Dosya KOBİ Vizyon 05 MAYIS 2014 / 08:30

e-KOBİ dönüşümü tam gaz

KOBİ’ler başta e-fatura olmak üzere, e-dönüşüm projelerine hızla uyum sağlayarak zaman, hız ve maliyet tasarrufu kazanıyor.

Yeni Ticaret Kanunu’na göre mükelleflerin saklaması gereken defter ve faturaların elektronik ortama taşınması zorunlu hale getirildi. Muhasebe yevmiye ve Defter-i Kebir’in elektronik ortamda saklanmasını içeren e-defter, şirketin mevcut bakiyesi, alış-satış fatura analizleri, gecikmiş tahsilatlar, müşteri bazında tahsil edilen ve edilecek tutar bilgisi, nakit akışı, ödenecek tahmini gelir vergisi gibi bilgilerini anlaşılır şekilde ekrana getiriyor. Yazılım geliştiriciler uyumluluk süreci aşamalarında şirketlere yol gösteriyor. Şu sıra gündeme giren E-arşiv uygulaması ise; son kullanıcıya kesilen elektronik faturaların düzenlemesinin yanı sıra, korunması ve izlenebilir kalmasını sağlayan bir dönüşüm projesi.
• E-defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1 Mayıs 2015’ten itibaren,
• 2014 Aralık ayından önce başvuranlar - en geç 2014 Aralık ayından itibaren,
• Özel hesap dönemine tabi olanların ise 1 Aralık 2014 tarihinden önce e- defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içinde e-defter tutmaya başlamaları gerekiyor.
• 2013 itibariyle e-fatura kullanan işletmeler Aralık 2014 itibariyle bir taahhütname vererek, 2015 yılının ilk gününden itibaren E-defter uygulamasına geçiyor.
KOBİ’ler e-fatura ve e-defter uygulamalarını mümkün olduğunca erteleyecekleri zorunlu hukuki yaptırımlar olarak ele almak yerine; dönüşümün faydalarını değerlendirir ve fırsatlara odaklanırlarsa daha avantajlı durumda olurlar.
Nakit akışı düzenlenecek
E-fatura ile kişiler yerine sistemlerin konuşabildiği bir ortama geçiş başladı. Bunun en önemli faydalarından biri, izlenebilirliğin sağlanması ve uçtan uca süreç otomasyonunun sağlanabilmesi. Gönderen tarafın faturasının hangi noktada olduğu, yerine ulaşması ve alıcı tarafından kayda alınması durumu kontrol edilebiliyor. Bu izlenebilirlik özelliği nakit akışlarının daha düzenli olmasını sağlayacak.
Mükellefler arasında düzenlenen tüm e-fatura trafiği GİB ve yetkili “özel bütünleştiriciler” tarafından da kayıt altına alınıyor. Muhasebe kayıtlarının anında denetlenebilmesi, e-deftere zorunlu geçiş sürecinin tamamlanmasıyla kayıt dışı ekonomi sürecini ortadan kaldırmasını sağlayacak. E-defter sistemi de 5 sene içinde kayıt dışı oranındaki düşüş ve yeni iş alanları yaratarak ülke ekonomisinde gözle görülür bir katkı sağlayacak. E-dönüşüm projelerinden biri olan e-arşiv ile gelecek olan saklama hizmetlerinin önem kazandırarak bulut modeline dayalı depolama sistemlerine talebi artıracak.
Ayrıca gerçekleştirilen revizyonlar uyarlama ve yazılım alanlarında yeni fırsat ve iş alanları da doğuruyor.
Dünya bankacılığının yeni temelini oluşturması öngörülen e-fatura geçtiğimiz yıl Avrupa piyasalarının yüzde 33’üne hakim olarak 200 milyar avroya yakın tasarruf sağladı.
Düşünmeden dönüşmeyin
E- fatura, maliyetleri azalttığı, kayıt ve kontrolü kolaylaştırdığı ve çevre dostu olduğu için ve teknolojiyle bütünleşik olduğu için çok cazip bir sistem ancak bu sisteme uyum sağlarken dikkat edilmesi gereken noktalar var. E-defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış olması önem taşıyor.
Kurumsal ERP sistemleri ile uyumlu bir e-Fatura yapısına geçiş, ilerleyen süreçteki ‘e’ uygulamalara uyum adına da önemli. Seçilen bütünleştirici şirket ile kullanılan ERP programlarının tam uyumlu çalışmasına dikkat etmek gerekiyor. ERP ve e-fatura bütünleşik kullanıldığında şirketlere ticari şeffaflık ve hız kazandırarak yatırım maliyetini hızla amorti ediyor. Ancak ERP ile bütünleşmemiş bir e-fatura sistemi, şirketlere yarardan çok yük getirir.
KOBİ’lerin ilerde kapsamına girecekleri e-dönüşüm projeleri gündeme geldiğinde; aynı bütünleştirici şirketten bütünleşik hizmet alabilmeleri gerekir. Sadece e-fatura hizmeti vermek için kurulan bir şirket, e-defter, e-arşiv hizmeti veremediğinde bu kez mükellef yeni şirketlerle anlaşmak zorunda kalacak ve operasyonel maliyetleri artacaktır.