Dosya KEP 12 OCAK 2015 / 09:19

İş süreçleri ‘bütünleştirme’ ile gerçek verimi elde edecek

Kamunun e-Dönüşüm odaklı adımları her ölçekte şirkette birçok başlıkta maliyet avantajı sağlamakla ve kayıt dışını minimuma indirmekle kalmıyor. Her ölçekte şirket, kurumsal BT altyapısında verimli bütünleştirmeleri hayata geçirirken, bulut bilişimden yararlanma fırsatını da elde ediyor.

e-Dönüşüm uygulamalarının tasarım ve teknik gereklilikleri GİB tarafından belirlenirken, dünya standartlarında teknolojilerin kullanımı öngörülüyor ve uygulamalar da buna göre şekilleniyor. “Dolayısıyla kısa vadede teknolojik bir değişim beklenmemeli” yorumunu yapan Experteam Satış ve Müşteri Yönetimi Direktörü Sinan Erkiner, buna karşılık, uygulamaların hizmet olarak sunulabildiği SaaS (Software as a Service) çözümlerin daha da yaygınlaşacağı öngörüsünü paylaşıyor. Erkiner’e göre, sektörel çözümler ise oldukça standart bir süreç olan e-Defter tarafında değil, ancak e-Fatura tarafında ortaya çıkabilir. Gelelim kurumsal ilgiye… Söz konusu uygulamaların öncelikle ‘yasal zorunluluktan’ ortaya çıkması nedeniyle işletmeler bu konuda oldukça istekli. Buna ek olarak, e-Defter gibi süreçsel maliyetleri azaltan ve işleri kolaylaştıran çözümler söz konusu ilginin daha da artmasına neden oluyor. Bu yorumun ardından Erkiner, “Öyle ki, Experteam’in müşterileri arasında e-Dönüşüm uygulamalarını, GİB’in zorunluğu kıldığı en son tarihten çok önce, neredeyse 1 yıl öncesinden kullanmaya başlayan işletmeler var” örneğini paylaşıyor.

Sektörel çözümler de gelişecek

Şu bir gerçek ki, dosyamızda ele aldığımız bu elektronik vergisel uygulamalar, işletmelerin özellikle finans, satış ve muhasebe birimleri ile bütünleştirildiklerinde kendilerinden beklenen asıl fayda da ortaya çıkmış olacak. Nitekim bundan sonrası için önemli olan da artık bir e-Faturanın internet üzerinden bir şirketten diğerine iletilmesi olmayacak. Bunun yerine, örneğin bir bankacılık sisteminde ödeme, tahsilatların hızlandırılması veya kredi, factoring gibi farklı ürünlerin sunumunda etkin bir şekilde kullanılması gündeme gelecek. Bu tahminini paylaşan İdea Teknoloji Çözümleri Yönetici Ortağı Bahadır Onay, ayrıca sektörel çözümlerin de geliştirildiğini hatırlatıyor ve şu örneği veriyor: “e-Ticarette veya perakende sektöründe e-Fatura ve e-Arşiv fatura, iş süreçlerinin basitleştirilmesi ve hızlandırılması anlamında devrim niteliğinde önemli uygulamalar olarak değerlendiriliyor.”

Operasyonel süreçlerde fayda, ilgiyi de artırdı

Gerek büyük ölçekte şirketler, gerekse KOBİ’lerin e-Defter, e-Fatura ve e-Arşiv konusundaki ilgi ve bilgisinde, bu konuda BT yatırımı yapma, GİB’den yetki alan şirketlerle işbirliğine ve bu konuda danışmanlık almaya bakışında bir gelişim olduğu aşikar. “Bu konuda uygulamaların ilk safhalarına göre, şirketlerin daha da bilinçlendiklerini görüyoruz” diyen Bahadır Onay, bu bilinçlenme sürecini şöyle özetliyor:

Başlangıçta şirketler bu uygulamaları devletin getirdiği zorunluluklar kapsamında değerlendiriyordu. Fakat bugün, bu uygulamaların operasyonel süreçlere sağladığı kolaylıkların ve maliyet tasarrufunun farkına varan işletmeler bu uygulamaları iş süreçlerine bütünleştirip daha fazla fayda sağlamaya odaklanıyor. Bu gerçekten hareketle, e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv Fatura gibi uygulamaları salt bir mühendislik veya bilgi işlem projeleri olarak görmüyoruz. İşin aynı zamanda vergi ve diğer mevzuat kapsamındaki etkileri ve sonuçlarını da göz önünde bulunduruyoruz. Bu doğrultuda, bünyemizde “Elektronik Finansal Uygulamalar Danışmanlık Birimi” oluşturduk. Bu birim, işletmelere Elektronik Finansal Uygulamalar konularında danışmanlık ve proje geliştirme hizmetleri sunuyor.”

Bulut modeli zamanla ön plana çıkacak

Geldiğimiz noktada, mükellefler arasında düzenlenen tüm e-Fatura trafiği GİB ve yetkili “özel bütünleştiriciler” tarafından da kayıt altına alınıyor. Muhasebe kayıtlarının anında denetlenebilmesi, e-Deftere zorunlu geçiş sürecinin tamamlanmasıyla birlikte, ‘kayıt dışı ekonomi’ sürecinin ortadan kaldırması da sağlanacak. “e-Defter sistemi; 5 yıl içinde kayıt dışı oranındaki düşüş ve yeni iş alanları yaratarak ülke ekonomisine gözle görülür bir katkı sağlayacak” sözleri ile beklentisini dile getiren Bimsa Genel Müdürü Tunç Taşman, eklemeden geçmiyor: “e-Dönüşüm projelerinden biri olan e-Arşiv ile gelecek olan saklama hizmetleri önem kazanacak. Bu da bulut modeline dayalı depolama sistemlerine talebi artıracak.”

ERP ile bütünleştirme olmazsa olmaz

Toplam işletmelerin çok büyük bir kısmı KOBİ ve bugün toplam istihdamın yarısından fazlasını da KOBİ’lerde çalışanlar oluşturuyor. Genel yatırımların yaklaşık üçte birini gerçekleştiren KOBİ’ler, katma değer ve ihracat içinde önemli paya sahipler. Bu yönüyle e-Dönüşümün dışında kalmaları söz konusu bile olamaz. “Bugünkü ekonomik dünya, yerel düşünüp küresel oynayanların dünyası. Yarınki dünya ise küresel düşünüp küresel oynayanların dünyası olacak” yorumunu yapan Tunç Taşman, şu hatırlatmaları da paylaşıyor:

“e-Defter ve e-Fatura, e-Arşiv uygulamalarına geçmek isteyen şirketlerin, veri kayıpları gibi sorunlara maruz kalmamak için GİB tarafından uyumluluk onaylı firmalarla çalışmaları tavsiye ediliyor. e-Fatura ve e-Defter hizmeti alacak olan şirketlerin kullanacakları yazılımı ve birlikte çalışacakları şirketleri doğru seçmeleri ve kendi sistemleri ile en iyi bütünleşebilecek yapıya girmeleri gerekiyor. E-defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış olması önem taşıyor. Kurumsal ERP sistemleri ile uyumlu bir e-Fatura yapısına geçiş, ilerleyen süreçteki ‘e’ uygulamalara uyum adına da önemli. Seçilen bütünleştirici şirket ile kullanılan ERP programlarının tam uyumlu çalışmasına dikkat etmek gerekiyor. ERP ve e-Fatura bütünleşik kullanıldığında şirketlere ticari şeffaflık ve hız kazandırarak yatırım maliyetini hızla amorti ediyor. Ancak ERP ile bütünleşmemiş bir e-Fatura sistemi, şirketlere yarardan çok yük getirir.”

Evrakları korumak gerek

VUK (Vergi Usul Kanunu) Yönetmeliğinin çıkmasıyla e-Dönüşüm süreci, başlangıçta yaşanan zorlukların kısa sürede çözümlenmesi ve daha çok BT şirketlerinin desteği, verilen çok sayıda eğitimlerle başarıyla yürütülüyor. “Ancak mevzuatta yer alan, kıymetli evrakların 10 yıl süreyle saklanacak olması şartı son derece önemli” diyen IBM Bütünleşik Teknoloji Hizmetleri Çözüm Ortakları Satış Yöneticisi Ceyda Saraçoğlu, şöyle devam ediyor:

Bundan sonraki süreçte, özellikle KOBİ’lerin bu evrakların muhafazasında sorunlar yaşayacağının işaretlerini alıyoruz. Dolayısıyla, IBM Küresel Hizmetler Birimi olarak gerek felaket durumlarında gerekse uzun süreli arşivleme konularındaki birikimlerimizi KOBİ’lerle de paylaşarak bu soruna destek oluyoruz. Bulut ve bilgi depolama gibi konulardaki deneyimleri KOBİ’lere özel paketler olarak sunuyoruz. GİB yönergeleri doğrultusunda IBM Küresel Hizmetler olarak çalışmalarımıza devam ediyoruz. KOBİ’lere tüm teknolojik olanakları uygun performans/fiyat koşullarında sağlayacak projeler geliştirmeye devam ediyoruz.”

Bulutun avantajı fark edilecek

Bulut yapının öne çıkışından bahsetmişken, bu konuda operatörlerin yaptığı çalışmalardan ve yaptıkları işbirliklerinden de örnek vermek gerek. Bunun bir örneği, Turkcell ve Fit Solutions’ın e-Fatura odaklı işbirliği. Turkcell AkıllıBulut altyapısı üzerinden verilen e-Fatura hizmeti ile şirketler hem bahsettiğimiz maliyet avantajlarını elde ediyor, hem dikey ve yatay genişleme imkanlarını şirkete sunuyor, hem de e-Deftere-Arşive-İmza gibi elektronik uygulamalara entegrasyonunda da önemli bir görev üstleniyor.

20 BİN YENİ MÜKELLEF OLABİLİR

Bu yıl 20 bin yeni e-Fatura ve e-Defter mükellefi beklendiğini kaydeden Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri Genel Müdürü Hüseyin Şahin, şu bilgileri veriyor:

“e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv gibi e-Dönüşüm projelerinin başlıca sağladığı faydalar arasında şeffaflık, tasarruf, doğayı koruma gibi başlıklar geliyor. Mesela e-Fatura’da matbaa, kargo gibi maliyetler olmadığından ciddi bir tasarruf elde ediliyor. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) 397 sıra Vergi Usul Kanunu genel tebliğinde kapsam genişletmeye gitti. Bu genişletmeyle birlikte, e-Fatura, e-Defter mükellefiyeti bu yıl daha geniş bir kitleye yayılacak. Böylece 2015 yılı içerisinde yaklaşık 20 bin civarında yeni e-Fatura ve e-Defter mükellefi olabilir. Kademeli olarak, Türk ticaret hayatındaki firmaların, elektronik dönüşümler çerçevesinde kapsama dahil olması hedefleniyor. Bu arada kurumların, bu gibi yeni gelişmelere çok hızlı uyum sağladığı da gözlemleniyor. e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv projelerinde, GİB onaylı hizmet yetkimiz var ve mükellefler, bu dönüşüm süreçlerini daha hızlı ve kolay geçirebiliyor.”

 

KURUMSAL HAYATTA HIZ VE GÜVEN


e-Defter, e-Fatura, e-Arşiv uygulamasına geçmek isteyen şirketlerin, veri kayıpları gibi sorunlara maruz kalmamak için GİB tarafından uyumluluk onaylı şirketlerle çalışması tavsiye ediliyor. Türkiye’de bu uyumluluk onayına sahip 30 civarında şirket var. CordisNetwork ve iş ortağı FIT Solution’ın bunlardan biri olduğunu belirten CordisNetwork Genel Müdürü İbrahim Durak, şu bilgileri paylaştı:


“e-Fatura sistemine kayıtlı firma sayısının 2018’de 10 kattan fazla artacağını öngörüyoruz. 2018’deki fatura işlem sayısı ortalama 2.4 milyar adet olacak. e-Defter uygulaması şirketlere defterlerin kağıt halinde basılması ve saklanması gibi zahmetli ve maliyetli işlemleri, elektronik ortamda kolay ve daha düşük maliyette yapma imkanı sunmakta. e-Fatura uygulamasında basım, arşivleme, noter onayı gibi maliyetler azalacak, etkin zaman yönetimi, raporlama kolaylığı sağlanacak. Bu dönüşümün kamuya sağladığı en önemli fayda kayıt dışı ile mücadelede olacak. Ülke ekonomisi bu uygulamalar sayesinde tasarruf edecek.”


Sayısal dönüşümün her alanda etkisini gösterdiği günümüzde, kamu yönetimi anlayışında köklü değişimler var. Vatandaş ve işletmelerle etkileşimli olarak kamu yönetiminde her türlü faaliyetin elektronik ortama taşınması ile birlikte kamu alanında yönetsel hizmet ve uygulamaların birebir ve aracısız kullanılması mümkün hale geldi. Devletin sayısallaşması ve kamu hizmetlerinin sunulmasında bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanılması ile e-Devlet, e-Demokrasi, e-Yönetişim kavramları hayatımıza girdi. “2015 yılında sayısallaşmanın şirketler açısından kaçınılmaz olacağını, bu değişime uyum gösteremeyen şirketlerin rekabette geri kalacağını düşünüyoruz” yorumunu yapan İbrahim Durak’a göre, bu düzenlemeler ile daha hızlı, daha kolay ve en önemlisi de daha güvenli bir sistem kurumsal hayatta yerini alacak.


 
ETİKETLER : 1004