Dosya 28 EKİM 2012 / 15:31

Doküman yönetiminde farkındalık artıyor

Doküman yönetimi konusunda Türkiye ve dünya pazarında eğilim müşteri memnuniyeti tarafına kayıyor. Türkiye’de bu kavramlar şirketler tarafından benimsenmeye başladı ve gelinen noktada belli bir doygunluktan bahsetmek mümkün görünüyor.
Etkin bir doküman yönetimi kurumlarda, müşteri memnuniyeti, verimlilik, etkinlik, kurumsallık, standartlaşma, kalite, maliyet, motivasyon, hız, performans, otomasyon ve koordinasyon gibi yaşamsal önemli göstergeleri iyileştiriyor. Bunun bilincinde olan şirketlerin uzun süredir doküman yönetimine büyük yatırımlar yaptıklarını ifade eden Adobe Dijital Medya Çözüm Danışmanı Doğa Som, “Türkiye’de de dokümanların kolay bulunur, güncellenebilir, hızla erişilerek paylaşılabilir halde bulunmasını sağlayan, tüm iş süreçleri ile bütünleşebilen çözümler şirketler nezdinde önemini her geçen gün artırıyor. Önümüzdeki dönemlerde de doküman yönetimi sistemi yatırımlarının BT yatırım planlarında ön planlarda yer alacağını düşünüyoruz. Rekabet artmakta ve kurumlar süreçlerini hep daha da hızlandırmak ve verimli kılmak zorunda. O yüzden pazarda belli bir doygunluk noktası oluşmayacağını düşünüyoruz” dedi.
Aksis Bilgisayar Genel Müdürü Burak Müjdeci ise bu konuda şunları söyledi:
“Türkiye‘de finans ve telekom sektörü dışında yolun çok başındayız diyebiliriz. Bu alanda özellikle yeni TTK sonrasında önemli pazar oluşmuştur. E-Defter ve elektronik arşivin devlet tarafından geçerli olarak kabul edilmesi sayesinde teknolojik yatırımlara ilginin artmasını sağlamıştır.”
Dünyada hemen hemen her endüstride şirketlerin doküman yönetimi çözümleri uyarladığını ifade eden Datamarket Kurumsal Mimari ve İş Çözümleri Genel Müdür Yardımcısı Ziya Turgut Özada, “Bu şirketler yaklaşık yüzde 40’ı çözüm uyarlandıktan sonra kâğıt kullanımında azalma sağlayabiliyor. Türkiye’de ise daha işin çok başındayız. Ağırlıklı olarak finans endüstrisinde faaliyet gösteren şirketler bugüne kadar çeşitli çözümler uyarlamışlar. Ancak gerek iş ihtiyaçları, gerek ise düzenlemeler nedeniyle halen kâğıt kullanımı artmaya devam etmektedir. Bu da bugüne kadar doküman yönetimi için uyarlanan sistemlerin yeterli olmadığını ve daha çok yol alınmasını gerektiğinin bir göstergesidir” şeklinde görüş belirtti.
Bu konuda yeterince çözüm sunulduğunun bir gerçek olduğunu kaydeden Doxoft Genel Müdürü Alpay Göğüş, “Ancak uygulama alanı için bir doygunluktan bahsetmek çok zor. Bundan ancak içerik konusunda kavram karmaşası yaşayan ve aslında çözümün odak noktasını farklı görenler bahsedebilir. Bu konuda ayrı uygulamaların çözüm oluşturmasının yanı sıra artık farklı uygulamalar içerisine bütünleşen çözümler yaygınlaşıyor” dedi.

Göğüş, “Yani aslında siz dokümanların yönetilme fonksiyonlarına farklı uygulamaların parçası olarak ihtiyaç duyduğunuzda da arka planda çalışan profesyonel çözümleri yerleştirmeniz gerekiyor” diye vurguladı.
“Türkiye’de belli bir doygunluk noktasından bahsetmek mümkün değil”
Ülkemizde pazarın bu anlamda bomboş denecek kadar geniş olduğunu iddia eden Easy Software Genel Müdürü Süreyya Ecevit, “Avrupa’da ve gelişmiş ülkelerde dokümanların elektronik ortamda belli saklama ve güvenlik sertifikaları ile saklama zorunluluğu olduğundan pazar belli ölçülerde doymuş durumda. Ülkemizde ise henüz böyle bir zorunluluk söz konusu değil. Avrupa Birliği uyum sürecinde bu alandaki gereksinim zorunluluk hükümlerinin ülkemizde de geçerli olacağını düşünmekteyiz” şeklinde konuştu.
Doküman yönetim sistemlerinin başarılı bir şekilde kullanılabilmesi için kurumun mevcut arşivini sayısal ortama aktarmış ve kurumsal arşiv altyapısını oluşturmuş olması gerektiğini belirten EMC Bilgi Yönetim Grubu Satış Müdürü Duygu Yantaç, “Bunun ardından güncel belgelerin bütünleştirilmesi ve doküman yönetim sistemlerinin belge oluşma, onaylama, yeni sürümlere güncelleme gibi adımları da yönetecek bir yapıyla oluşturulması gerekiyor. Doküman akışları ve süreç yönetim uygulamalarının arşiv ve doküman yönetim sisteminin tamamlanmasından sonra hayata alınması; projelerin başarısını önemli derecede etkilerken sistemin kullanılabilirlik oranını da artırıyor” dedi.
Doküman yönetimi konusunda gerek dünyada gerekse Türkiye’de pazar oldukça büyük olduğunun altını çizen IBM Türk Kurumsal İçerik Yönetimi Ürün Grubu Satış Yöneticisi Fatih Kayadelen, “Elektronik olarak işler yapılmadan önce her işlem kâğıt kopyalar üzerinden yürümekte idi ama bu kağıtlar önce taranıyordu sonra da bir platformda paylaşılıyordu. Geleneksel Doküman Yönetimi dediğimiz bu yaklaşım halen en olgun kavram hem de geçerliliğini korumakta. Tüm kurumlar için bu ihtiyaçlar standart ve gerek müşteri gerekse de kamu kurumları ile yürütülen tüm işlemlerin ve belgelerin kayıt altına alınıp doğru zamanda bulunabilmesi gerekiyor. Bir müşteriye ait sözleşmenin bulunamama durumunda dava kaybedebilir hatta çok yüksek meblağlarda cezalar ödenebilir” şeklinde görüş belirtti.
“Özellikle son zamanlarda dokümanlara verilmesi gereken önem ile birlikte doküman yönetimi hem ülkemizin hem de dünya pazarının olmazsa olmaz çözümleri arasında gelmektedir” diyen Koda Bilişim Ürün Mühendisliği Bölüm Müdürü Orhan Baloğlu, sözlerini şöyle bitirdi:
“Ülkemizde yapılmış olan birçok başarılı projelerle bu konuda dünya pazarında ilk sıralarda yer almakta hatta yön gösterici durumdayız. Son dönemlerde örnek teşkil eden projelerle önemsendiğini ancak hızla çalışmalar yapılsa dahi yeni yeni tanışmaya başladığımızdan dolayı doygunluk noktasına geldiğimiz söylenemez.”
Kets Kurumsal Satış Yöneticisi Zeynep Küpoğlu ise bu konuda şunları söyledi:
“Türkiye de maalesef kullanıcılar doküman kaybından veya benzer durumlardan dolayı başlarına çok önemli bir olay gelmedikçe bu konuya yeteri kadar önem vermiyorlar. Büyük ölçekli şirketler bu konuda daha bilinçli hareket ediyorlar. Ancak Türkiye için henüz bir doygunluk noktasından bahsedemeyiz.”
Türkiye geride kaldı
Henüz bu konuda işin çok başında olunduğuna değinen Reisswolf Türkiye Genel Müdürü Kurtul Baydar, “ABD’de, Avustralya’da, Avrupa’da doküman yönetimi kavramı 50-60 yıl önce başlamış. Sokaktaki esnaf bile arşivini dışkaynak yöntemiyle yönetiyor. Bizim en kolay kazandığımız müşteri kitlesi bir biçimde canı yanmış müşteri. Evrakına ulaşamamış malı ceza yemiş, hukuki ceza çekmiş kurumlar. Denetimler ve yasal zorunluluklar arttıkça bir biçimde kurumlara yansıyor bu tatsız şeyler” dedi.
Türkiye’de doküman yönetimi kavramlarının yakın dönemde önemsenmeye başladığını kaydeden Sigma Genel Müdürü Sırma Sevand Ataç, “Ancak halen bir doygunluk noktasına ulaşmış değiliz. Doküman yönetim yazılımları daha çok bir arşivleme veritabanı olarak kullanılıyor. Doküman bazlı iş akışları, dokümanlar üzerindeki bilgilerden yararlanılmasını sağlayacak arama motorları ve bunların gerektirdiği gelişmiş bilgi güvenliği uygulamaları henüz yaygınlaşmamış durumda” dedi.

Haluk-AydınHazırlıklı olmak önemli

Doküman yönetiminin genel anlamıyla kurum bünyesindeki süreçler için kullanılan teknolojilerden ibaret bir sistem olarak değerlendirildiğini belirten Biznet Genel Müdür Yardımcı Haluk Aydın, “Giderek daha da hızlanan bilgi akışında sele kapılmışcasına kaybolmamak hep bir adım ötesini düşünmek gerekiyor. Türkiye’de doküman yönetimi klasik anlamı ile önemseniyor ancak; önemsenen kısmından daha fazlasına ihtiyaç olabileceği bilinci henüz yerleşmiş değil. Elektronik ortamda bilgi-doküman aktarımının kontrolünü kurum içinde yapabiliyorsunuz belki ama kurum dışına çıkan bilgi akışını ve bu akıştan doğabilecek sonuçları ne kadar kontrol edebiliyorsunuz “e-postanız bize ulaşmamış”, “ Size e-posta göndermiştim” vb cümlelerin doğruluğundan emin olmak istenilen durumlarda kurum içinde kullanılmak üzere tasarlanmış doküman yönetimi sistemleri yetersiz kalıyor” dedi.

Hakan-KaçarGeçişler devam ediyor

Türkiye ve dünya pazarında artık birçok büyük ölçekli kurum doküman yönetim sistemine geçtiğini ifade eden Arşivist Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Hakan Kaçar, “Diğer kurumlar da geçiş aşamasında, orta ölçekli kurumlar ise Türkiye’de hala geçiş aşaması içerisindeler. Kamu tarafında birçok proje mevcut ancak bu projeler yeterli desteği görmeyince başarılı olamıyor. Özellikle yönetim desteği olan kurumlarda başarılı projeler ortaya çıkarmak mümkün. Dünya pazarında birçok kurum doküman yönetim sistemlerini artık yeni nesil kolay ve esnek çözümler ile değiştirmeye başladı. Türkiye’de de bu ürünler birçok büyük kurumda kullanılmaya devam ediyor. Dünya pazarındaki bu değişim ve başarı örnekleri ile Türkiye’de de bu değişim sürecinin hızlanacağını düşünüyoruz” dedi.

Temel-TokgözYolun başındayız

Turkcell Global Bilgi Yönetim Sistemleri ve İç Denetim Müdürü Temel Tokgöz ise bu konu hakkında şunları söyledi:
“Türkiye’de şu an sadece büyük ve çalışan sayısının fazla olduğu şirketlerde doküman yönetim sistemleri kullanılmakta. Avrupa ve ABD’de ise büyük şirketlerin yanı sıra orta ölçekli şirketler de bu sistemden yararlanıyor. Türkiye bu anlamda işin çok başında sayılır.”

Nezih-Mutiİşe koyulma zamanı

Türkiye için genel tabloya bakıldığında ne işin çok başında ne de bir doygunluk söz konusu olduğunu belirten Mitasan Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, “Bazı kurum bu konuda çok ileride olsalar da bazı yerlerde daha halen işin başındayız. Kullanıcılar bu konuda ne kadar bilinçlenir ise umudumuz bu sektörün gelişeceği yönündedir. Sharp ve Mitasan olarak bu konudaki desteğimiz daha ziyade küçük ve orta ölçekli işletmeler için yazılım-donanım sağlamak olurken, daha büyük ölçekli projelerde üst düzey profesyonel donanımlar sunmak olarak özetlenebilir” dedi.

İ.-İlker-TabakKamuda atılım

Bilişim Pazarlama ve Satış Müdürü İ. İlker Tabak bu konuda şöyle konuştu:
“Doküman yönetiminin önemi gerek teknolojik, gerekse çevreci bakış ile önem kazanmış durumda. Ülkemiz çıkardığı yasalarla, özellikle kamu kesiminde bu konuda atılım içindedir. Konunun önemi bireylere net olarak anlatıldığı zaman ister kamuda görev alsın, isterse özel sektörde belge yönetiminin yararlarını çalışma yaşamına yansıtmak için çaba içinde olacaklardır.”
ETİKETLER : Sayı:893