Ocak 2013 03 OCAK 2013 / 11:11

Bir Bilgi İşlem Yöneticisinin Ağzından Erp Projesi Öyküsü...

Gerçek Dünya
Kahramanımız, belirli bir rutine binmiş hayatında periyodik iniş, çıkışlar yaşar. Sınırları belli bir alanda, çalışan sistemlere pek dokunmadan, güncellemelerle, dönemsel bakım işlemleri ile aynı insanlarla aynı arayüzlerle hayatını devam ettirir durur. Bilgi ve birikiminin gelişimi bile planlanmıştır. Her şey olabildiğince kontrol altındadır ve risk alınmaz. Ama bir gün bir haberci gelir ve der ki: “Hiçbir şey eskisi gibi olmayacak !!! ERP gelecek dertler bitecek”

Maceraya Çağrı
Kahramanın habercinin tarif ettiği ütopik veya fantastik dünyaya ilk tepkisi acı bir tebessüm olur. Değişim kararı en tepede konuşulmuş ama nasıl değişileceği muhtemelen tamamen kahramanımıza bırakılacaktır. Bir kendi dünyasına bakar, bir de kendisinden istenilen fantastik olana…
Yönetim Kurulu’nda tartışılan konu artık resmileşmiş ve kahramanımıza resmen tebliğ edilmiştir. “Nereden çıktı şimdi bu?” der, “Her şey yolunda ve tıkır tıkır işlerken”. ERP kurarken şirket batıranlarla ilgili şehir efsaneleri aklına gelir. Öyle ya Keloğlan, masallarında hep geri döner, peki ya kel olmayan ve geri dönemeyenler?

Çağrının Reddi
Haber, fısıltı gazetesinin en yeni sayısıyla dalga dalga şirkette yayılır. Her seviyedeki çalışan, konu ile ilgili yorum yapmaya başlar. Kahramanın zihninin içindeki çok sesli ve bir türlü susamayan koro, bu sefer dış dünyada karşısına çıkmaktadır: “Hayatta olmaz”, “Eski sistemler ne olacak?”, “Bu kadar veriyi yeni sisteme kimse aktaramaz!”, “Eninde sonunda vazgeçilecek!”, “Yazık onca paraya, bize verseler aynısını yazarız!”, “Bak X şirketi de kurmuş ama vazgeçmiş, gene Excel’e dönmüşler!”.
Kahramanımız, dış dünyayı izledikçe, içinde kendisini geren gölgede kalmış karanlık bir taraf olduğunu hissetmeye başlar. (Gölge veya karanlık arketipi’nin psikolojik anlamı, bilinçdışındaki bastırılan, ötekileştirilen, korkulan ve yüzleşilemeyen taraflarımızdır). Kahraman, değişimle gelecek bilinmeyenin karanlık ve soğuk yüzünde sadece şirketin değil kendi değişiminin de sinyallerini alır.

Mentor’la (Usta) karşılaşma
Bir ERP Projesi, diğer projeler gibi bir sponsora ihtiyaç duyar, tabii ki kahramanımız da bir mentor’a (usta). Sponsor kahramanımızın ilk mentor’udur. (Mentor arketipi, kültürümüzde “Ak Sakallı Dede” olarak da bilinen, kahramanın bu sınavında kendisine tavsiyeler verecek, rehberlik edecek ve gerektiğinde kullanmak üzere kendisine sihirli bir değnek verecek “Dede Korkut” misali bir karakterdir). Mentor’un konu hakkındaki olumlu tavırları ve desteği ile kahramanımız artık ERP yolculuğuna çıkma kararını almıştır. Mentor, ancak belirli bir yere kadar kahramanın yanında olacaktır. Zamanı gelince kahraman’ın bilinmeyenle tek başına başetmesi gerekecektir.

İlk eşiği geçmek
Haber salınır. Şirket içindeki her birimden bir gönüllü (veya o birimin başındaki yöneticinin atadığı bir elçi), bu zorlu yolculukta kahramanın yanında yer almak üzere onun yanına gelir. Kahramanımız yeni ekibine duygulu ve inançlı bir konuşma yapar; birimlerden gelen temsilcilere gidilmesi istenen muhtemelen tehlikelerle dolu fantastik dünyadan bahseder. Ancak sadece şirket içi değil, şirket dışından da yeni kişilerin, yeni araçların ekibe katılması gerekmektedir. Ortak bir karar alınır: “Biz ne istediğimizi söyleyelim, dayanabilen bize katılsın !”. Temsilciler, kendi birimlerine dönerler ve günler boyu ne istediklerini düşünürler. Tüm istekler, bir havuzda toplanır ve kahramanımıza iletilir. Kahramanın elinde artık tüm yolculuğa rehberlik edecek bir pusula veya kılavuzu vardır: RFP (Request for Proposal - Proje ile ilgili istenenleri içeren doküman) RFP’ye dayananlar ekibe katılmak üzere seçilir. Kahraman, yaptığı seçimin bütün sonuçlara katlanmak zorundadır. Asıl macera şimdi başlar ve artık geri dönüş yoktur.

Testler, dostlar ve düşmanlar
Hazırlıklar, tüm hızı ile devam eder. Ekip ruhu ve inanç kokar toplantı odaları. Herkes sürekli yeni bir şey öğrenmektedir. Sadece toplantı odaları değil toplantı aralarında sigara molalarında bile çok çok önemli bilgiler elde edilir. Ekibe şirket dışından katılan mentor’lar da vardır. Tüm yolculuk boyunca muhtemelen yolculuktan sonra da uzun süre beraber olacaklardır. Bazıları tecrübe ve olaylara bakış açıları ile kahramana sonsuz güç verirlerken içlerinden bir tanesi kahramanda şüphe uyandırır. En önemli günde olur da bir aksilik olursa, acaba bu mentor kahramana sadık kalacak mıdır?

Kötü düşünceleri aklından uzaklaştırarak, kılavuzuna göz atar ve bir de önündeki takvime. Zaman hızlıca akıp gitmektedir.Ekibindeki insanları daha iyi tanımaya başlar. Herkesin bir hikayesi olduğunu, kendisine çok da yakın hissetmediği veya çok iyi tanımadığı insanların aslında kendisine ne kadar çok benzediğini fark eder. Onları dinledikçe işlerini daha iyi yapabilmeleri için bazı tedbirler alınması gerektiğini, hatta organizasyonun birçok yerinin sil baştan yapılanması gerektiğini anlar.
Değişim beraberinde muhafazakar tepkiler de getirir. Kendi sınırlarından hoşnut ve eskiyi korumak isteyen, değişmekten korkanlar da çıkar aralarında. Bunlar değişimi engelleyen muhafızlar gibidir. (Eşik/Geçit muhafızları psikolojik anlamda değişimi, büyümeyi ve ilerlemeyi engelleyen iç dünyamızdaki nevrozlar, duygusal tahribatlar, bağlılıklar ve ketleri sembolize etmektedir). Devam edebilmek için bu muhafızları ikna etmek ve onların enerjilerini ekibe katmak gereklidir. Kesinlikle kötü niyetli değildirler. Aslında kahramanımızın liderlik becerilerinin denenmesi için paha biçilmez testlerdir.

En önemli sınava yaklaşma
“Cehennem, yaklaşana sıcaktır”, der sponsoru. Ve ekler: “Her kaos bir kahraman yaratır, yapman gereken kıyamet gününde, sapasağlam ayakta durabilmektir”. “Biz , biz, ayakta duracağız bundan emin olabilirsin!” der kahraman, ekibine ve kendisine sonsuz bir güven duyarak… Bir genişleme ve bir ferahlama hisseder içinde. Sanki öteki olan her şey, herkes, kendisi ile bir olmaya başlamıştır. Eski bir tapınak yazıtı aklına gelir: “Birleşmek, bir olmak, arındırır”Mitolojide “Ölülerin Diyarı”, masallarda “Kaf Dağı’nın Ardı” ile sembolize edilen olan “o an”, gelmiş çatmıştır. Kahraman bu ateşten gömleği giyecek, yapması gerekeni yapacak (belki ejderhaları yenecek, belki de yüzüğü yok edecek) ve zamanı gelince de orayı terk edecektir.

Çetin sınav, ateşten gömlek
İşte o an gelmiştir: Bir şeylerin kesinlikle bitip yerine yepyeni olanın başlayacağı an. Herkesle son bir kere konuşmak ister kahramanımız. Ekibiyle tüm şirketi gezer: tek tek her köşeyi her birimi. Herkesin kendisine nasıl umutla baktığını fark eder kahramanımız. “İnsanlar ölümden neden korkarlar?” diye sorar sponsor ve sonra cevabı yine kendi verir: “Çünkü daha önce hiç ölmemişlerdir…”. Aslında bugün için yüzlerce test yapılmış, binlerce bilgi yeniden derlenmiş hiçbir sürpriz olmaması için her türlü önlem alınmıştır. Peki ya düşünülemeyen bir şeyler kaldıysa?

En sonunda ERP sistemi, ayağa kaldırılmış yani canlanmıştır. Birimlerden gelen haberler tek merkezden yönetiliyor, çıkan aksaklıklar senaryolara uygun müdahaleler ile başarılı bir şekilde bertaraf ediliyordur. Herkes kanının son damlasına kadar mücadele eder.
Ekibe dışarıdan sonradan katılan bir mentor’un cümlesi soğuk duş etkisi yaratır: “Teknik bir nedenden dolayı ben ve ekibim devam edemeyeceğiz ve vereceğiniz her cezaya razıyız”. (Şekil değiştiren arketip’i, maddi ve manevi anlamda sağlıklı kurulamamış ilişkiler, psikolojik anlamda da sizi ters yüz edebilecek beklenmeyen zihinsel halleri sembolize etmektedir)

En büyük sınav, kahramanın kendi ekibi üzerinden gelmiştir ve şimdi çok önemli bir kararın verilmesi gerekmektedir. Kahramanımız, boş bir toplantı odasına gider ve tüm ışıkları kapatır. Odaya kimsenin girmemesini rica eder. Kapının önünde endişeli bir bekleyiş başlar. “Peki, şimdi ne olacak? Vaz mı geçiyoruz herşeyden?””Nerede hata yaptım?”, diye sorar kendine. Sonra sponsoruna verdiği söz aklına gelir: “Biz!, Biz ayakta duracağız bundan emin olabilirsin!”. Sihirli değnek işe yaramıştır. “Çözümü ben değil, biz bulacağız ve çözüm gene insan(lar) üzerinden gelecek”, der kendi kendine. Hemen ayrılmak isteyen kişileri odaya çağırtır. Problemin sebebini anlamaya çalışır. Konuştukça insanlar, ortam sakinleşir. Konuştukça insanlar, zihinler de sakinleşir. Problemin kompleks bir modelden kaynaklandığını anlatır insanlar. Kahraman, tüm sorumluluğu üstüne alır ve modeli olabildiğince sadeleştirerek tüm üretim şeklini optimize eder. Değişiklikler hemen canlı çalışan sisteme aksettirilir ve her şey normale döner.

Ödül
Değişim, sadece elektronik olarak sağlanmamış, şirketin her biriminde, her uç noktasında sahiplenilmiş ve destek bulmuştur (En azından öyle umut edilmektedir). Kıyamet gününde ayakta duran sadece kahraman değil o kahramanın nezdinde ona inanan herkes olmuştur.

Ödül, sembolik olarak elde edilen kılıçtır. Bu kılıç, ERP’dir, elde edilen ve elde edilecek bilgi ve tecrübelerdir. Bu yeni kazanımlar sayesinde, daha önce ötekileştirilen her şey, herkes sisteme katılmaya başlar. Çünkü artık konuşulan tek bir dil ve üzerinde yaşanılacak olan tek bir platform vardır.

Gerçek dünyaya geri dönüş yolu
Elde edilen kılıcı herkesin yararına sunabilmek için kahramanımızın gerçek dünyaya geri dönmesinin zamanıdır. Hiçbir sistem mükemmel değildir ve bir yerlerde mutlaka bir eksik veya hala değişime direnen birileri olacaktır. Sistemdeki en ufak bir aksaklıkta eskiyi kahramanımıza hatırlatmak isteyenler olursa da artık sadece kılıç konuşacaktır.

Yeniden ortaya çıkma
ERP sürecinin bütün yorgunluğu, aşırı odaklanmışlığı ve temposu bir yana bırakılıp, gerçek dünyadaki geri kalan işleri bitirme zamanı gelmiştir. Ama ondan önce kahramanımız, bu yolculukta yer alan tüm ekip elemanları ve kendisine sabır gösteren herkesle bu başarıyı kutlar.

Yaşam iksiri ile dönüş
ERP, adeta şirketin yaşam iksiri haline gelmiştir. Geçmişte yapılamaz veya çözülemez denen birçok konu mucizevi bir şekilde ortadan yok olmuştur.