Yazarlar Göker Sarp 07 ŞUBAT 2016 / 14:03

Türkiye’deki birçok kurum ERP ve Kurumsal Dönüşüm’den hala çok şey beklemekte...

ERP’nin kurumların beklentilerine karşılık verebilmesi ve kurumlardaki projelerin başarıya ulaşabilmesi için ERP proje ekiplerinin, üst yönetimin ve kullanıcıların üstlerine düşen görevleri yerine getirmesi kesinlikle gerekliliktir.

Bu köşede, ERP projelerinde başarıya ulaşabilmeniz için deneyimleri tek çatı altında birleştirerek, başarıya giden yolları sizler için yazmaya devam edeceğiz. Yer alan yazılardaki deneyimler, öneriler, örnekler ve öngörüler bir bütün olarak ele alınmalı ve içerdiği uyarılara, tedbir önerilerine dikkat edilmeli, ilgili olarak önerilen bütün diğer yollar göz önünde bulundurularak uygulanmalıdır.
 
M.Göker Sarp
 
ERP’ye geçmeden önce yapmanız gerekenler
 
ERP projesinin şirketinizde gerçekleştireceği değişiklikler ve etkileri düşünüldüğünde, bu uygulamayı kesinlikle belirli bir stratejik plan dahilinde hayata geçirmelisiniz. Ve şunu unutmamalısınız ki: ERP projesi, yalnızca bilgi teknolojileri (BT) projesi değildir.
 
Tabii ki herhangi birşeye başlamadan önce olduğu gibi, ERP için de önce karar vermelisiniz...
ERP sistemine geçmeden önce; bu tür bir sisteme ihtiyacınızın olup olmadığına, kurum kültürü ve insan kaynağınızın böyle bir sistemi yaşatmak için uygun olup olmadığına karar vermelisiniz.

“- Bazı kurumlarda bir ERP yazılımına ihtiyaç duyulmaması, bu sistemlerin gereksizliğinden kaynaklanmamaktadır, ERP’nin kavramsal olarak ne tür değişimleri içerdiğinin tam olarak anlaşılamamasındandır.”
ERP sistemleri, şirketlerdeki geleneksel yapıların sınırlarını aşan sistemlerdir: ERP ile şirkerinizdeki satın alma, üretim planlama, satış, muhasebe ve insan kaynakları fonksiyonlarının tümü departmanlar ve fonksiyonlar arası iş süreçlerinden oluşan bir iş akışında birleşmektedir.

“ – Şirketlerde etkinliğin ve performansın artırılmasının yolu verimli bir tedarik zinciri kurulabilmesi ve ERP yazılımlarının başarılı bir biçimde uygulanabilmesinden geçmektedir. ERP sistemleri direkt olarak, çeviklik ve verimlilikte artış, sağlıklı ve etkin iletişim, çevrim zamanlarını ve işletme maliyetlerini düşürebilmenizi sağlar.

ERP sistemlerinin işletmelere, stratejik avantajları sağlayabilmesi için öncelikle bir sistemin seçimi ve kurulumundan önce, mental hazırlık başta olmak üzere kurum olarak başarılı bir hazırlık dönemi geçirilmesi gerekmektedir.”
 
Uygulamaya alacağınız ERP’yi kullanmaya başlamadan önce
 
ERP kullanmaya başlamadan çok önce, belirlenmiş bir yol haritanız olmalıdır; olmamasının önünüzdeki en büyük tehdit olacağını şimdiden söylemeliyiz. Ayrıca kağıt üstünde de olsa işleyen bir sisteme, kabul görmüş ve standart hale gelmiş iş yapma şekline sahip olmalısınız.

Bunun yanında almanız gereken yönetimsel kararlar da var. Planlanan veya düşünülen reorganizasyonlar varsa projeye başlamadan önce mutlaka hızlıca tamamlanmalıdır ve tekrarlanan işler de merkezileştirilmelidir. Proje ekibinizi şirketinizde yaşayan süreçleri en iyi bilen ve tarifleyebilecek kişilerden seçmelisiniz.
 
Sade ve yalın bir sistem kurmayı hedeflemelisiniz!
 
Her ne kadar ERP projeleri şirketlere özel uyarlanabilir ve de geliştirilebilir yazılım projeleri olarak kabul görse de, başlangıçta gelişmeya açık ancak mutlaka sade ve yalın olarak tasarlamalı ve sistemin genel prensiplerinin dışına çıkılmamalıdır. Birinci dakikada, olmazsa olmazlar dışında ek geliştirmeler, uygulamalar ve hatta raporlar kapsama alınmamalı, gelecek planlarına, ilerleyen fazlara bırakılmalıdır. Unutmayın bu proje ile bir uzun süreli bir evliliğe adım atıyorsunuz, bundan sonra da küçük adımlarla ilerleyeceksiniz.
 
“ Doğru yazılımı seçmek, başarılı bir ERP projesi için ilk adımdır, ikinci adım da etkili bir proje planı yapmaktır.”

Şirketinizde örgütsel değişimi iyi yönetir, bir A takımının kurulmasını sağlar, süreç, ihtiyaç ve beklentilerinizi doğru tanımlar ve hedeflerinizi küçük tutarsanız ve özelleştirmelerinizi mümkün olduğunca azaltıp, başarı kritelerlerinizi önceden belirleyerek projenize başlarsanız, başarılı olmamanız için hiç bir neden yoktur.

Genellikle başarısızlığın temel nedeni, yeterince hazırlıklı olmamaktan geçer.
Taleplerinizi içeren uygun şartname yapılmaması, farklı farklı sistemlerin doğru irdelenmemesi, profesyonel bir proje planı yapılmaması, projedeki rollerin iyi belirlenmemesi ve deneyimli proje yöneticisinin eksikliği başarısızlığı önceden hazırlayan faktörlerden bazılarıdır.

En başta sabit ve ölçülebilir hedeflerin belirlenmesi
Proje yöneticisinin çevik, güvenilir ve uzman bir kişi olarak seçilmesi
Proje süresince ve öncesinde daima yazılı iletişim de bulunulması: Çatışmaları önlemek amacıyla, yeni sistemin uygulama projesi ile bağlantılı olarak yapılan isteklerin veya yorumlar ile ilgili yazılı bir rapor olmalıdır: Sözler kaybolur, yazılı yorumlar kalır.

ERP tedarikçinizin güvenilir, mesleki deneyimi olan ve proje öncesi hazırlıklarını iyi yapmış olması
ERP sisteminize geçişiniz hakkında önceden müşteri ve tedarikçilerinizi bilgilendirmeniz: Yeni bir sisteme geçiş sırasında, ilk dönemde bazı zorluklar olabilir ve pek çok idari sorunlar ortaya çıkabilir. Bu yüzden müşterilerimiz ve tedarikçilerimiz için durumu açıklığa kavuşturmak önemlidir.“- ERP projeleri yeniden yapılanma fırsatıdır. Bu fırsatlar mutlaka değerlendirilmelidir.”
 
ERP’ye geçmeden önce şirketinizdeki birimlerin ve çalışanların sorumlulukları net olarak tarif edilmelidir, yapınız büyüdükçe bu durum daha da karmaşıklaşabilir, aynı çatı altında farklı lokasyonlarda farklı süreçler uygulanabilir, bu farklılıklar da proje süresince ilerlerken karşınıza mutlaka çıkacaktır. Bu durumda süreçlerinizi masaya yatırıp, yeniden yapılandırmalısınız. Ancak bu şekilde düşünmeyip farklı farklı süreçlerin yeni sistemde yaşamasını hedeflerseniz, oldukça maceralı bir ERP projesi süreci sizi bekliyor demektir.
 
“- Unutmayın, bu sadece danışmanlık şirketinin değil, sizin de projeniz...”
 
ERP de, şirketinizin esas işlerinden biri konumunda olmalıdır. Eğer projenizin sağlıklı yürümesini istiyor, proje süresinin uzamasını ve yanlış bir kurgu ile ilerlemesini istemiyorsanız tüm sorumluluğu danışmanlık veren ERP tedarikçisi şirketlere bırakmamalısınız. En baştan itibaren sorumluluğu siz de paylaşmalısınız.

*ERP Komitesi ve Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü