Dosya E-Arşiv ve E-Defter 29 HAZİRAN 2015 / 07:09

E-çözümler şirketleri yeniden yaratıyor

Detaysoft Ar-Ge Merkezi Ürün Yöneticisi Onur Pekerten

E-dönüşüm uygulamaları öncelikle şirketleri ciddi maliyetten kurtaran  bir uygulama. Mevcut kağıt defter basan şirketlerin noter maliyeti, saklama(depolama) maliyeti, taşıma maliyetlerini yok ediyor. Ayrıca ilk yatırım anlamında bakıldığında önceleri yüksek maliyet içerdiği şeklinde bir algısı olan bu çözümler fiyat aralığı açısında da bir doygunluğa ulaşmış ve bu algı da kırılmış durumda. Kurum kültüründe hizmet kalitesini benimseyen ve operasyonel verimliliğini bunu üzerine kuran şirketler E-dönüşüm süreçlerini de benimsiyorlar.

Özellikle kullanıcı adaptasyonu yüksek, mali raporlarını güçlü bir altyapı ile destekleyen ve hızlı bir erişim sağlayarak finansal süreçlerin entegre çalışmasını sağlayan çözümler üzerinde odaklanılıyor. Bunu kısaca bütünleşik bir sistem şeklinde adlandırabiliriz. Tabi bunu sağlarken şirketlerin özellikle KOBİ’lerin baktığı diğer bir konuda yatırım maliyetinin yönetilebilir edilebilir olması. Özel entegratörlük bu anlamda şirketlere büyük fayda sağlayabiliyor.

E-defter, e-fatura ve e-arşiv çözümlerinin kamu kurumlarına ve şirketlere getirdiği yararları 4 madde ile özetlemek gerekirse:

1-      Maliyet avantajı

2-      Operasyonel Verimlilik

3-      Veri tutarlılığı

4-      Kredibilite

Ekonomide şeffaflık için dönüşüm şart

Ekonomideki şeffaflığı sağlamak için yapılması gereken şey doğal olarak ticaretin kayıt altına alınması. Gelirler İdaresi bu uygulamalar ile şirketler arasındaki ticareti kayıt altına alabilmektedir. Tabi burada uygulanacak eylem planının önemi büyüktür. Gelirler İdaresinin Ocak 2015 yılında yayınladığı onuncu kalkınma planında kayıt dışılıkla mücadele ile ilgili düzenlemeler arasında buna ilişkin önlemler bulunmaktadır.

Turizm sektöründeki kayıt dışı rehber istihdamının önüne geçilmesi için e-fatura ve e-arşiv uygulamalarının yaygınlaştırılması, e-ticarette aracı kurumlarla veri alışverişinin elektronik ortam üzerinden yapılması e-faturanın kullanılması, sağlık kuruluşlarının ve eczanelerin SGK’ya düzenledikleri faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi gibi uygulamalardan bazılarıdır.

Kilit nokta bu dönüşümün kapsamı genişledikçe bu tür düzenlemelerin makro düzeyde yaygınlaşmasıdır. Yurt dışına kesilen faturaların elektronik ortamda takibi gibi konularda yurt dışı şirketlerin tabi oldukları elektronik sistemlere entegresyon veya ülkeler arası ortak bir platform geliştirilmesi düşünülmesi gereken diğer bir konudur.

Doğru iş ortağı anahtar rol üstleniyor

Kanımca ilk dikkat edilmesi gereken konu doğru bir iş ortağının seçilmesi. Bu noktada BT ve muhasebe yöneticilerine büyük görev düşüyor. E-fatura / E-defter / E-arşiv ve diğer E-dönüşüm çözümleri birbirini tamamlayan ve birbirleri ile entegre çalıştıkları zaman operasyonel açıdan üssel değer yaratabilen uygulamalar. Bu süreçler sistemsel olarak birbirinden bağımsız gibi gözükmesine rağmen aslında birbirlerini etkileyen süreçlerdir. Kesilen faturaların elektronik ortamda deftere doğru bir şekilde yansıması, e-defter’in doğru gönderilmesi için, e-fatura sistemindeki kullanıcıların güncellenmesi ve gönderim şekli bildirimi müşteriye kesilecek faturanın e-arşiv kapsamında olup olmayacağını sistem tarafından bilinmesi açısından önemlidir. Bu gibi işlemlerin işleyen finansal süreç içinde birbiriyle entegre ve düzenli bir şekilde çalıştırılması ve kolay bir şekilde raporlanabilmesi hem müşteriler, hem çalışanlar hem de servis sağlayıcılar açısından kalitenin arttırılması anlamına gelmektedir. Bu da ancak E-dönüşüm sürecinin standart bir metodoloji ile hayata geçirilmesi ile olacaktır. Bu yüzden kaynakları sağlam, güvenilir bir iş ortağı ile yola çıkılması önemlidir. İkinci konu bu işleyişin maliyeti olacaktır.

Maliyeti yönetilebilir kılmak çözümün maliyetinden daha önemlidir. Üçüncü ve bence en önemli konu ise kurulan sistemin işlerliğinin devamılığıdır. Bu da servis sağlayacı tarafından sağlanacak destek ile mümkün olacaktır. Destek seviyesinin yeterliliği ve kalitesi şirketlerin önüne koyulan kaynak planlaması ile açıkça görülebilir. Kimse “Sistemi kurduktan sonra desteğini de veriyoruz” sözü ile yetinmek istemez. Sistem tarafında kaç kişi var, uygulama tarafında kim ne yapacak, parametric bir sistem üzerinde müşteri açısından danışmana ihtiyaç duymadan kolayca değiştirilebilecek noktalar neler, SLA kapsamı nedir. Gelirler İdaresinin mevzuat değişikliklerinde izlenecek yol nasıl olacak, bu tür durumlarda fatura kesimi veya defter gönderim aksayacak mı ? Tüm bu sorulara net yanıtlar verebilen çözümler işlerliğinin garantisini net ortaya koyabiliyor demektir. Son olarak entegre çalışması gereken bu çözümlerin tek bir uygulama ile tüm platformlar üzerinden çalışması önemli. Sistemde oluşturulan faturaların elektronik olarak gönderilmeden önce mobil üzerinden onay verilebilir olması yöneticiler için önemli bir kriter.

 
ETİKETLER : 1028