Dosya Kurumsal baskı sistemleri 24 HAZİRAN 2013 / 08:33

İhtiyaçlar belirlenirken avantajlar ve maliyetler değerlendirilmeli

Şirketlerin baskı sistemleri konusundaki ihtiyaçlarını karşılarken satın alma maliyetine önyargıyla yaklaşmadan asıl olarak toplam sahip olma maliyetine bakması daha verimli sonuçlar doğuruyor.

Şirketlerin baskı sistemleri çözümlerine yönelik ihtiyaçlarını analiz etmeye bir proje olarak bakmalı ve proje yöneticisini vasıtasıyla bu süreci yönetmesi gerektiğini söyleyen Artı ve Artı Teknoloji Hizmetleri Görüntüleme ve Baskı Bölüm Müdürü Hasan Sarı, proje yöneticisinin öncelikle yapması gerekenin departman yöneticileriyle görüşerek, departmanların ihtiyacını ayrı ayrı belirlemek olduğunu ifade etti. Her departmanın ihtiyacının değişkenlik gösterebileceğini söyleyen Sarı, departmanların performans, baskı kalitesi, maliyet avantajı gibi taleplerde bulunabileceğini söyledi. Bu aşamadan sonra şirket içinde bir ekip oluşturarak ya da profesyonel bir şirketten yardım alınarak şirketin teknik olarak analiz edilmesi gerektiğini söyleyen Sarı, departmanlara göre aylık A4 ve A3 baskı hacmi, bunun renkli ve siyah/ beyaz oranları, yazdırma ve kopyalama oranları, faks kullanım ihtiyacı, farklı kağıt tiplerinin kullanılıp kullanılmadığı gibi teknik verilerin toplanması gerektiğinin altını çizdi.
Doğru baskı sistem ve çözümlerinin seçimi kurumlara önemli avantaj yarattığını ifade eden Bilgitaş Pazarlama ve İş Geliştirme Koordinatorü Türkay Terzigil bu görüşüne yönelik çeşitli örnekler verdi. Ürünlere “kullan-öde” yöntemi ile sahip olunarak finansal yükün zamana yayılabileceğini belirten Terzigil, bu yöntem dahilindeki yerinde servis hizmeti sayesinde, bilgi işlem ve sarf malzeme satın alımı olmayacağını ve satın alma birimlerinin iş yüklerinin azalacağını söyledi. Bunun yanında muhasebe defterleri basımında nokta vuruşlu/satır yazıcıların yerine kağıdın hem önünü hem de arkasını kullanma imkanı sunan hızlı ve sessiz lazer yazıcılar kullanılarak kağıt ve yazıcı maliyetinin yanında zaman ve arşiv yeri tasarrufu da sağlanabileceğini söyleyen Terzigil, antetli kağıt kullanılması gerekli dokümanlarda matbu kağıt kullanmak yerine lazer yazıcılara yüklenecek elektronik formlar tercih edilerek matbu kağıt stoklamaya gerek kalmayacağına değindi. Gizlilik derecesi yüksek evrakların şifreli/kartlı baskı  ile bastırılarak güvenliğin en üst düzeyde tutulabileceğini belirten Terzigil, çok basılan standart dokümanların yazıcının üstündeki sabit diskte saklanıp ordan basılarak ağ üzerindeki yükün de azaltılabileceğini belirtti.
Ofislerde sonlandırma aksesuvarları kullanılarak, bastırılan evrakların otomatik olarak tasnif edilebilir, zımbalanabilir/delinebilir, kitapçık haline getirilip personel ve zaman tasarrufu sağlanabileceğini ifade eden Terzigil, kullanılacak dokümantasyon takip yazılımları ile kişi/proje/departman bazında baskı maliyetlerinin anında güncel bilgilerle takip edilebileceğini söyledi.  Baskı sistemlerinin sağladığı kolaylıklar arasında gönderilecek evraklar basıldıktan sonra otomatik olarak zarflanıp gönderime hazır hale getirilebileceğinin de dahil olduğunu belirten Terzigil, yönetim yazılımları kullanılarak, baskı cihazlarına uzaktan ulaşım ve kontrol sağlanarak zaman ve personel tasarrufu yapılabileceğini de ifade etti. Ayrıca kullanıcıların uygun ürünleri kullanmaya yönlendirilerek sayfa başı maliyetlerin düşürülebileceğini söyleyen Terzigil, dokümanların kolayça sayısal sistemlere aktarılıp,iş akışlarının organize edilebilir ve arşivlenebilir hale geldiğini söyledi. Terzigil, değişken veri baskısı ile kişiye özel dokümanlar yaratılabileceğini de sözlerine ekledi.
Özellikle günümüzde öne çıkan, ofis kullanımı için alınan cihazların toplam sahip olma maliyetlerinin düşük olmasına dikkat çeken Brother Türkiye Kurumsal Satış Müdürü Güçlü Akpınar, özellikle her bir departmanda baskı çözümleri ile ilgili iş süreçlerinin analizinin yapılması gerektiğini ifade etti. Bu analize göre toplam sahip olma maliyetinin göz önünde bulundurulmasının önemli bir nokta olduğunu belirten Akpınar, sadece makine fiyatı odaklı bir yaklaşımdan çok makine ve sarf malzemelerinin maliyetlerinin de işin içine katıldığı toplam sahip olma maliyetinin analiz edilerek ihtiyaçlar doğrultusunda değerlendirilmesi gerektiğini belirtti. Akpınar’a göre özellikle analizi yaparken ayda alınan çıktı, kopya ve faks adetlerinin net olarak sayısal hale getirilmesi ve kaydının tutuluyor olması,  yapılacak hesaplamalarda yol gösteren önemli veriler olarak görünüyor. Bunun dışında hali hazırda işletmenin kullandığı yazıcı ve sarf malzemesi harcamalarının bir senelik kayıtlarının da analize temel oluşturacağının altını çizdi.
Epson Müşteri Hizmetleri Yöneticisi Ahmet Gürle, baskı sistemleri söz konusu olduğunda her sektör ve şirketin beklentilerinin farklılık gösterdiğini belirterek, en ideal çözümden beklentilerin, ucuz fiyat  yüksek hız, kaliteli baskı, tüketim maliyeti uygunluğu, fonksiyonellik (usb tarama , e-posta gönderimi....vs) gibi alanlarda yoğunlaştığını ifade etti. Bahsedilen bu beş temel özelliğin bir arada olmasının her zaman mümkün olmadığını belirten Gürle, şirketlerin her maddeye kendi ihtiyacına göre 10 üzerinden bir puan vererek ona göre seçimini yapabileceğini belirtti. Örneğin yazıcı üzerinden doğrudan e-mail’e tarama işlemi için pahalı bir lazer yazıcıya 500-1000 dolar daha fazla vermenin şirketler  için gerekli olup olmadığının tartışılması gerektiğini söyleyen Gürle, çok baskı almak istendiğinde bir işletmede fiyatı ucuz bir yazıcı alıp daha sonra bir set toner veya kartuşa yazıcı fiyatı ödemek gibi durumlarla da karşılaşıldığını sözlerine ekledi.

Bu işi bir maliyet olarak gören yetkililerin işin ilk önce ilk satın alma maliyetine sonrasında kullanım maliyetine baktığını ifade eden Eraltek Bilişim Teknolojileri Genel Müdürü Murat Altıok, aynı zamanda sayfa başı maliyet ile kiralama maliyeti ve ilk satın alma maliyetlerinin de karşılaştırıldığını söyledi. Burada dikkat edilecek ilk yol ayrımının kullanım alanının neresi olacağının (ağ vb.) bir cihazın tam ve etkili kullanımını sağladığını belirten Altıok, bundan sonraki adımın renkli ve siyah beyaz ayrımı ve son olarak da işin maliyetlendirilmesi olduğunu belirtti.
İşletmelerin bugünkü ihtiyaçlarından çok, yarınlardaki hedeflerini ve buna ulaşma süreçlerini de dikkate alarak ihtiyaçlarını belirlemesi gerektiğini belirten Lidya Grup Danışmanı Rıza Başoğlu, ortalama büyüklükteki işletmelerin toplam baskı  maliyetlerinin genel giderler içindeki payının yüzde 3-5 arasında gerçekleştiğini ve bu karar alma sürecinde geleceğe yönelik plan yapmanın önemli hale geldiğini ifade etti. Bu yatırım analizini yaparken öncelikli olarak hangi departmanlarda kimlerin baskı alma yetkisine sahip olacağı ve aylık ortalama kaç kopya üretileceği gibi sorunsalların da çözümlenmesinin önemine dikkat çeken Başoğlu, buna bağlı olarak da bölüm veya katlarda kullanılacak ekipmanın veya donanımın kapasitesi ve özelliklerinin belirlenebileceğini söyledi. Üretilen baskıların renkli ve/veya siyah beyaz hacimleri ile baskı içerikleri nasıl bir ekipmana ihtiyaç duyulduğunu kabaca ortaya koyduğunu söyleyen Başoğlu, bu noktadan sonra işin uzmanı olan marka ve/veya çözüm şirketi temsilcileri devreye girerek, işin devamlılığını sağlayacak, kapasiteye göre kesintisiz iş üretecek, teknik donanımı ve uygulama opsiyonlarını belirleneceğini belirtti. Bu çalışma sırasında iki önemli konu gözden kaçırılmaması gerektiğini söyleyen Başoğlu bu başlıkların, sadece bugüne cevap verecek çözümlerden ziyade , işletmenin yarınki gelişimi ve teknolojik gelişmeler karşısındaki yeterlilik düzeyi ve satın alma maliyetinden çok kullanım maliyetinin ön planda tutulması olduğunu belirtti.
Tecpro Bilgi Teknolojileri Grafik Baskı Sistemleri ve Tüketim Ürünleri Kanal Yönetmeni Eyüp Çelik şirketlerin öncelikle iş yapış sistemlerindeki baskı ihtiyaçlarına göre değişkenleri iyi öngörmeleri gerekmekte olduğunu belirtti. Şirketlerde artık tek tip ve sadece doküman baskı ihtiyacı yer almadığını söyleyen Çelik, bir işletmenin günümüzde iş koluna göre baskı ihtiyaç çeşitliliğinin oldukça arttığını ifade etti. Standart baskıların yanı sıra, grafikten lojistik alanına, ürün kodlama ve depo otomasyonuna kadar baskı ihtiyaçlarının yer aldığını söyleyen Eyüp Çelik, önceliğin her zaman iş tipinin süreçlerine göre bir ihtiyaç analizi yapmaktan geçtiğini ve günümüzde işletmenin boyutuna göre enerji sarfiyatları, atık ürünlerin toplanma hizmetlerine kadar bu analizin derinleştirilmesi gerektiğini belirtti. Çelik, sadece belirgin tüketim malzemesi yatırım maliyeti ve hız gibi değerler değil, bunları da göz önüne alarak detay analizler yapmak en doğrusu olacağını belirtti.
Şirketlerin, öncelikle çalışma şekillerine ve iş süreçlerine uygun bir teknolojik altyapıya sahip olmaları gerektiğini söyleyen Xerox Türkiye Pazarlama Direktörü Ayşen Şişman, kurumların baskı sistemleri tercihlerini tek fonksiyonlu cihazlar yerine çok fonksiyonlu cihazlardan yana kullanmalarının daha verimli olacağını ifade etti. Şirketlerin renkli baskı sistemlerini tercih ederek, gerektiğinde renkli doküman üretebilme imkanına kavuşmalarının önemli olduğuna değinen Şişman, her zaman ilk alım maliyetine değil, kullanım maliyetleri ile birlikte toplam sahip olma maliyetine göre marka ve ürün tercihi yapması gerektiğinin altını çizdi. Kurumların geliştirilebilir, modüler baskı sistemlerine yatırım yaparak, gelişebilecek ihtiyaçlarını da göz önüne almasının önemine değinen Şişman, kullanacakları ve ihtiyaç duydukları teknolojik özelliklere yatırım yaparak, mevcut bütün özellikleri kullanabilmeleri gerektiğini söyledi. Şişman, kurumların baskı sistemlerinin sağladığı verimlilik avantajlarından etkili bir şekilde yararlanabilmek için de ofis altyapılarını, ofis donanımlarını ve yazılımlarını doğru optimize etmeleri gerektiğini söyledi.

Baskı kalitesi ve estetiği riske atılmamalı

Ekip Elektronik Pazarlama Müdürü Metin Çiçek, kurumların ölçeklerine göre içeriden bir proje  lideri ya da dışarıdan profesyonel destek alarak baskılı iletişim haritalarını ve ihtiyaçlarını ortaya çıkartabileceklerini belirtti. Bunun yanında iş akış ve evrak akış şemaları baskının hangi birimlerde üretilip hangi birimlere gönderildiği,ne amaçla üretilip gönderildiği,iletişimin hangi aşamasında baskı gerektiği,maliyetleri,alternatif iletişim metotlarının neler olabileceğinin analiz edilmesi gerektiğini söyleyen Çiçek, baskılı İletişimin etken  bir iletişim metodu olarak iş verimliliği ve pazarlama iletişimi başarısında azımsanmayacak önemde olduğunu ifade etti. Çiçek, bu yüzden baskı kalitesi ve estetiğinin riske edilmeden şirketlerin kalite yönetimi kapsamında kontrol edilmesi gerektiğini sözlerine ekledi.
ETİKETLER : Sayı:927