılı dokümanların daha efektif olmasını sağlamayı, iletişimde herhangi bir sorun yaşamamayı istiyorlar ve özellikle de maliyetler konusunda çok sıkı takipteler. Pek çok şirket, doğru yönetilmeyen baskı ortamlarının parasal ve çevresel etkilerinin farkında. Yükselen baskı maliyetleri de plansız, parçalı satın alma yönteminden kaynaklanıyor. Maliyetlerin yükselmesindeki en önemli faktörler arasında, yazıcı ve kopyalama cihazlarının ve bunların sarf malzemelerinin şirketin demirbaşı olarak bünyede bulunması da var. Baskı ve basılı doküman yönetiminin olmaması, şirketlerin kimin ne zaman ne bastığını kontrol edememesi, hatta haberdar olmaması sonucunu doğuruyor. Bir başka sorun da, çok fonksiyonlu çevre birimlerine büyük yatırım yapan şirketlerin, bu cihazların doküman tarama ve yönetim gibi tüm özelliklerinin kullanmıyor ve kullanamıyor olmaları.”
Sayısal teknolojilerin kopyalama, baskı uygulama ve saklama seçenekleri açısından günümüzde vazgeçilmez hale geldiğini belirten Transteknik CEO’su Rıza Başoğlu da, “Bu teknolojilerin kullanılması kurumlara üretilen belgelerin kontrolünü, saklama ve erişebilme kolaylığını ve hız nedeniyle verimlilikte artışı sağlamaktadır. Bunun doğal bir sonucu olarak da artan iş hacmi ve teknolojiyi kullanma yoğunluğu maliyetlerini düşürmektedir. Teknolojiyi yakından takip ederek organizasyonlarını teknoloji ile uyumlu hale getiren işletmeler etkin kullanımla net faydayı görebilmekteler. Özellikle çok fonksiyonlu ve bütünleşik sistemler, cihazların adetlerinde bir düzenleme yaratması açısından yatırım maliyetlerini düşürmektedir” dedi.

Baskiortamlarinda_hpKurumlar gizlilik konusunda hassaslar

Kurumlardaki baskı ve görüntüleme ortamı oldukça karışık ve masraflı olabilmektedir. BT altyapısı daha karmaşık olan kuruluşların, maliyetleri belirlemek ve baskıları denetim altına almak konusunda zorlanabildiklerini belirten HP Türkiye Baskı ve Görüntüleme Grubu Ülke Müdürü Arzu İlhan Babaoğlu, şunları kaydetti:
“Yapılan araştırmalarda cirolarının yaklaşık yüzde 8’ini baskı maliyetlerine harcadıkları gözlemlenen kuruluşlar, altyapıyı etkinleştirmek, baskı ve görüntüleme ortamını yönetmek ve iş akışını düzenlemek konusunda özel çözümlere ihtiyaç duyuyorlar. Önemli dokümanlarda ihtiyaç duyulabilecek gizlilik konusunda da kurumlar hassaslar. Yeni nesil yazıcılarda geliştirmiş olduğumuz kartlı çözümler ile baskı alarak sızdırılan ya da yazıcıda unutulan önemli dokümanların istenmeyen kişilerin eline geçmesi önlenebiliyor. Bu teknoloji ile baskıların bir örneği yazıcının hafızasına kaydediliyor. Buna ek olarak yazıcıya yanlışlıkla gönderilen dokümanların basılması engelleniyor, kağıt israfı önleniyor. Ayrıca kullanıcılarda bulunan kart ile baskı alınabildiğinden hangi dokümanın hangi saatte kim tarafından kaç adet basıldığının bilgisi alınabiliyor. Bu şekilde önemli bilgilerin güvenliği de sağlanabiliyor. Özellikle bu çözüm devlet kurumlarında büyük oranda tercih ediliyor.”

Baskiortamlarinda_mitasanÇalışanların verimliliği artıyor

Günümüz ofis çevrelerinde iş akışının sürekliliğini sağlamak ve verimliliğini artırmak için kullanılan çok fonksiyonlu cihazlar, şirketlerin sadece yazıcı, tarayıcı, fotokopi ihtiyaçlarını görmekle kalmayıp, şirket çalışanlarının da daha verimli olarak çalışmasına olanak sağlamaktadır. Tüm bu işlemlerin tek bir cihaz üzerinden ve elektronik ortamda yapıldığından hem zamandan tasarruf edildiğini hem de bu yapılan işlemler için herhangi bir çıktı almak durumunda kalınmadığından doğanın korunduğunu belirten Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, şunları kaydetti:
“Yani ofis verimliliğini artırırken, aynı zamanda hem tasarruf ediyor, hem zamandan kazanıyor, hem de çevreyi korumaya yardımcı oluyor. Tüm bu avantajların farkındalığına gelirsek eskisine nazaran kurumlar bu konuda cihazların salt bir yazıcı, fotokopi veya sadece bir tarayıcı olmadığının yavaş yavaş bilincine varıyor. Fakat henüz tam olarak tüm avantajlarından yararlanıldığı kanısında değiliz.”
ETİKETLER : Sayı:770