Dosya Kurumsal İçerik Yönetimi 24 TEMMUZ 2015 / 11:33

Kurumların iş süreçlerindeki hakimiyeti artıyor

Aksis Bilgisayar Hizmetleri ve Danışmanlık A.Ş. Genel Müdürü Burak Müjdeci

Kurumsal içerik yönetimi çözümleri sayesinde çalışanlar 360 derece tüm iş süreçlerine etkin bir şekilde hakim olabilmektedir. Yöneticiler süreçleri raporlama ara yüzleri sayesinde anlık olarak izleyebilmekte ve müdahale edebilmektedir. Kaynak yönetimi daha etkin olarak yapılabilmektedir. Kurumsal içerik yönetimi platformlarında süreç yönetimi kapsamında vaka yönetiminize (hasar takip, işe alım, kontrat yönetimi) dair statik ve dinamik akışları yapabilir ve yönetebilirsiniz. Bu modüler yapı sayesinde kağıt tabanlı işler ve süreçler yok denecek kadar aza indirgenmiş olup disipline edildi. Kağıtsız süreçler ile çevreci bir yaklaşım kurumlarda benimsenmiş oldu. Bu çözümler sayesinde tüm işlemlerin izleri kaydedilmekte olup, bilgi güvenliği üst düzeyde tutulmaktadır.  Herhangi bir uyuşmazlık durumunda tarihlerdeki ilgili veriyi en hızlı şekilde sağlamaktadır.

Kamunun ilgisi artıyor

Günümüzde, özellikle devlet tarafında yapılan düzenlemeler ve regülasyonlar ile şirketler bu projelere öncelik vermektedir. Ayrıca, şirketlerde operasyonel verimlilik projeleri kapsamında kurumsal içerik yönetimi bileşenlerinin (süreç yönetimi, karakter okuma ve doküman ayrıştırma vb.) yarattığı farklar nedeniyle tercih edilmektedir. Kurumsal içerik yönetimi çözümleri platformlarında elektronik postalar ,ofis dokümanları ve taranan dokümanlar başta olmak üzere dosya uzantısı bağımsız olarak tüm belge türlerini saklayabilir ve etkin bir şekilde yönetebilirsiniz. Bu özellikleri farklı ürünler almak ve uzmanlaşmak yerine içerik yönetiminin özelliklerini kullanarak tek platformda BT yatırımları tarafında da ciddi bir tasarruf sağlayacaktır.

Kurumların dijital hafızası gelişiyor

Kurumsal içerik yönetimi çözümleri sayesinde  kurumsal hafıza ve bilgi yönetimine kavuşmaktasınız. Bu çözümler, işleriniz ve süreçleriniz ilgili tüm bilgi ve belgelere zaman ve mekan bağımsız olarak  yetkileriniz doğrultusunda bilgisayarınızdan ve mobil cihazlarından erişmenizi sağlamaktadır. Geçtiğimiz 10 sene önceki gibi,  diğer bilgisayarın masaüstünde kaldı gibi bir konuyla veya mail ortamında kalmıştı gibi söylemler artık günümüzde yok. Tüm dokümanlarınızı versiyonlayarak sakladığınız için herhangi bir bilgi kaybı yaşamamaktasınız. Özellikle regülasyon kurumları tarafından talep edilen tüm gereklilikleri ve elektronik arşivi bu çözümler sağlamaktasınız.

Maliyet soru işareti olmamalı

Bir çok şirketin çalışanlarının yorumlarına dayanarak çok maliyetli çözümler olmadığını paylaşarak başlamak isterim. Kurumsal İçerik Yönetim sistemleri günümüzde oldukça esnek lisanslama modelleri ile  ekonomik hale gelmiştir. Kurumsal içerik yönetimini etkin olarak isteyen kurumların öncelikle bu konu hakkında yetkin ve sertifikalı danışmanlık firmaları ile iletişime geçmelerini önereceğim. Bu danışman firmalar sizlere en uygun lisanslama ve proje faaliyetlerini sunacak ve projenizi başarılı bir şekilde devreye almanızı sağlayacaklardır. Danışman firma sahip oldukları tecrübe ile gelecek projeleriniz için vizyon ve yön vereceklerdir. Üst düzey kurumsal içerik yönetimi çözümleri , güvenlik özellikleri sayesinde şifreleme yaparak dosyaları disk veya veri tabanı üzerinde saklamaktadırlar. İlgili dokümanlara sadece yetki tanımları olan kişiler tarafından kullanıcı adı ve şifre ile erişim sağlanmaktadır. Web arayüzleri üzerinden erişim yapılan kurumsal içerik yönetimi platformları üzerinde, önceden tanımlanabilen belli bir süre üzerinde işlem yapılmaması durumlarında otomatik sistemden çıkarma ana özellikleri arasındadır.

BT Yöneticileri bir önerim ise, özellikle çok gizli evraklar için ise farklı bir doküman sınıfı tanımlayıp bunu farklı güvenlik seviyelerine sahip olan diskler ve şifreleme özelliklerini aktif ederek yönetmeleri olacaktır.

 
ETİKETLER : 1031