Dosya E-Arşiv ve E-Defter 29 HAZİRAN 2015 / 07:07

Kurumlar e-dönüşüm konusunda seçimlerini yapmalı

Partnera Genel Müdürü Muhammet Küçük

Kurumların bu “e-değişimle” birlikte kendi süreçlerinde nelerin etkileneceğini, nelerin değişeceğini göz önüne alıp ona göre bir çözüm seçmeleri gerekmektedir. Elbette kullanıcıların hayatını en az şekilde etkileyecek, sorun yaşamalarına izin vermeyecek bir çözüm olmalıdır. Çünkü iş tüm hızıyla devam ederken, e-fatura geçişi nedeniyle duraklamanız mümkün değil. Örneğin bir tedarikçiden gelen matbu faturanın, tedarikçi e-fatura üyesi ise kabul edilmemesi gibi birtakım önemli konular var ki seçilecek çözümün bu tip konuları da desteklediğinden emin olmak gerekiyor.

Özetle, e-fatura geçişinin tüm detaylarına hâkim olan, kuruluşun altyapısını tanıyan, her konuda yönlendirme yapabilecek deneyime sahip olan bir iş ortağı seçmekle işe başlamak en doğrusu olacaktır.

E-fatura, e-defter, e-arşiv geçişlerinde kurumların Gelir İdaresi’ ne başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Bu aşamada Partnera Danışmanlık kuruma başvuruda ve dokümanların hazırlanmasında yönlendirmede bulunmaktadır. Kurumların elektronik defter uygulamasına geçebilmesi için de e-defter kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uyumluluk onayı verilmiş bir yazılım kullanmaları gerekiyor. Partnera’nın E-Defter çözümü, Maliye Bakanlığı’nın E-Defter sistemi standartlarına tam uyumludur.

Bu süreçte Tüzel kişilerin Mali Mühür temin etmesi ve GİB tarafından uyumlu bir yazılım tercih etmeleri gerekmektedir. Gerçek kişilerin ise uyumlu bir yazılıma sahip olmaları ve e-imza kullanıcısı olmaları yeterli olmaktadır.

Ayrıca e-defter zorunluluğu olsun olmasın firmalara önerimiz, e-defter geçişinin sağlayacağı maliyet avantajlarından yararlanmak için bir an önce e-defter çözümü konusunda da seçim yapmış olmalarıdır. Kurumlar; Oracle, SAP veya farklı bir ERP kullanıyor olsalar da PARTNERA e-fatura veya e-defter çözümleri platform bağımsızdır, kullanabilirler.

Kurumların ve şirketlerin yaşanan bu e-dönüşümle birlikte elde ettikleri faydalara gelecek olursak;

Kurumlar E-fatura geçişi ile:

  • Maliyet avantajı sağlar: Kağıt, kartuş, elektrik, posta ve arşivleme maliyetleriniz azalır.

  • Zaman Kazandırır: Daha hızlı ve güvenli fatura kesersiniz. Operasyon yükünüz hafifler.

  • Tahsilatlarınızı hızlandırır: Faturanın posta ile gönderim, takip süreci ortadan kalkar. Zamanında yerine ulaşmayan ya da kaybolan faturalar yüzünden tahsilatlarınızda aksama yaşamazsınız.

  • Muhasebesel işlemleriniz hızlanır: Muhasebesel operasyonlarınız hızlanır. Mutabakat işlemlerinizi daha kolay yaparsınız. raporlarınız zamanında hazır olur.

  • Kolay arşivlenir: Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir. Dosyaların arasında kaybolmadan eski faturalarınıza çok rahat ulaşırsınız. Ayrıca, faturaları fiziksel dosyalarda saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.


Kurumlar E-deftere geçişi ile:

  • Kağıt ortamında defter tutmaya gerek kalmaz.

  • Kağıt ortamındaki defterlerin noterde tasdik ettirme işlemine gerek kalmaz.

  • Kağıt ortamındaki defterlerin arşivlenmesine gerek kalmaz.

  • GİB’e yapılacak yasal bildirim sürecini otomatikleştirir.

  • Talep edilmesi durumunda dosyalara anında erişilebilir.

  • İş süreçlerinde performans artışı sağlanır, hata oranları düşer.

  • GİB standartlarına uygun formatta Yevmiye Defteri, Yevmiye Defteri Beratı, Defter-i Kebir ve Defter-i Kebir Beratı dosyaları hazırlanması sağlanır,

  • Arşivden berat ve detay dosyaları görüntüleme olanaklarına kavuşulmaktadırlar.


 
ETİKETLER : 1028