Dosya 28 EKİM 2012 / 15:16

Doküman yönetimi şirketlerin vazgeçilmezi

İçinde bulunduğumuz zorlu koşullar, şirketlerde sürekli çoğalan doküman akışının etkin bir biçimde yönetilmesini ve değerlendirilmesini gerektiriyor. Tüketiciler son zamanlarda bu alanda yeni beklentiler içinde ve gelişen yeni teknolojiler onlara bu konuda çok önemli fırsatlar sunuyor.
Farklı teknolojilerin gelişimi sürüp kullanım yaygınlığı arttıkça, doküman yönetiminin de farklı boyutlar kazandığını belirten Adobe Dijital Medya Çözüm Danışmanı Doğa Som, “Bu doğrultuda şirketlerin bilgi ve doküman yönetim sistemlerinden beklentileri de farklılaşıyor. Kapasiteler artarken ve dokümanlar gittikçe artan oranda çokluortam dosyalarına dönüşürken, artık tüm bu ayrı sistemleri bir arada yönetebilecek, tek noktadan sorgulama ve erişim sağlayacak melez yapılara gereksinim de paralel şekilde artıyor. Doküman yönetimi sistemlerinin ölçeklenebilir bir yapıya sahip olması, küresel ve ulusal standartları desteklemesi aranan kriterlerden biri” dedi.
Kurumların verimlilik tarafında sürekli çözüm arayışı içinde olduğunu kaydeden Aksis Bilgisayar Genel Müdürü Burak Müjdeci, “Özellikle çözüm aranan alanlardan biri kâğıtsız ofis uygulamaları olup süreçleri elektronik ortamda yönetmeyi hedeflemektedir. Kurumsal İçerik Yönetimi yazılımları hem doküman yönetimi hem de süreç yönetimini birlikte sunarak etkin bir altyapı sunmaktadır” şeklinde görüş belirtti.
Tüketicilerin son zamanlarda özellikle bütünleşik çözümler talep ettiklerini belirten Arşivist Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Hakan Kaçar, “Bu talepleri şirketlerin bünyesinde kullandıkları sistemlerle bütünleşik ve bir bütün şeklinde çalışması taleplerini yoğun olarak görmekteyiz. Bunlardan kısaca bahsetmek gerekirse doküman ve süreç yönetimimin tek çatı altında kullanılması, SAP, Microsoft Office SharePoint, Lotus Notes, vb. uluslararası ürünlerle tam bütünleştirme, web tabanlı ürünler, kolay kurulum, kolay kullanım, dinamik uygulamalar, elektronik imza, birlikte çalışabilirlik prensiplerine uygunluk, kısa ancak hızlı ve verimli proje süresi vb. teknolojik eğilimler kurumlar için birçok yeni proje fırsatlarını da beraberinde getirmektedir” dedi.
Bilişim Ltd. Pazarlama ve Satış Müdürü İ. İlker Tabak ise bu konuda şunları söyledi:
“Ülkemizdeki kullanıcıları iki ana grupta ele almak gerekir. Kamu kullanıcılarının ve özel sektör kullanıcılarının beklentileri farklı oluyor. Özel sektörde ağırlıklı olarak arşiv sistemleri ön plana çıkıyor. Kamuda ise evrak izleme ve dosyalama sistemi ön planda oluyor.”
Yeni ihtiyaçlar yeni çözümler doğuruyor
Tüketicilerin hemen hepsinin doküman yönetimi konusunda birçok farklı ihtiyaçlar ve beklentiler içinde olduğunu ifade eden Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Genel Müdür Yardımcısı Ziya Turgut Özada, “Kimi, kâğıt ortamındaki belgelerin taranması ve saklanmasını istiyor; Kimi, elektronik ortamdaki belgelerin iş süreçlerine bağlanmasını ve kontrol talep ediyor; bazı şirketler ise sadece sayısal arşivleme bekliyor. Teknoloji bütün ihtiyaçları karşılayabilecek kadar gelişmiş durumdadır. Doğru platform, söz konusu taleplerin “Doküman Yaşam Döngüsü-Document Lifecycle Management” çerçevesinde ve bir strateji olarak ele alınmasını ve çözüm sunulmasına olanak sağlamaktadır” dedi.
Kurumsal bilginin öneminin artık tartışılmadığının altını çizen Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş, “Ancak ona ulaşma biçimi ve bunu sağlayan saklama ve yönetme şekillerinde hala net bir bilinç yerleşmiş değil pek çok şirkette.

Elektronik ortamda saklamak bir çözüm olarak görülüyor hâlbuki bu aslında kâğıt ortamında saklamaktan daha zor yönetilebilen ve daha fazla karmaşa yaratabilecek bir ortam. Bilgi, belge ve süreç yönetimi çözümleri bu konuda hem teknolojik hem de yöntem olarak yardımcı olacak ve yol gösterecek niteliklere sahip olarak çok yardımcı olabiliyor” şeklinde konuştu.
Geleneksel yöntemler rafa kalkıyor

Günümüzde şirketlerin halen çoğunluğunun dokümana dayalı işlerini ağırlıklı olarak geleneksel yöntemlerle; elden doküman iletimi ile gerçekleştirdiklerini iddia eden EMC Bilgi Yönetim Grubu Satış Müdürü Duygu Yantaç, “Geleneksel doküman iletimi, ıslak imza gereksiniminden dolayı kâğıdın dolaşımını zorunlu kılıyor. Bu nedenle operasyonel maliyetler, yanlış kişiye iletim, uzun süren onay süreçleri, doküman kayıpları ile doküman arama ve bulma gibi problemler yaşanabiliyor. Yeni yasal düzenlemelerle birlikte;  dokümana dayalı akış ve onaylarda ıslak imza gerekliliği yerini elektronik ve mobil imzaya bırakıyor. Bu da dokümana dayalı süreçlerin elektronik ortama uyumunda ciddi kolaylıklar sağlıyor. Kurumlar doküman akışlarını elektronik ortamda yönetebilmek üzere sunulan teknolojilerden birçok fayda ve yetkinlik sağlamasını bekliyoruz” şeklinde konuştu.
Doküman yönetimi kavramı ile birlikte küresel yazılım şirketlerinin özellikle büyük ölçekli kurumlar için önemli çözümler sunmaya başladıklarını kaydeden Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu, “Ancak bu yazılımlar daha çok alınan altyapı ürünlerinin müşteriye özel çözüm geliştirilmesi ile kullanılabilir durumdaydılar. Bu da müşteri tarafı için çok fazla maliyet ve zaman ayırmak demekti. Müşteriler yakın zamanda daha az vakit ve nakit ayırarak daha genel çözümleri tercih etmeye yöneldi. Teknoloji de zaten kullanıcılara zorlanmadan, daha az vakit ayırarak kullanıma hazır hale gelecek, daha uygun fiyatlı ve modüler çözümler sunar hale geldi” şeklinde görüş belirtti.
Şirketlerin her türlü çalışmaları ve şirketlerini bir adım daha ileri taşıyacak, öne çıkaracak projeleri için doğru ve hızlı çözümlerle hareket etmelerini sağlayacak sistemleri hayata geçirme eğilimleri içerisinde olduklarını belirten Koda Bilişim Ürün Mühendisliği Bölüm Müdürü Orhan Baloğlu, “Günümüzde teknolojinin ilerlemesi ile birlikte hızla çoğalan dokümanların yönetilmesi konusunda da ciddi çalışmalar yapılmakta. Birçok çalışmanın temelini oluşturan bu sistemler için de ihtiyaçlar doğrultusunda dokümanları arşivlemek, dokümanların akışlarını sağlayarak, yönetilmesi ve dokümanlara hızla erişilmesi konusunda teknoloji desteğini gün geçtikçe artırmaktadır” dedi.
Doküman yönetimi ve arşivleme konusunda tüketicilerin her geçen gün daha da bilinçlendiğini ifade eden Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, “Tabii ki bu konuda önemli görev yazılım ve donanım sağlayan şirketlere de fazlası ile düşmektedir. Teknoloji günümüzde her sektör ve kurum için büyük ya da küçük olmasına bakmaksızın çözümler sunabilmektedir. Önemli olan kullanıcıların kısa ve uzun vadede gereksinimlerini iyi belirleyerek yola çıkmalarıdır. Basit bir arşivleme-doküman yönetiminden tutun da meta-tag ya da barkod sistemi ile takip edilebilen, şirket sunucuları ya da tercihe göre bulut sunucularda her an ve her yerden ulaşılabilirliğe kadar geniş seçenekler kullanılabilmektedir” şeklinde görüş belirtti.
Yoğun rekabetin yaşandığı günümüz iş dünyasında ayakta kalabilmek için maliyetleri en aza indirmek ve verimli çalışmak çok önemli diyen Turkcell Global Bilgi Yönetim Sistemleri ve İç Denetim Müdürü Temel Tokgöz, bu konuda şunları söyledi:
“Tüketiciler bu doğrultuda verimliliği artıracak ve maliyetleri düşürecek çözümler aramaktadır. Doküman yönetim sistemleri şirketlerde yönetilmesi zor hale gelen doküman süreçlerini daha kolay, daha hızlı ve daha güvenli yapmalarını sağlayarak hem verimlilik hem de bilgi güvenliği anlamında fayda sağlamaktadır. Turkcell Global Bilgi olarak doküman  yönetimi için, bir doküman yönetim sistemi kullanıyoruz. Bu sistem sayesinde şirket genelindeki bilgi birikimini, iş yapış şekillerini, süreçleri, verileri, elektronik ve güvenilir bir ortamda yayınlama şansına sahip bulunuyoruz.”

Süreyya-EcevitŞirketler ihtiyacın farkında

Şirketlerde doküman akışının etkin biçimde yönetilmesi ihtiyacının kurumsal içerik yönetimine giriş olanağı sunduğunu belirten Easy Software Genel Müdürü Süreyya Ecevit, “Şirketler başlangıçta sadece arşivlerinde birikmiş olan doküman ve belgelerin sayısal ortama alınması ile Doküman Yönetimi Sistemi kurulacağını düşünmekteler. Oysa işin içine girildiğinde görülüyor ki, doküman adını verdiğimiz bilgi içeriği sadece kâğıt üzerinde değil; e-postalarda, ofis belgelerinde, portal üzerinde, ERP üzerinde vs. bulunmakta. Kurumsal İçerik Yönetimi teknolojisi kurumun ihtiyacı olan bilgi tek bir çatı altında değerlendirebilmekte. Bu bilgilere ulaşım, mevcut ERP üzerinden, geliştirilen özel yazılım uygulamalarından, portallardan, akıllı telefon ve tablet uygulamalarından sağlanabilmektedir” dedi.

Fatih-KayadelenHız çağı

Günümüzde ekonominin oldukça hızlı aktığını belirten IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen, “Geçmiş dönemlere kıyaslarsak dinamizm açısından daha önce görmediğimiz günler yaşıyoruz ve gelecek dönem şu an gördüğümüzden de hızlı geçecek. Mobilite ve kanal çeşitliliği ile birlikte kurumlar açısından takip edilmesi ve müşteriye cevap verilmesi gereken kanal sayısı artık çok yüksek. Hem kâğıt kopyalar, hem e-posta iletişimi, hem mobil uygulamalar hatta televizyonlar bile artık müşteri iletişimi için alternatif kanal haline geldi. Türkiye’de birçok kurum alternatif dağıtım kanalları için müdürlükler kurmaya başladı ve bu yatırımlar giderek devam ediyor. Bu dinamik ekonomik resim paralelinde hızlı müşteri hizmeti ve dolayısıyla çok yüksek müşteri memnuniyeti beklentisini beraberinde getiriyor. Tüketiciler artık iyi hizmet alamadıkları bir kurumdan diğerine çok hızlı geçiş yapabiliyorlar. Bu dinamizme ayak uydurabilmek için tüm doküman/içerik yönetimi uygulamalarının çok güncel olması ve mobilite desteği olması gerekiyor” dedi.

Sevand-AtaçZaman yönetimi çok önemli

Zamanın etkin kullanılabilmesi günümüzde iş verimliliğinin en önemli konusu olduğunu belirten Sigma Genel Müdürü Sırma Sevand Ataç, bu konuda şunları söyledi:
“Doküman yönetim çözümlerinin elektronik altyapılara taşınmaması, yazışmaların halen elle yönetilmesi kurum çalışanlarının zamanını gereksiz olarak tüketen konuların başında geliyor. Tüketicilerin bu anlamda ortak ve öncelikli beklentisi; dokümanlara her yerden hızlı, kolay ve güvenli erişim. Bunu sağlamak için dokümanların kurumsal standartlar içinde tek bir platform üzerinde toplanması ve mevcut kurumsal uygulamalardan erişilebilir olması gerekiyor. Fiziki arşivler ne kadar düzenli ve doğru kurulmuş olursa olsun elektronik arşiv oluşturulmadığı sürece çalışanlar dokümanlarına saniyeler içinde ulaşma fırsatını bulamıyor. Faks ve e-posta ile gelen veya tarayıcı ile taranan dokümanların en kolay şekilde, mümkünse otomatik olarak sisteme kazandırılması, doküman sürüm takibi, check-in, check-out işlemlerinin sistemler tarafından otomatik sağlanması yine önemli iş ihtiyaçları. Son kullanıcıların şirket içindeki dokümanlardan en etkin şekilde yararlanmasını sağlamak için elektronik doküman arşivleme standartlarının oluşturulması şart.”

Hakan-KıranHeyecanlı bir dönem yaşıyoruz

Yaşadığımız dönemin bilgi teknolojileri açısından hem heyecanlı hem de kafa karıştırıcı olduğunu kaydeden Mind2Biz Operasyondan Sorumlu Yönetici Ortak Hakan Kıran, “Kurumların hızla artan kurumsal içerikle baş etmeleri gerekiyor. Yaratılan, saklanan ve erişilen bilgi arttıkça, kurumlar söz konusu içeriği kazanca dönüştürebilmek için yeni yollar arıyor. Ancak daha fazla içerik üretildikçe ve daha önemlisi daha fazla özgün içerik ortaya çıktıkça, kurumlar kendilerine ait içeriğin ne kadar düzensiz ve dengesiz olduğunu kavrayarak paniğe kapılmakta veya donup kalmaktadır. Kurumsal içerik yönetiminin (ECM) sadece arşiv odaları ile tanımlandığı dönemler geride kaldı. Günümüzde iş dünyası içeriği, daha fazla hareket kabiliyeti kazanmak, üretken olmak ve maliyeti kontrol altında tutmak için kullanmaya çalışıyor. Çalışanlar ise, gereksinimleri olan içeriğe kendi yollarından ilerleyememek veya içeriği anlamlı, kullanışlı ve ahenkli bir şekilde kullanamamaktan doğan sıkıntılarla kendilerini kaybolmuş hissediyorlar. İşte tam da bu noktada ECM devreye giriyor. ECM uygulamaları, kurumların içeriği doğrudan işin yararına kullanma taleplerine karşılık olarak hızla yaygınlaşıyor. ECM uzun yıllardır varlığını sürdüren bir kavram veya çözüm seti. Kurumlarda uygulama envanterine bakıldığında dağınık olarak içerikle ilgili birçok uygulamanın varlığı ortaya çıkacaktır” dedi.

Kurtul-BaydarYeni TTK, konuyu hızlandırdı

Özellikle Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun hayatımıza girişiyle devletin bu konuda ki yaptırımları dolayısıyla  kurumların sorumluluklarının oldukça arttığı yeni bir döneme girildiğinin altını çizen Reisswolf Türkiye Genel Müdürü Kurtul Baydar, “TTK madde 82’ye göre; dokümanların hem saklama süreleri uzamış hem de şirket yazışmalarının bile suretlerinin saklanması gereği kurumlara büyük bir yük gelmiştir. Özellikle kurumsal şirketler için yalnızca sayısal dokümanlar değil fiziki dokümanların da güvenli saklanması ve yönetimi, bilgilerin-dokümanların güvenli imhası önem kazanmıştır. Bugüne kadar kurumların kendi içlerinde yaptıkları doküman yönetiminde artık profesyonelce çözümler beklenmektedir. Yasal zorunluluklar ve buna bağlı sorumlulukların artması; dokümanların hacim olarak çoğalması ile kurumlar hem güvenlik, hem ekonomik, hem de yönetsel sıkıntılar yaşamaya başlayacaktır, hatta başlamışlardır” şeklinde görüş belirtti.
ETİKETLER : Sayı:893