Dosya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) 13 EKİM 2014 / 13:55

Şimdi kâğıdı ortadan kaldırma zamanı!

KEP ile yazışmalar güvenli elektronik ortamda zaman kaybetmeden anında ulaştırılıp, takip edilebiliyor ve hukuken tarafları güvence altına alacak şekilde resmileşiyor. Diğer yandan yetkililer, düzenlemelerin devam etmesi gerektiğine vurgu yapıyor.

KEP, iletilere ilişkin kayıtların 20 yıl, e-Tebligat kayıtlarının ise 30 yıl boyunca PTT ve Kayıtlı Elektronik e-Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından saklanmasıyla depolama ve arşiv maliyetlerini düşürürken, yapılan işlemlere dair verileri güvende tutuyor. E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, KEP’in avantajlarıyla ilgili olarak “Bireysel kullanıma da imkân tanıyan KEP sistemiyle kullanıcılar mesai saatlerinden ve bulundukları yerden bağımsız bir şekilde işlemlerini gerçekleştirebiliyor. Bireysel kullanıcılar KEP üzerinden kredi kartı hesap özeti dökümlerinden, kira kontratına kadar birçok işlemi yapabiliyor. Banka talimatları, kurumlar arası yazışmalar gibi işlemlerini KEP aracılığıyla gerçekleştiren kurum ve kuruluşlar ise zaman ve maliyet tasarrufu sağlıyor” değerlendirmesini yaptı. e-Tebligat uygulamasına geçişin KEP sisteminin iş süreçlerine bütünleştirilmesi için büyük bir fırsat olduğunun altını çizen Orhun, “2013 yılında başlayan e-Tebligata geçiş sürecinin tamamlanmasıyla birlikte kamu kurumları artık tebligatı elektronik ortamda gönderip alacaklar. Tebligatların ilgili kurumlara yollandığı andan itibaren de yasal süreç başlayacak. Kurumların elektronik ortamda tebligat gönderip almaları için KEP adresine sahip olmaları gerekiyor. Artık kurumlar kendi haklarındaki tebligatlardan yalnızca KEP sistemi aracılığıyla haberdar olabilecekler” şeklinde konuştu.

‘Elektronik Tebligat Yönetmeliği’ çıkarıldı

Türktrust Genel Müdürü Tolga Tüfekçi, “Bizim baktığımızdan yerden KEP, e-İmzada çok önemli bir eksikliği kapattı. Güvenli elektronik imzalı bir verinin, güvenli elektronik yolla iletilmesi, sürecin tamamlanması açısından çok önemliydi. Şimdi artık kâğıdı tam olarak ortadan kaldırmak mümkün” ifadesini kullandı ve yeni düzenlemelerle ilgili olarak da; “KEP konusundaki son düzenleme bir arada çalışılabilirlik açısından gerekliydi; uygulamaların sağlıklı gelişmesi için bunun katkısı olacağına eminim. Ancak düzenlemelerin devam etmesi gerektiğini de eklemeliyim” dedi.

PTT Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Müdürü Osman Tural, KEP’in;  kâğıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesine, zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine olanak tanıdığını belirterek sözlerine şöyle devam etti: “Resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine de büyük ölçüde katkı sağlıyor. Ayrıca çevrenin korunmasına, resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazıların kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilmesine, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmesine imkân veriyor.” KEP altyapısı kullanılarak e-Tebligat ve e-Yazışma projelerini gerçekleştirmek mümkün. Tural, “Bu projelerden e-Yazışma ile kamu kurum ve kuruluşları arasında resmi yazışma, taahhütlü gönderi ve bildirim gibi PTT vasıtasıyla taşınan gönderilerin kâğıt kullanılmadan elektronik ortamda yürütülmesi hedefleniyor. Kalkınma Bakanlığı koordinasyonunda yürütülen projede; Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı pilot kurumlar olarak yer alıyor. Anılan sistem üzerinden Cumhurbaşkanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ile hâlihazırda güvenli e-Yazışma gerçekleştiriliyor. e-Tebligat hususunda yetkili kurum olan Adalet Bakanlığı tarafından Elektronik Tebligata ilişkin usul ve esasların belirlendiği ‘Elektronik Tebligat Yönetmeliği’ çıkarıldı. Ayrıca KEP sistemi için BTK tarafından ‘Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’, ‘Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ’, ‘Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ’ çıkarıldı” açıklamasını yaptı.

e-Dönüşüm verimlilik sağlıyor

Elektronik ortamda yasal geçerliliği olan, güvenilir, inkâr edilemez şekilde e-Belge paylaşımı ve bildirim aracı olarak kullanılan KEP sistemi sayesinde, hem kurumlar hem bireyler, ticari, hukuki ve resmi işlerini çok daha güvenli, hızlı, verimli ve tasarruflu şekilde yönetebiliyor. Türkkep Genel Müdürü Yüksel Samast, “Türkkep hizmetleriyle, elektronik ortamda yasal olarak geçerli e-Belge oluşturma, gönderme, alma ve saklama yapılabilmekte. Diğer yandan elektronik ortamda yasal geçerli yazışma, tebligat, bildirim, ihtar, ihbar, mutabakat, teyit, itiraz, beyanname, bildirge, teklif, çağrı, duyuru, dilekçe, başvuru, talimat, iştirak taahhütnamesi, sözleşme ve sözleşme fesih işlemleri gibi birçok işlem de KEP sistemiyle yapılabiliyor. KEP adres sahibi bireyler ve kurumlar, mesai saatlerine bağlı kalmaksızın ve nerede olunduğundan bağımsız olarak, ofis dışındayken, evlerinden, tatildeyken, yurt dışındayken gece gündüz bu işlemleri ve daha birçok işlemi yasal geçerli ve güvenli olarak kolaylıkla gerçekleştirebilmekte” ifadesini kullandı. Türkkep hizmetleriyle kullanıcıların çok daha hızlı, güvenli, verimli, tasarruflu, ucuz, kaliteli ve kolay iş yapma avantajı elde ettiklerini söyleyen Samast, e-Dönüşüm uygulamalarının kurumların ve bireylerin işlerine verimlilik, hız ve kolaylık getirdiğine vurgu yaptı ve KEP ve e-Tebligat ile ilgili yasal düzenlemeler ve zorunlulukların her geçen gün yaygınlaştığını söyleyerek şu detayları aktardı: “ Türk Ticaret Kanunu ve Tebligat Kanunu ile ülkemizde KEP ve e-Tebligat ile ilgili ilk yasal düzenlemeler ile ikincil düzenlemeler 2012 ve 2013 yılında yapılmıştı. Tebligat Kanunu 7/A maddesi ve e-Tebligat Yönetmeliği ile 19 Ocak 2013 tarihinde tüm limited ve anonim şirketlerle kamu kurumlarına e-Tebligat amaçlı olarak KEP adresi edinmek zorunluluğu getirilmişti. Bu yıl, 5549 Sayılı Kanun’a 28 Haziran 2014 tarihinde eklenen iki madde (9 ve 13. maddeler) ile kanun kapsamındaki tüm yükümlülere e-Tebligat alma zorunluluğu getirildi. Yasa ve yönetmelik boyutuyla bakıldığında şimdilik bu zorunluluğun; bankaları, finans, sigorta, reasürans ve emeklilik şirketlerini, ödünç para, ikrazat, finansman ve faktöring şirketlerini, kambiyo mevzuatında yetkili kurumları, sermaye piyasası aracı kurumları, varlık ve portföy yönetim şirketlerini, yatırım fonu yöneticilerini, yatırım ortaklıklarını, finansal kiralama şirketlerini, döviz, kıymetli maden, taş ve mücevher alım satımı yapanları, kıymetli madenler borsası aracı kuruluşları, tarihi eser, antika ve sanat eseri ticareti ve bunların müzayedeciliğini yapanları, hava, deniz ve kara nakil araçları ile iş makinaları alım satım yapanları, ticaret amacıyla taşınmaz alım satımı yapanlarla bunlara aracılık edenleri, posta ve kargo şirketlerini, bahis ve piyango kuruluşları ve şirketlerini, spor kulüpleriyle tüm bunların şube, acente, temsilci ve ticari vekilleri, benzeri bağlı birimlerinin tamamı ve noterlerle taşınmaz alım satımı, şirket, vakıf ve dernek kurulması, idaresi ve devredilmesi gibi işlerle ilgilenen serbest avukatları, serbest mali müşavir ve muhasebecileri, yeminli mali müşavirleri ve bağımsız denetim kuruluşlarını kapsama ihtimali var.” Samast, cezalarla ilgili olarak da şunları kaydetti: “e-Tebligat için gerekli olan KEP adresini almadığı ve e-Tebligat yükümlülüklerini yerine getirmediği tespit edilen kişi, kurum ve kuruluşlar, her tespit için 10 bin TL, yılda da en fazla 250 bin TL olmak üzere idari para cezasıyla karşı karşıya kalacak. ‘5549 Sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesine Yönelik Kanun’ kapsamındaki yürütülecek e-Tebligat faaliyetleri ve kapsamdaki yükümlülerle ilgili ayrıntılı hususlar hakkında Mali Suçları Araştırma Kurulu’nun (MASAK) yayımlayacağı bir yönetmelikle uygulamanın ayrıntılarının ve kapsamındaki yükümlülerin yakın zamanda netleşeceğini değerlendiriyoruz. BTK, yetkili kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları; Türkkep, PTT KEP ve TNB KEP arasında uzun süredir ETSI TS 102640 standardına uygun olarak yürütülen teknik bağlamdaki birlikte çalışabilirlik çalışmalarının tamamlanmasını müteakip, ‘Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının Birlikte Çalışabilirliğine İlişkin Usul ve Esaslar’ı kurul kararı olarak yayımlamış bulunuyor. Bu usul ve esaslar KEP hizmet sağlayıcılarıyla uygulamaların birlikte çalışabilirliği ve uyumluluğu açısından sektörümüze önemli katkı sağlayacak.”

KEP ile gelen yeni nesil iş yapma anlayışı diğer şirketlere örnek oluyor

e-Tebligat Yönetmeliği ile anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin elektronik tebligat adresi olarak KEP hesabı kullanmaları zorunlu hale getirildi. Bu konuda müşterilerini bilgilendirdiklerini aktaran TNB KEP Pazarlama Müdürü Özlem Akan şu detayları paylaştı: “Müşterilerimize KEP kullanımıyla sağlayabilecekleri faydaları anlatıyor, onlarla birlikte ihtiyaçlarını belirleyerek farklı uygulamaları hayata geçiriyoruz. Kurumlar, iletişimde bulundukları; diğer kurumlar, iş ortakları, müşterileri ve çalışanlarıyla aralarındaki, bilgilendirme, beyan ya da onay içeren yazışma ve bildirimleri KEP ile güvenli elektronik ortama taşıyor ve ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklara karşı kendilerini güvence altına alıyorlar.” Akan, kurumlar ve bireyler açısından kullanım alanlarını birkaç örnekle şöyle belirtti: “Resmi kurumlara gönderilecek tüm bilgi ve belgeler / Sağlık raporları, tahlil sonuçları, adli sicil kayıtları, fatura ve dekont gibi kişi ya da kuruma özel belgeler / Bordro, izin talebi, performans bildirimi ve mutabakat gibi zorunlu bildirimler / Kurumların; acente, bayi ve tedarikçileriyle gerçekleştirdikleri yazışmalar / Finans kuruluşları ya da hizmet alınan herhangi bir yere yapılan sözleşme yenileme, fesih bildirimi, ihtar, şikâyet, hatırlatma, değişiklik talebi gibi başvurular / Telif hakkı olan eserlerin kopya ve taklit gibi durumların önüne geçecek şekilde paylaşımı /  Her türlü doğal gaz, elektrik, su gibi abonelik işlem başvuruları / Standart e-Posta veya telefon aracılığıyla yapılamayan, şahsen başvuru veya kimlik doğrulaması gerektiren bankacılık işlemleri.” KEP hizmetinin faydalarını da sıralayan Akan, öncelikle çevreci özelliğinin altını çizerek şöyle konuştu: “Firmalar için önemli bir maliyet kalemi olan kâğıt tüketiminin azaltılmasına yardımcı olur. Evrak gönderim ve operasyonel süreç maliyetleri yüzde 70’e varan oranlarda azaltılabilir. Gönderiler anında karşı tarafa ulaşır ve teslim edilme tarihinden 24 saat sonra ‘okundu’ olarak kabul edilir. Hukuki güvence sağlar. KEP kullanmaya başlayan şirketlerin, yeni nesil iş yapma anlayışıyla elde ettiği kazanımlar diğer şirketlere de örnek oluyor.”

 
ETİKETLER : 991