Dosya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) 12 OCAK 2015 / 09:19

Faydalar zinciri ve maliyet avantajı buluşuyor

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sitesinde yer alan kapsam genişlemesi Tebliğ Taslağı’na göre 2013 yılı verileri esas alınmak suretiyle, cirosu 10 milyon TL ve üzerindeki firmaların 1 Ocak 2016 yılından itibaren e-Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçmeleri zorunlu. Dolayısıyla bu kapsamdaki firmaların, 2015 yılında bu zorunlulukla ilgili gerekli hazırlıkları yapmaları şart.

Türkiye’de ‘2015-2019 e-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı’ çerçevesinde uygulamaya konulan e-Defter ve e-Fatura uygulamaları hem mükelleflerin hem de birçok kamu ve özel sektör kurumunun vergisel ve vergisel olmayan birçok amacına katkıda bulunuyor. Özellikle mobilitenin etkisiyle mekândan bağımsız iş yapmak günümüzde giderek ön plana çıkıyor. Bu değişim ışığında iş yapış şekillerini, kurumsal hayatın ilerleyişini ciddi biçimde kolaylaştıran e-dönüşüm çözümleri, şirketlerin iş süreçlerini de çok daha düşük maliyetlerle, çok hızlı, daha verimli ve etkin şekilde döndürebilmelerini sağlıyor.

 

Kamu kurumlarının, kuruluşların, şirketlerin resmi, hukuki, ticari açıdan yasal geçerliliği olan, güvenli yazışmaları, belge paylaşımları ve uzun vadeli saklama ile beyan yükümlülükleri bağlamında bakıldığında, KEP, e-İmza, e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv gibi e-dönüşüm çözüm ile hizmetleri; kamu yönetimine, kurumlara, şirketlere ve bireylere önemli katma değer sağlıyor. Bimsa Genel Müdürü Tunç Taşman’ın dikkat çektiği gibi, ayrıca bu hizmet ve çözümler; kâğıdı, kartuşu, yazıcıyı, kalemi ortadan kaldırıyor. Ama bu kadar da değil… Kâğıda dayalı postalama, fiziksel depolama, enerji ve işçilik maliyetlerinde büyük oranda tasarruf olanağı da cabası. Taşman bu tasarrufu kurumsaldan başlayarak ülke ekonomisine yayılan yapısıyla şöyle örnekliyor:

“e-Defter çözümü sunan yazılım ile şirketlerin noter tasdik, muhasebe, kırtasiye masraflarını minimuma indirmeleri sağlanıyor. Türkiye’de bir şirketin defter maliyeti ortalama 800 TL’den başlayıp, 500 bin TL’ye kadar ulaşabiliyor. e-Defter maliyeti ile bu masraftan yüzde 50 ila yüzde 90 arasında tasarruf sağlanacak. e-Defter’e zorunlu geçiş yapacak olan 20 bin mükellef şirket var. Bu kapsamın genişlemesi de gündemde. Bu şirketlerin tasarrufuyla birlikte, ülke ekonomisi yılda 500 milyon TL’ye yakın tasarruf edecek.”

e-Dönüşüm; kağıt kalem istemez

Kurumsal şirketler, kamunun e-Dönüşüm politikalarına bütüncül bir bakış açısıyla yaklaşıyor. Tunç Taşman’a göre, entegratör şirketlerin yazılımlarıyla bu sürece hızlı ve etkin bir şekilde adapte olmayı seçiyorlar. 2015-2019 e-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı’nın başarılı bir şekilde hayata geçirilmesi için kamuya ve kurumsal şirketlere büyük bir sorumluluk düşüyor. Taşman, bu sorumluluğun getirdiği görevleri şu şekilde tanımlıyor:

“Kurum içi dönüşümde, kurumdaki tüm süreçlerin sanal ortama taşınması gerekiyor. Eğer elinizi kaleme dokunuyorsanız, imza atıyorsanız e-Dönüşüm tam anlamıyla gerçekleşmemiş demektir. Kamunun tecrübesi, sivil toplum kuruluşlarının bütüncül bakış açısı, üniversitelerin bilimsel yaklaşımı ve özel sektörün dinamizmi ile e-dönüşüme birlikte yön verilecek. Kurumdaki tüm süreçlerin sanal ortama taşınmasını sağlayan Bimsa’nın EDOKSİS (Elektronik Doküman Sistemi) sistemine bulut üzerinden erişip bilgi işlem sistemleri kullanarak, isterlerse bütünleşik olarak e-fatura uygulamasından yararlanabiliyorlar. E-dönüşüm programı kapsamında, e-Defter sisteminin ile 5 yıl içinde kayıt dışı oranındaki düşüş ve yeni iş alanları yaratarak ülke ekonomisinde gözle görülür bir katkı sağlaması bekleniyor.”

Yatırımın geri dönüşü hızlı

Detaya baktığımızda e-Defter, iş süreçlerinin başarılı işleyişine birçok katkı sağlayacak. e-Defter’in devlet açısından vergi denetimini kolaylaştıran bir unsur olacağı aşikar. Şirketler, e-Defter sayesinde katma değer yaratmayan bir süreci daha etkin bir şekilde yönetebilecek. Kâğıt tüketimini de azaltacak olan çevre dostu e-Defter uygulaması, milyonlarca ağacın yok olmasına engel olacak. Experteam Satış ve Müşteri Yönetimi Direktörü Sinan Erkiner, bu faydalara şu eklemeleri yaparken, kurumsal konumlandırma sürecini de anlatıyor:

“e-Defter; Noter tasdiki, kağıt ve baskı maliyetleri, depolama maliyeti, basım ve denetim sırasında gereken iş gücü gibi çok ciddi maliyet avantajları sağlıyor. Orta ölçekli bir şirketin yatırımın 4 aydan az sürede kendini amorti edip kâra geçeceğini öngörüyoruz. Büyük ölçekli şirketlerde ise bu süreç çok daha hızlı olacak.”

e-Dönüşüm sürecinde beklenen en önemli adım,  Sinan Erkiner’e göre, kapsamın genişletilmesi. Gerek e-Fatura, gerekse e-Defter kapsamının, çok daha fazla işletmeyi içine alacak şekilde genişleyeceğini öngördüklerini vurgulayan Sinan Erkiner, 2015’in ayrıca e-Arşiv gibi yeni uygulamaların da hayata geçeceği bir yıl olacağını hatırlatıyor.

Tam otomasyona geçişte hız sağlıyor

Tüm bu bahsettiğimiz elektronik vergisel uygulamalar, şirketlerin hem ofislerindeki hem de saha operasyonlarındaki iş ve işlem süreçlerini optimize etmekle kalmıyor. Bir bütün halinde işletme faaliyetlerini etkiliyor ve köklü bir dönüşümü sağlıyor. Örneğin e-Fatura uygulamaları sayesinde sadece kağıt ortamında düzenlenen bir belge, tamamen elektronik ortama taşınmakla kalmıyor. Aynı zamanda e-Faturalar, sipariş ve ödeme/tahsilat gibi aşamalarla da bütünleştiriliyor. İdea Teknoloji Çözümleri Yönetici Ortağı Bahadır Onay’ın da dikkat çektiği gibi, tüm bu adımlar işletmelerin tam otomasyona geçmesine önemli katkılar sağlıyor. Bahadır Onay’a göre, bu dönüşümün kamuya sağladığı en büyük fayda ise iki noktada toplanıyor. İlki, bu uygulamalar kapsamında oluşturulan ve/veya raporlanan veriler, GİB üzerinde olduğundan bütün mükellefler için raporlanabilir ve analiz edilebilir ortak bir standart sağlıyor. Bu ortak format ve standartlar da mükelleflerin vergiye “gönüllü uyum” faaliyetlerinde rahatlıkla kullanılabilecek unsurlar. İkinci unsur ise vergiye uyum faaliyetlerinin yanında, vergi denetim faaliyetlerinde de bu yeni elektronik vergisel uygulamaların etkin bir şekilde kullanılacak olması.

KURUMSAL VE KAMUSAL FAYDALAR DİZİSİ

E-defter ve e-fatura uygulamalarının şirketler açısından maliyet düşürücü önemli katkıları olduğu açıkça görülüyor. “Öncelikle, defter masrafından büyük ölçüde kurtuluyorsunuz” diyen Türktrust Genel Müdürü Tolga Tüfekçi, diğer faydaları sayarken, bu faydalar ışığındaki beklentisini eklemeden geçmiyor: “Henüz e-fatura uygulaması başlangıç aşamasında ve toplam mükelleflerin yüzde 10’unun altında bir sayı kullanıyor. Bu sayı gelecek yıllarda hızla artacaktır.”

Fayda demişken, yukarıda da belirttiğimiz gibi öncelikli fayda ‘maliyet avantajı’. Çünkü Tolga Tüfekçi’nin de dikkat çektiği üzere, kurumsal işlem hacmine bağlı olarak defterin bastırılması ve noter masrafları az buz değil, tersine, kayda değer giderleri oluşturur. Bir taraftan, faturanın düzenlenmesi ve gönderimindeki fiziksel maliyetler de bu yeni yapılarla ortadan kalkıyor. Bu da son derece önemli. Son olarak arşivleme maliyetleri var ki, Tolga Tüfekçi’nin de dikkat çektiği gibi, yüksek adetli hacimlerde bu, çok ciddi bir gider anlamına geliyor.

Bunlar kurumsal faydalarda öne çıkan başlıklar. Kamu açısından bakıldığında da Tüfekçi, iki önemli yarara işaret ediyor ve şunları söylüyor:

“Şirketlerin maliyetlerinin düşmesi demek, ülke ekonomisinde yeni bir kaynak doğması demek. Bunun da bir bölümü yatırıma gidecektir. İkincisi ise etkin vergi denetimi. Bu da kamu bütçesini, dolayısıyla kamu yatırımlarını olumlu yönde etkiler.”

Kamunun e-dönüşüm politikalarında önemli bir bütünü oluşturan bu adımlarda 2015 yılında da yenilikler kurumsal hayatta yerini alacak. Tolga Tüfekçi, kendilerinin yakından izlediği iki konu olduğunu söylüyor. Bunlardan ilki MERSİS projesi. “Tüzel kişiliklerin sağlıklı kaydı ve ticari sicil işlemlerinin uzaktan yapılabilmesi son derece önemli” diyen Tüfekçi’nin belirttiği gibi, zamandan sağlanacak tasarrufun yanında, her gün on binlerce şirketin ofisten çıkıp bir işlem için ticaret odasına ‘gitmemesinin’ sağlayacağı toplam akaryakıt tasarrufu bile hatırı sayılır bir tutar. Tüfekçi, kurum olarak yakından izledikleri ikinci konunun ise “kimlik projesi” olduğunu vurguluyor. Çünkü Tüfekçi’ye göre, kimliklerin değişmesiyle birlikte kurumlar bu kimlikleri aktif kullanmak için yeni uygulamalar geliştirmek peşinde olacak.

VERİ STANDARDİZASYONU SAĞLANIR

e-Defter ve e-Fatura gibi uygulamalar şirketlerin kendi muhasebe süreçlerini basitleştirirken fayda ve tasarruf elde etmelerini sağlıyor. Şirketlerin kâğıt basma, arşivleme ve Noter masrafları azaltılırken, zaman ve maliyet tasarrufu da sunuluyor. Sayısal arşivleme sayesinde tüm kayıtlar ve faturalar sürekli el altında tutulurken, aranan belgelere kısa zamanda ulaşılması da söz konusu. “Faturalaşmalar daha kısa sürede tamamlandığı için “ödeme” süreci kısalır” eklemesini yapan IBM Bütünleşik Teknoloji Hizmetleri Çözüm Ortakları Satış Yöneticisi Ceyda Saraçoğlu,  mükellefler arasında bir veri standardizasyonu sağlandığına işaret ediyor. Bu arada, raporlama işlemleri, uluslararası yatırımcıların vergi uyumu kolaylaşırken, kayıt dışı ekonominin kayıt altına alınmasına ve kamunun takibine de olanak sağlayan bir uygulama hayata geçmiş oluyor. Ceyda Saraçoğlu’na göre, kamunun e-Dönüşüm politikaları bağlamında kurumsal hayatta bilgi teknolojileri, yeni yönetim anlayışına dayanan, sorumluluk, etkinlik ve kalitenin sağlanmasına katkılar sunuyor.

 

İŞLETMELER KAMU KURUMLARI İLE BÜTÜNLEŞTİLER

Elektronik ortamda güvenli ve yasal geçerliliği olan belge paylaşımı için kullandığımız kayıtlı elektronik posta sistemi ile birlikte işletmeler internet üzerinden yaptıkları ticari faaliyetlerini çok daha hızlı, güvenli ve etkili bir şekilde yapmaya başladı. Gönderdiğimiz e-postaların ne zaman, kim tarafından, kime yollandığını, gönderilen kişinin posta kutusuna hangi tarih ve saatte ulaştığını belgelemek KEP ile mümkün oldu. Ayrıca, Detaysoft Satış, Pazarlama ve İş Geliştirme Direktörü Evrim Akpınar’ın da belirttiği gibi, elektronik ortamda yasal olarak geçerli beyanname, teklif, dilekçe, başvuru, teyit, mutabakat, sözleşme ve tebligat gibi süreçler kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılabilir hale geldi. “KEP’in yaygınlaşmasında yasal zorunluluklar olduğu kadar işletmelere sağladığı faydalar da etkili oldu” yorumunu yapan Evrim Akpınar, şunları söylüyor:

“Geçtiğimiz yıl e-dönüşüm çerçevesinde e-fatura ve e-defter çözümlerini yasal zorunluluktan dolayı kullanmaya başlayan birçok işletme maddi anlamda tasarruf ettiler ve verimlilik, hız ve kolaylık gibi faydalar elde ettiler. Bu işletmeler mali açıdan hem birbirleri hem de kamu kurumları ile bütünleştiler. Önümüzdeki dönemde de e-arşiv çözümünün büyük çapta yaygınlaşacağını öngörüyoruz ve bu alana yaptığımız yatırımlarımıza devam ediyoruz.”
ETİKETLER : 1004