İnternet 11 AĞUSTOS 2014 / 09:35

Mali sistem uçtan uca dönüşüm sürecinde

e-Fatura ve e-Defter’den sonra e-Arşiv Fatura uygulamalarına zorunluluk getirildi ve bu uygulamalar da kurumlar tarafından kullanılmaya başlandı. Bu gelişme ile kurumlar önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlarken, devlet de kayıt dışı ekonomiyi kontrol altına alabiliyor.

e-Fatura ile belli sektörlere zorunluluk getirilmesinden üç ay kadar kısa bir süre sonra önemli ölçüde farkındalık oluştuğu ve pazarda bu kavrama karşı olumlu bir yaklaşım geliştiği açık. Geçen yıl e-Fatura, mükellefler ve ticari kurumlar tarafından sadece bir zorunluluk olarak algılanıyordu. Fakat uygulamanın getirdiği operasyonel kolaylıkların ve maliyet avantajlarının farkına varan, buna karşılık e-faturaya geçme zorunluluğu bulunmayan kurumlar da kendi istekleriyle uygulamaya geçiş yapmaya başladılar. İdea Teknoloji Çözümleri Yönetici Ortağı Bahadır Onay, kapsamdaki gelişimin bir gerekçesini de şöyle anlattı:
“e-Fatura uygulamasına dahil olan kurumlar, kendi ekosistemlerini, iş ortaklarını, tedarikçilerini ve müşterilerini bu yapının içine dahil etmek istiyorlar. Çünkü faturanın elektronik ortamda oluşturulması, hem maliyet avantajı hem operasyonel kolaylık sağlıyor.”

Şirketler, iş ortaklarını teşvik ediyor

Piyasada hem elektronik hem kâğıt fatura var. Yani ikili bir yapı devam ediyor. İşletmelerde bu ikili yapının sürdürülmesi zor. İşte bu yüzden özellikle büyük ölçekli işletmeler, tek bir kanaldan fatura düzenlenmesi adına tedarikçilerini, e-Fatura uygulamasına geçme yönünde teşvik ediyorlar. Böylece katma değerli servisler de ortaya çıkıyor. Elektronik ortamda oluşturulduğu için faturalar kolaylıkla bankacılık sistemine aktarılabiliyor. Ödeme/tahsilat işlemleri otomatik olarak gerçekleşiyor. Uygulamanın kurumlar nezdindeki faydaları ve avantajları ön plana çıktıkça, kullanım da artıyor.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), burada özel entegratör çeşitliliğini mükellefler açısından avantaj yaratacak biçimde belirledi. Örneğin, sektörel olarak farklı uygulamaları olan özel entegratörler var. Entegratörler arasında, ERP yazılımı üreticileri, finans kurumları, sistem entegratörleri mevcut. Bu entegratörlerin hepsinin pazarda farklı ihtiyaçlar için sunabilecekleri çözümleri, farklı özellikleri ve fiyatlandırma modelleri var. Bu da kurumlara alternatif ve tercih imkanı sağlıyor.

Arşiv fatura kolaylığı, e-Fatura’yı destekleyecek

e-Fatura konusundaki farkındalığı daha da geliştirecek bir konu e-Arşiv Fatura uygulaması. Bu uygulamayla birlikte kurumlar artık tüketicilere ya da e-Fatura kapsamı dışında kalan firmalara da elektronik ortamda fatura düzenleyip bu faturaları muhafaza edebilecekler. Burada Onay, önemli bir detayı hatırlatmadan geçmedi:
“e-Arşiv’e kavramsal ve anlamsal karmaşa olmaması için ‘e-Arşiv Fatura’ diyoruz. Fatura en az iki nüsha düzenleniyor, biri firmada kalıyor, biri karşı tarafa veriliyor. e-Arşiv uygulaması, işletmede kalan bu ikinci nüshayı tamamen sayısal ortama taşıyor. Bir tekstil alışverişinde size kasada fatura veriliyor, ikinci nüshayı da kasiyer alıp kenara koyuyor. Biriken binlerce kağıt muhasebeye aktarılıyor, dosyalanıyor ve 10 yıl saklanıyor. e-Arşiv ise bu saklama gerekliliğini sadeleştiriyor, elektronik ortama aktarılmasına imkan veriyor.”

Arşiv, faturayı destekleyecek

e-Arşiv Fatura uygulaması, 1 Ocak 2016’dan itibaren belli bir ciro hacmine sahip e-ticaret firmaları için bir zorunlu bir uygulama olacak. Ayrıca e-Arşiv Fatura’yı düzenleyen 433 Sıra No.lu Genel Tebliğ ile irsaliye sisteminde de değişiklikler yapıldı. Öncesinde, bir mal sevk ettiğinizde, faturanız ve beraberinde bir irsaliye belgesi oluyordu. Bu tebliğ ile artık irsaliye ve irsaliyeli fatura ortadan kalktı.

e-Fatura tarafında mali mührünü almış ve devlete başvurusunu yapmış bir kurumun sisteme geçmesi ortalama 24 saat. Bir şirketin e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmek için ön koşulu e-Fatura uygulamasına da geçiş yapmış olması. Kurumun ölçeği de bu süreyi etkilemiyor.

e-Arşiv, şu an sadece e-ticaret siteleri için bir zorunluluk olarak gözükse ve perakende sektörüne getirilen zorunluluk olmamasına rağmen sektörün, uygulamaya ilgi gösterdiği belirtiliyor.

E-ticarette ‘gerçek’ kasıt

Zorunluluk önce e-ticaret sitelerinde. Çünkü ticari hayat sanal ortama taşınıyor. Kamunun kayıt dışı ekonomi ile mücadele çalışmaları çerçevesinde bu sektöre öncelik verildi. e-Ticaret firmaları ürün alım satımını elektronik ortamda yapıyor. Ama tüketiciye hala kâğıt fatura gönderiyor. E-arşiv fatura ise sektördeki operasyonel süreçleri kısaltan ve maliyetleri düşüren bir uygulama.

2014 yılı cirosu 5 milyon TL’yi geçen e-ticaret firmalarının e-Arşiv Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu 2016 Ocak’ta başlayacak. Ama burada dikkate alınması gereken bir nokta daha var. 5 milyon TL tutarındaki cironun sadece e-ticaret sitesi üzerinden yapılan satışlardan elde edilmesi gerekmiyor. Örneğin firmanın hem mağazası hem de e-ticaret sitesi varsa ve her iki satış noktasından elde ettiği ciro toplamda 5 milyon TL’nin üzerindeyse, bu firma e-Arşiv Faturası uygulamasına geçmek zorunda.

Tek merkezi sistemde bütünleşen yapı, kayıt dışına karşı

KoçSistem ArGe ve İş Uygulamaları Danışmanlık Direktörü Ömer Özgür Çetinoğlu: “e-Fatura sistemi ile ticaret daha hızlı ve hatasız gerçekleşmeye, fatura bastırma, gönderme, arşiv ve depolama gibi masraflar ortadan kalktığı için giderlerde tasarruflar sağlanmaya başladı. Süreçler kısaldı; şirketler, satış ve faturalama gibi iş süreçlerini elektronik ortama taşımış oldular; tahsilat ve ödeme sürecini kolayca yönetip takip edebilir hale geldiler. Sisteminin ölçülebilir sonuçlarını önümüzdeki aylarda daha net göreceğiz. e-Fatura kapsamında olmayan şirketler de bu avantajlardan ötürü e-faturaya geçmeye başladılar. Fakat şirketlerin unutmaması gereken konu e-fatura ile daha önce kağıt faturaya göre tasarlanan iş süreçlerinin yeniden tasarlanması olmalı. Zorunluluk kapsamında sisteme dahil olan mükellef sayısının 2015 yılında 20 binden 50 bine çıkması bekleniyor.”

Uyumsoft Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Önder: “1 adet kağıt faturanın baskı, yazdırma, postalama, arşivleme maliyeti 2 TL’yi geçmekte. Mükellef işletmelerde, e-Fatura ile hem bu maliyet ortadan kalktı hem de zaman kaybı önlendi. İşletmeler e-Fatura kullanarak, 2014 yılında yaklaşık 250 milyon TL’ye yakın tasarruf elde edecek. Mükellef işletmeler, özel entegratör olan firmalarla çalışmayı istemekte. Yakın gelecekte, e-arşiv, e-defter, KEP, e-ödeme, e-irsaliye gibi 50’ye yakın yeni e-dönüşüm projesi yolda. Mükellef firmalar e-Arşiv uygulamasıyla; faturaların kâğıt nüshasını saklama yükünden kurtulup saklama maliyetlerini düşürecek, belgelerine hızla erişebilecek, nihai tüketiciye faturalarını e-posta yoluyla iletebilecek, kasadaki alışveriş esnasındaki işlem süreleri kısalacak, doğaya ve çevreye katkı sağlanacak.”

Logo Yazılım CEO’su M. Buğra Koyuncu: “Faturalaşma süreçlerinde tek bir merkezi sistem üzerinden kontrol ve denetim sağlanıyor; daha kaliteli iç ve dış denetimin yolu açılıyor. Uygulama, Türkiye’nin kayıt dışı ekonomiyle mücadele hedeflerine giden süreçte önemli bir adım. e-Fatura kullanımı yaygınlaştıkça, işletmelerin tasarrufu ve verimliliği artacak. Hatta işletmeler e-Faturayı bir kaldıraç olarak kullanıp, siparişten ödeme ve tahsilata kadar olan tüm süreçlerini elektronik ortama taşımalı. e-Arşiv Faturası olarak adlandırılan, kurumların e-Fatura mükellefi olmayan kişi ya da firmalara da e-Fatura düzenlemesine imkan sağlayan yeni sistemle tüketiciler için de e-Fatura düzenlenebiliyor. e-Arşiv uygulaması sayesinde e-fatura kullanımının alanı genişliyor ve firmalara faturalaşma süreçlerini tek bir platform üzerinden kolaylıkla yönetebilme imkanı sunuluyor.”

 
ETİKETLER : e-arşiv e-fatura e-ticaret