Dosya 29 MART 2011 / 02:53

Yeni yasal düzenlemeler DYS’nin yolunu açıyor

Günümüz iş dünyasının iş yapış şekillerinden biri de yasal düzenlemelerle desteklenen elektronik belgeler oluşturuyor. Bu belgeler de değişik tür ve dokümanlardan bir başkasını oluşturuyor. Luna Teknoloji CEO’su Sinan Oymacı da, kurumlar arasında elektronik veri alışverişinin önem kazanacağını belirtti.
Bilginin değişik tür dokümanlarda saklanır ve yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde biriktiğini belirten Oymacı, yapılandırılmamış e-posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerinin bir kısmının elektronik olarak bir kısmı ise kağıt üzerinde saklandığını ifade etti. Navigatör Müşteri Yöneticisi Nihat Dikçe’ye göre de, elektronik belgelerin kullanımı yasal mevzuatların ve süreçlerin olanak tanıdığı ölçüde hızla yaygınlaşıyor. Dinamik olarak binlerce doküman tipinin yüzlerce kişi arasında işlem gördüğü düşünüldüğünde elektronik belgelerin günümüz koşullarında iş yaşamının kaçınılmaz enstrümanları olduğu gözlendiğini ifade eden Dikçe, “Elektronik belgelerin sektör bağımsız olarak kullanımı oldukça yaygın, insan kaynakları departmanlarında elektronik izin formlarından, kalite yönetim ve Ar-Ge departmanlarındaki karmaşık iş süreçlerine kadar yaygın kullanım alanı bulunuyor. Elektronik belgeleri kurumsal içerik yönetiminin bir parçası olarak görmek gerekir, bu noktada hazır şablonlar hızlı bir şekilde ihtiyaçlar göre konfigüre edilebiliyor” diye konuştu.

Doküman yönetim sistemini yasal belgeler olarak görmeyi unutmamak gerekiyor
Arşivist Dizayn Genel Müdür Yardımcısı Seval Tokay’a göre de doküman yönetim sistemini sadece iş akışları ve bu akışlarda kullanılan dokümanlar olarak değil yasal belgeler olarak da görebilmek ve hem e-imzalı hem ıslak imzalı belgelerin yönetiminin tek sistem üzerinden yapılabilmesini sağlamak gerekiyor. Tokay, kurumlara dışarıdan gelen elektronik belgelerin doğru akışlar ve yetkilendirmeler ile orijinalliği korunarak doğru kullanıcılara ulaştırılabilmesi ve iş akışları sonucunda üretilen elektronik veya fiziksel dokümanların belge niteliği taşımaları açısından doküman yönetim sisteminin güvenilirliği çok büyük önem taşıdığını belirtti.

M. Ali OnurguderMümkün olduğunda az kağıt kullanımı

Aton Genel Müdürü M. Ali Onurgüder, doküman arşivleme sistemlerini “mümkün olan en az kâğıt kullanımı” düşüncesi ile bağlantılı olarak, bir şirketin ya da kurumun organizasyonu dahilinde oluşturulan, tüm elektronik ve kağıt dokümanlarının; hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi ve saklanması olarak tanımlıyor. Bir kurum için en önemli değerlerden birinin arşivi olduğunu belirten Onurgüder, şu saptamalarda bulundu: “Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve klasörleri çağrıştırır ancak pek çok kurum için arşiv kâğıt evrakların yanında; fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir doküman arşivleme sistemi gerekmektedir. Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım gibi sorunlar büyük maliyetlere neden olmaktadır. Doküman arşivleme sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlü ayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik doküman arşivleme çözümümüz bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.”

Can_Orhune-İmza kullanımının yaygınlaşması elektronik belge ve doküman yönetimine önem kazandıracak

Türk Ticaret Kanunu’ndaki değişikliğin yürürlüğe girmesiyle beraber elektronik imza kullanımının yaygınlaşacağına dikkat çeken e-Güven Genel Müdürü Can Orhun, bu doğrultuda elektronik belge ve doküman yönetimi konusunun da önem kazanacağını belirtti. Sayısal ortamda belgelerin güvenle saklanması ve paylaşılması kurumlara çok büyük kolaylık getirdiğini belirten Orhun, şöyle konuştu: “Elektronik imza ve çözümlerine bütünleşik olan her iki ürünümüz hem zamandan hem paradan tasarruf sağlıyor ve kurumların üstündeki iş yükünü azaltıyor. Bir kurumun bilgi ve doküman yönetiminde ne kadar iyi olduğu onun bütün iş akışına ve süreç yönetimine yansıyor. Dolayısıyla bilgi ve doküman yönetiminden kurumun bütün performansı etkileniyor. Örneğin banka talimatı için İmzala-Gönder ürününü kullanan bir kurum ile hala eski yöntemle halletmeye çalışan bir kurumun iş süreçleri tamamen farklı bir yol izliyor. İmzala-Gönder ile mobil veya elektronik imza ile imzalanan dokümanın başka kişi ve sistemlere aktarılabilmesi ve sistemde tanımlı kullanıcılar arasında dolaşımı sağlanıyor. Böylece banka talimatı için ıslak imzalı klasörün kurum içinde dolaştırılması, bankaya faks çekilmesi, gönderim sonrası bankanın aranarak teyit alınması ve bankayla kurum arasında gerçekleştirilmesi gereken sayısız telefon ve e-mail görüşmesine gerek kalmıyor. Bunun yanı sıra Brainloop da bir belgenin gerek şirket içindeki çalışanlarla gerekse de zaman dilimi ve kıta fark etmeksizin coğrafi olarak uzak alanlarda çalışanlarla etkili bir biçimde belge paylaşılmasına olanak veriyor. Üstelik sağladığı yetki sınırlandırmasıyla da casusluk ve bilgi sızdırılmasına karşı koruma sağlıyor.”
ETİKETLER : Sayı:814