Dosya 29 MART 2011 / 03:01

Bilgi ve doküman yönetimi gelecekte daha da etkin olacak

İçerik, belge ve doküman yönetimi alanında hem donanım hem yapı hem de bakış açısında değişimler yaşanması ve kurumların yatırımlarını artırması bekleniyor. Arşivist Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay’a göre doküman yönetim sisteminde kurumların 1-2 yıl içerisinde hızlı bir dönüşüm sağlaması sözkonusu. Birçok kurumun henüz doküman yönetim sistemlerine geçiş yapmadığını ve geçiş yapmayan kurumların kurum bünyesine uygun olan çözümleri tercih edeceğini düşündüklerini ifade eden Tokay, pazardaki gelişim süreci beklentileri ile ilgili olarak da şunları kaydetti:
“Şu ana kadar doküman yönetim sistemi kullanan ancak alınan sistemlerin yetenekleri nedeniyle yeterince verim alamayan büyük ölçekli kurumların sistemlerinin de 2-3 yıl gibi
bir süre içerisinde yeniden bir çözüm arayışına gideceğini düşünüyoruz. Bunun örnekleri yurtdışında çok fazla mevcut.”
Birikim Sistemleri Ar-Ge Müdürü Cenk Yurduseven de, bilgi yönetiminin çok farklı safhalardan oluşan bir süreç olduğunu belirterek “Bu süreci yönetmek için işletmeler farklı farklı teknolojik yatırımlar yaparlar. ERP, CRM, insan kaynakları yazılımları da bilgi yönetimi kavramı içindedir, veritabanı yazılımları da. Lokal ve internet ağ yapıları, bilgiyi sakladığınız donanımlar, mobil bilgi sistemleri yazılım ve donanımları hepsi gerek edinmede, gerek işlemede, gerek depolamada, gerekse yaygınlaştırmada bilgi yönetiminin birer parçasıdır. 2011 içerisinde özellikle kamu tarafında doküman yönetim sistemlerinin alımlarının artarak devam edeceğini söyleyebiliriz. Özellikle TSE 13298 standartlarının kamu tarafındaki alımları hızlandıracağını düşünmekteyiz. Özel sektörde kamudan daha fazla bir şekilde alımlarını devam ettirecek” değerlendirmesinde bulundu.

Donanımsal tarafta “Tak-çalıştır” tarayıcılar gündemde olacak, ağ tarayıcı talepleri artacak
Canon Doküman Tarayıcı Grubu Ürün Destek Uzmanı Sinan Karabacak’a göre de, önümüzdeki yıllarda bilgi ve doküman yönetimi ihtiyaçlarının artacağı ve daha fazla ilgi görecek. Fiziksel arşivlere erişebilmenin iş hayatında yaşatacağı zaman kaybına son vermek isteyen kurumların bu geçişi hızla tamamlamaya çalışacaklarını belirten Karabacak,
doküman yönetimi çözümleri konusundaki son gelişmeleri ise şöyle özetledi:
“Dokümanlar her zaman arşiv odalarında ya da merkezi ofislerde olmayabiliyor, sahada yapılan müşteri ziyaretlerinde yada toplantılarda ıslak imzalı dokümanların hızlı bir şekilde DYS sistemine aktarılıp sürecin başlatılmasında saatler yada dakikalar çok önemli olabiliyor. Bu noktada tak-çalıştır mobil tarayıcılar yardıma koşuyor. Dizüstü bilgisayardan daha küçük boyutları, sürücü kurulumu ve elektrik prizi ihtiyacı olmayan bu cihazlar bilgi ve doküman yönetimi konusunda vazgeçilmez olmaya aday yeni bir teknolojidir.  Buna ek olarak ağ tarayıcı taleplerinde büyük bir artış gözlemlemekteyiz. Kişisel kullanıma hitap eden tarayıcılar yerine departmanlarda birçok kişinin kullanımına açık, PC bağımsız tek bir cihaz maliyet ve kullanım kolaylığı sağlamaktadır. Bağımsız araştırma şirketlerinin küresel araştırma sonuçlarına göre 2010-2015 yılları arasında en yüksek artış bu tip cihazlarda olacak.”

Atakan_Karamanİletişim e-postadan doküman yönetimi sistemlerine kayacak

Elektronik ortamdaki hayatın iş yapma usullerini her geçen gün daha fazla kendi içine aldığını belirten Anadolu Bilişim Hizmetleri Ürün Geliştirme ve İş Sistemleri Müdürü Atakan Karaman, gelinen noktada e-belgelerin hayatımızın ayrılmaz bir parçası olmasının kaçınılmaz olduğunu vurguladı. Bu anlamda doküman yönetiminin herkesi etkileyeceğini belirten Karaman, “Kişilerin her gün aldıkları e-postalar, internetten yaptıkları alışverişleri de düşündüğümüzde artık iletişimin e-postadan çıkıp kişisel doküman yönetimi sistemlerine kayması beklenmelidir. Devlet ile yapılan tüm yazışmalar, oradan gelen giden evraklar, tapu kayıtları, alım satım işlemleri, noterlik işlemleri ve oluşan evrakların tamamı elektronik ortamda olacağından kişisel doküman yönetimi sistemleri çok yakında hayatımızın bir parçası haline gelecektir” değerlendirmesinde bulundu.

Temel_TokgozKurumsal hafıza oluşturulması stratejisi ile ilerlemek gerekiyor

Kurumların en değerli varlığı olan bilginin etkin şekilde korunması, işlenmesi ve muhafaza edilmesi gerektiğini belirten Turkcell Global Bilgi İç Denetim ve Bilgi Güvenliği Müdürü Temel Tokgöz, bilginin kişi tekelinden çıkarılıp kurumsal hafızaya kazandırılmasının büyük önem taşıdığını belirtti. Bu nedenle, bilgiyi kişilerin zihninden ve tekelinden çıkarıp kurumsal hafızaya kazandırmak kurumların temel stratejilerinden biri olması gerektiğini belirten Turkcell Global Bilgi İç Denetim ve Bilgi Güvenliği Müdürü Temel Tokgöz, şöyle konuştu: “Bunun yanında, kurumlarda hızla artan doküman sayısı nedeniyle istenilen bilgi ve dokümana kısa sürede ulaşabilmek, bunları kolayca ve güvenli olarak saklayabilmek ve aynı doküman veya bilgiye birden fazla tarafın işlem yapabilmesi için, etkin ve verimli bir bilgi ve doküman sistemine sahip olmak, artık kurumlar için bir zorunluluk haline gelmiştir. Günümüzde sadece büyük kurumlar hazır paket doküman yönetim sistemi uygulamaları kullanmaktadır. Ancak yakın gelecekte bu zorunluluktan dolayı küçük ve orta ölçekli kuruluşlar da hazır paket doküman yönetim sistemi uygulamaları kullanmaya başlayacaktır.”
ETİKETLER : Sayı:814