Dosya 29 MART 2011 / 02:56

Doğru bilgi ve doküman yönetim sistemi için doğru adımlar

Kurumların bilgi, doküman ve belgelerinin yönetimi için doğru sistemler kurabilmelerinde öncelikli düşünülmesi gereken noktalar bulunuyor. Bunlar başta doğru soruların kurum içinde sorulmasından ve gereksinimlerin tüm ayrıntıları ile belirlenmesinden geçiyor. IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen, bilgi ve belge yönetiminde, şirketlerin en çok dikkat etmesi gereken şeyin düzenleme olduğunun altını çizdi. Bir kullanıcı ile sözleşme yapıldığında, kanunların belli saklama sürelerini beraberinde getirdiğini belirten Kayadelen şöyle konuştu: “Günümüzde şirketler, genellikle müşteri hizmetleriyle ilişkili, müşterilerin kullandığı kredilerle ya da müşterinin onlardan satın aldığı hizmetlerle ilgili işlemlerde bu çözümleri konumlandırıyorlar. Şirketlerin, en kritik operasyonlarında, iş akışlarını konumlandırmaları ve elektronik evrakları dolaşıma açmaları, onlara uzun vadeli projeksiyon çıkarma açısından oldukça yararlı bir gelişim çizgisi sağlar. Kâğıt ortamı beraberinde hantallık ve (eğer elektronik arşive aktarmıyorsanız)  milyonlarca evrak arasında bir evrak aramakla sıkıntılarını ve ciddi bir mesaiyi getirir. Eğer halihazırda bir elektronik arşiv sistemi bulunuyorsa ki bu sadece sözleşmeleri imaj olarak sistemde tutmak değildir, verinin sayısallaştırılması gerekir veri madenciliği gibi işlemler oldukça basit şekilde yönetilebilir.”

Gelen ve giden belgeler düzenleme fonksiyonu sunuyor
Elektronik belgeler, şirket içinde üretilsin ya da dışarıdan gelsin, havada uçuşan bulutlar gibidir. Belgeler devamlı sirkülasyon halinde bir kişiden diğerine gider ve ilgilisini bulana kadar şirket içinde dolaşırlar. Eğer sahibi bulunamazsa bu belge bir kişinin posta kutusunda kalır. Bunun önemli olduğunu fark eden şirketler, elektronik belge ve doküman yönetimi sistemlerini kurgularken sorumlulukları ve yetkileri de çok iyi belirler.
Bu tarz yazılımlar şirketin tam ortasında yer alması, aynı bir kalbin gelen ve giden kanı yönettiği gibi, gelen ve giden belgeleri düzenleyen bir fonksiyon sağlaması gerekmektedir. Özellikle düzenlenmiş ve doğru çalışan bir yapıda işgücü, zaman ve kırtasiye tasarrufu, bu alana yapılan yatırımın altı ay gibi kısa bir sürede geri dönüşümüne olanak sağlamaktadır.

Sağlıklı belge yönetimi için önemli noktalar belli

Microsoft Türkiye Bilgi Çalışanı Çözümleri Yöneticisi Onur Görür’e göre sağlıklı bir belge yönetim sistemi için soruların yoğunlaşması gereken noktalar belli. Görür, bu sorularla belirlediği bu noktaları şöyle sıraladı: “Kurumda ne türden belgeler ve içerik oluşturulmaktadır, belgeler için ne tür şablonlar kullanılmaktadır? Kurum içinde hangi tip belge için hangi şablonların kullanılması gerekmektedir? Hangi tür belgeler için ne tür bir nitelik bilgisi –üst bilgi- (metadata) kullanılmalıdır? Belgelerin kendi yaşam döngüleri içinde her aşamada nerede saklanmalıdır? Belgeye erişim her aşamada nasıl denetlenmelidir? Kurum içinde ekipler tarafından oluşturulan, gözden geçirilen, onaylanan, yayınlanan ve düzenlenen belgeler bir yerden bir yere nasıl taşınmalıdır? Kurum açısından önemli içeriğe sahip belgelerin uygun bir şekilde arşivlenmesi veya yok edilmesi için denetime açık ne tür kurallar uygulanmalıdır? Belgelerin kendi yaşam döngüsü içinde bir aşamadan diğer bir aşamaya geçerken nasıl dönüştürülmesi gerekir? Kurumsal kurallara ve yasal zorunluluklara uyum açısından belgelerin bakım ve yönetiminde nasıl bir yol izlenmelidir?”

Dilek_SoyluSahip olunan ve ihtiyaç duyulan bilgiler sistematik olarak belirlenmeli

Mind2Biz satış ve Pazarlama Yöneticisi Dilek Soylu’ya  göre de, bilgi yönetimi konusunda sağlıklı bir bakış açısı geliştirmek için kurumların sahip oldukları ve ihtiyaç duydukları bilgilerin neler olduğunu sistematik bir şekilde belirlemeleri gerekiyor.
Bu tip bir çalışma sonucunda ortaya çıkan tablonun kurum içerisinde oluşan veya dış kaynaklardan gelen bilginin büyük oranda dokümanlardan oluştuğunu ortaya koyacağını belirten Soylu, şu değerlendirmelerde bulundu: “Böylece yarı yapısal veya yapısal olmayan olarak adlandırılan bilginin doğru ve etkin bir şekilde yönetilmesi gereksinimi de açık bir şekilde ortaya çıkacaktır. Henüz bu şekilde sistematik olarak konuya yaklaşan kurum sayısı çok az. Bilgi teknolojileri birimleri bu gereksinimin farkında olmakla birlikte genelde iş birimlerinden gelecek ihtiyaçlar doğrultusunda bu tip altyapıları konumlandırma eğiliminde oluyorlar. Bu da daha noktasal gereksinimlerle bu tip çalışmaların başlatılmasına, bütünsel bakış açısının kaçırılmasına neden oluyor. Sonuç olarak da içerik yönetimi konusuna bütünsel bakarak, daha doğru altyapılar kurulmasının önünde duran bir engel oluşturuyor. Bunun önleyebilmenin en etkin yöntemlerinden birisi bu konunun ciddiyetinin üst yönetimler tarafından da algılanarak bu tip projelerde sponsorluk yapmalarıdır. Bu konuya duyulan ihtiyaç mobilitenin ve mobil olanakların artması ile daha belirgin hale gelmekte. Ofis içi çalışanlar her ne kadar çalışma zamanlarının büyük bir bölümünde ihtiyaç duydukları geçerli bilgiyi aramakla geçirseler de yine de bilgiye yakın oldukları hissi ile bu çok ön plana çıkan gereksinim veya bir verimsizlik unsuru olarak görünmemekteydi. Artık uzaktan, evden çalışma modelleri ile doğru bilgilere, yetkiler dahilinde, hızlı erişmek hatta bilgiyie arama çabasına dahi girmeden kullanılan diğer uygulamalar içerisinden ilgili bilgiye erişmek gereksinimi elektronik doküman yönetimi ve iş akış sistemlerine olan gereksinimi daha net bir şekilde ortaya çıkarmıştır.”

Murat_LostarDoğru sistemin kurulması gereksinimlerin doğru tanımlanabilmesine bağlı

Yazılım çözümleri ve destekleyen altyapı ürünleri sayesinde günümüzde bilgi ve doküman yönetimini daha çok, “doğru ürünü seç, satın al, uygula, yönet” şeklinde algılanan bir yapısı olduğu değerlendirmesinde bulunan Lostar Genel Müdürü Murat Lostar, bu yöntemin esas soruna ya doğru yanıt vermediğini, ya da eksik kaldığının görüldüğünü belirtti. Doğru çalışmanın bilgi ve doküman yönetiminden beklenenlerin, başka bir değişle gereksinimlerin, ortaya konması ile başladığını belirten Lostar, şöyle konuştu: “Daha sonra iç ve dış bilgi ve doküman kaynaklarının yerleri, biçimleri (kağıt, web sayfası, veritabanı, elektronik doküman, elektronik hesap tablosu, vb) ile bu kaynakların hangi durumlarda, kimler tarafından, nereden, kimler tarafından, ne biçimde kullanılmak gerektiği belirlenmeli. Güvenlik riskleri ve kontrolleri tanımlanmalı. Süreç bazında belirlenecek yapı, daha sonra doğru yazılım ve altyapı ürünleri ile otomatik hale getirilerek sürekli gelişim çerçevesinde yönetilmeli. IEC 82045 Doküman Yönetimi standardı, biri prensipleri ve yöntemleri açıklayan, diğeri veri hakkında veri (metadata) elemanları ile bilgi referansını ele alan ve sonuncusu üretim ile idari işler yönetiminde doküman yönetimini ele alan küçük bir standart ailesidir. Bu ve benzeri çerçeve programlar ve standartlar her zaman tüm ihtiyaçları karşılayacak mükemmel yapıya sahip olmasalar bile, yapılan çalışmalarda önemli adımların atlanmasına engel olma yolunda önemli bir role sahiplerdir.”
ETİKETLER : Sayı:814