Dosya E-dönüşüm 28 MAYIS 2016 / 16:24

Mali müşavir ve muhasebecilere büyük görev düşüyor

E-Fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına Latin Amerika ve birkaç uzak doğu ilkesi dışında yani nerdeyse tüm Avrupa ve Amerika kıtasının tamamında gönüllü geçildi. Sebebi basit faydalar çok iyi anlatılmış. Türkiye’de fayda olarak sadece kağıt tasarrufunun ilk akla geldiğini belirten EDM Genel Müdürü Özcan Ermiş, “Kağıt tasarrufunun aslında son akla gelmesi gerekiyor. En temel iki fayda ise kargo maliyetleri ve arşivleme” dedi. Ermiş, açıklamalarını şöyle sürdürdü: “Bir de ABD’nin meşhur üniversitelerinin araştırmalarıyla ortaya çıkan ve senatolarında önlemleri tartışılan Türkiye’nin de içinde bulunduğu kuzey ekvator bölgesinin 50 yıl içinde kuraklaşmasını ve bunun için alınacak trilyonlarca dolar teknolojik önlemleri düşünün. Bu önlemlerin en basiti, ücretsizi ve çevrecisi kağıt israfının önlenmesi olduğu vurgulanmış. Yani artık mesele çoğu zaman duyarlılığımızı ikinci planda tuttuğumuz çevremiz ve yeşilimiz bile değil. Yaşamın imkansız hale gelebileceği bir ekolojik tehlike. Bu yüzden e-dönüşüm imkanlarını kullanmak ve kağıdı israf etmemek bu nesle nasip olmuş ve sorumluluğunu taşıması gereken en önemli görev diye düşünüyorum.”
E-Dönüşüm uygulamalarına geçmeye karar veren şirketlere yönelik tavsiyelerde de bulunan Özcan Ermiş, şunları kaydetti:
“Önce mevzuatı iyi okuyup, hızlıca biz e-fatura e-defter e-arşiv fatura mükellefiyiz ya da değiliz demesinler. Bence on binlerce internetten ürün siparişi almış kurum, yıllık ciro limiti bunlar için 5 milyon TL iken, genel 10 milyon TL limite aldanıp mükellef değiliz diyorlar. Bu aşamayı geçseler bile e-fatura işleyişini iyi öğrenmeliler, mevcut kullandıkları ERP ve muhasebe yapılarına uygunluğunu araştırmalılar.
Burada görev şirket yetkililerinden daha çok mali müşavir ve muhasebecilere düşüyor. Öncelikle hizmet alacakları firma kriterleri olarak; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesinde E-Fatura, E-Arşiv Fatura, E-Defter ve Saklamacı Kuruluş  yetkileriyle yayınlaşmış olmalıdır. Seçilecek özel entegratör, bilgi güvenliği için TS ISO IEC 27001 belgesine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000 belgesine ve yasal süreç ve arşiv yönetimi için TS 13298 belgesine sahip olmalıdır. Özel entegratör sistem altyapısı ve teknik servisi herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmalıdır. Kontrolü kolay gece 3 de ve sabah 6 da eskilerin tabiriyle kazık bir soruyla arasınlar.  Biz geri dönelim cevabı alsaydım seçmezdim. EU Standartlarına göre müşteri verilerini aralarında en az 300 km mesafe olan iki şehirde kurulu olan kendilerine ait veri merkezlerinde çok yedeklemeli sunucularda saklamaları da önemli.
Mali e Muhasebeciler hizmet alacakları özel entegratör yukarıdaki kıstasları sağlasa bile bununla yetinmeyip satın alacakları uygulamaların özelliklerine de detaylı irdelemek zorundadırlar. Zira uygulamalar bir taraftan mali müşavir ve muhasebecinin hayatlarını kolaylaştıracak tüm entegrasyon ve otomasyonlara sahip olmalı, diğer taraftan mükelleflerin veri güvenliği ve bütçe kriterlerini karşılayabilmelidir. Tüm bunlar içinde en önemli ürün özelliği olarak, müşterinin kullandığı ERP ve muhasebe programından fatura düzenlenip kaydet butonuna basıldığında faturanın muhatabı müşterinin VKN numarasına göre; bu faturanın e-fatura olarak mı, e-arşiv fatura olarak mı yoksa yazıcıya kağıt fatura olarak mı gönderileceğini e-fatura sisteminin kendisi Gelir İdaresi Başkanlığı ile online haberleşerek otomatik karar verebilmelidir. Gelen e-faturaların Stoklara carilere online yazılması da önemli.”