e-toplum 07 OCAK 2013 / 08:00

Kamuda e-Yazışma süreci temelden değişiyor

Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Daire Başkanı Emin Sadık Aydın, elektronik ortamda yazışma yapan kamu kurum ve kuruluşlarının e-Yazışma projesine bütünleşik olmakla yükümlü kılınacağını vurguladı.

e-Yazışma Projesi, Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi, Bilgi Toplumu Stratejisi 73 numaralı ‘Ortak Hizmetlerin Oluşturulması’ eylemine dayanarak 2010 yılı içerisinde başlatıldı. Projede; Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı pilot kurumlar olarak yer alıyor. Proje, Şubat 2011’de sözleşmesi imzalanan hizmet alımı kapsamında bu altı pilot kurumun katılımıyla sürdürülüyor. Proje süreçlerinin sağlıklı bir biçimde takip edilebilmesi amacıyla www.e-yazisma.gov.tr portalı ise bu kapsamda hayata geçirildi. Projeye Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Başbakanlıkta Devlet Teşkilatı Veritabanı’nı yürütmekte olan ekip ve TÜBİTAK-Bilgem tarafından da katkı sağlanıyor.

e-Yazışma’nın standartları ortaya kondu
Projenin amacı; kamu kurumları arasındaki resmi yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlayacak ortak kurallar setinin geliştirilmesi ve bu kuralların kamu kurumlarına ait elektronik belge yönetim sistemlerine (EBYS) uygulanarak sistemlerin elektronik belgeleri kolaylıkla paylaşabilir hale gelmesi. Emin Sadık Aydın hedefleri ise şöyle açıkladı: “Bu anlamda projenin en önemli hedefi; tüm kurumların ihtiyacını çözebilecek nitelikte, esnek ve uygulanabilir bir kurallar seti ortaya koymaktı. Bu amaçla ilk etapta pilot kurumlar arasında gerçekleştirilen çeşitli toplantılarla kısıtlar ve olası riskler masaya yatırıldı. Ayrıca çeşitli özel sektör temsilcilerinden konuya ilişkin görüşler alındı. Özellikle Devlet Arşivleri’nin görüşlerine büyük önem verildi. Çünkü ‘Resmi Yazışma’ hüviyetindeki belgelerin kurumlar arasında etkin bir şekilde taşınabilmesinin uzun vadede yeterli bir hedef olmadığı düşünülerek belgelerin arşiv niteliklerine uygun bir şekilde oluşturulması en önemli hedeflerden biri olarak değerlendirildi. Çalışmalar sonucunda, e-yazışma standartlarının detaylı bir şekilde ortaya konduğu e-Yazışma Teknik Rehberi ortaya çıktı. Ayrıca Teknik Rehber’de yazılan tüm kurallara uygun yazışma paketi oluşturabilen .NET ve JAVA ortamları için ayrı API (Uygulama Programlama Arayüzü) geliştirildi. Açık kaynak kodlu olarak geliştirilen API’lerin kurumların ihtiyacına göre özelleştirilebilmesi de mümkün.”
Proje kurum içi resmi yazışma süreçlerine ilişkin bir kapsam belirlememesine rağmen, kurumlar arası sürece dair elde edilecek birikimlerle kurum içi süreçlerin de yeniden yapılandırılması sağlanabilecek. Bu sayede kurum içi yapılarında farklı e-yazışma süreçleri işleten kurumlar; e-Yazışma projesinde belirlenecek ortak kurallar sayesinde birlikte çalışabilir sistemleri kullanmak için süreçlerini yeniden güncellemeleri gerekebilecek. Bu ise kurumların e-yazışma süreçlerinin tamamıyla tekrar gözden geçirilerek daha etkin bir boyut kazanması anlamına geliyor ve e-yazışma açısından iyi bir adım olarak nitelenebilecek önemli bir nokta.

Kurumlar, e-Yazışma projesiyle bütünleşecek
Proje sayesinde elde edilen veriler aynı zamanda mevzuat üzerindeki engelleri ve yapılması gereken değişiklikleri de ortaya çıkardı. ‘Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’ metni, Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi tarafından çalışılarak değişiklik önerileri Başbakanlığa iletildi. Başbakanlık, yönetmeliğin son halini kamu kurumlarıyla paylaşarak tüm kurumlardan geri görüş istedi ve yönetmeliğin yayımlanma süreci sonuçlanmak üzere. Asıl önemli olan ise yönetmelikte değişiklik yapılan hususlar. Yeni yönetmeliğe göre; elektronik ortamda yazışma yapan tüm kurumlar e-Yazışma Teknik Rehberi’nde yazan tüm hususlara uymakla yükümlü kılınacak. Bir başka deyişle, elektronik ortamda yazışma yapan kamu kurum ve kuruluşları e-Yazışma projesine bütünleşmekle yükümlü olacak.

Amaç; kurumlar arası belge paylaşımının sağlanması
e-Yazışma projesinde belirlenen amaç, kapsam ve hedefler çerçevesinde temel olarak kurumlar arası belge paylaşımının sağlanabilmesi. Bu kapsamda; belgelerin hangi formatta olacağının açık ve net bir biçimde ortaya konması, paylaşılacak belgenin bütünlüğünün, güvenliğinin ve güvenilirliğinin sağlanması, hukuki geçerliliğinin korunması ve doğru kişi ya da birimler tarafından iletildiğinden emin olunması gerekiyor. Belge formatı olarak; Devlet Arşivleri’nin de uygun görüşüyle Uluslararası Arşiv Organizasyonu’nun kabul ettiği formatlardan biri olan PDF/A formatı benimsendi. Bu nedenle üstyazı ve eklerin PDF/A formatında olması gerekiyor. Belgenin bütünlüğü, güvenliği ve hukuki geçerliliğinin korunması gibi hususlar ise Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) altyapısı kullanılarak çözüme kavuşturuluyor.

Sonraki adım: Veriler için standartların oluşturulması
e-Yazışma, kamu için önemli bir konu. Kalkınma Bakanlığı Bilgi Toplumu Dairesi Başkanı Emin Sadık Aydın resmi yazışmanın önemli bir konu olduğunu ve e-Yazışma projesiyle konuya ilişkin çok önemli bir adımın atılmış olduğunu belirterek “Elektronik ortamda resmi yazışmaya ilişkin çalışmalar sonuçlanmak üzere, bir sonraki adım ise elektronik ortamda veriler için standartların oluşturulması. e-Yazışma için oluşturulmuş standart yapı, esasen verilerin paylaşılması için de araç olarak kullanılabilir. Bu konuda yapılacak çalışmalar, kamu kurumları arası etkin birlikte çalışabilirliğin temel taşları olacak” açıklamasını yaptı.
ETİKETLER : Sayı:903