BThaber Ekler e-devlet Sayı:37 01 OCAK 2013 / 14:18

Yalova’da kamu yönetiminin verimliliğine yönelik yeni adım

e-Türkiye projesinde yerel yönetim uygulamalarında pilot il olarak seçilen Yalova, zaman ve mekandan bağımsız kamu yönetimini adresleyen ZAMBAK Projesi ile öne çıkıyor.
Yalova Belediye Başkanı Yakup Bilgin Koçal: “Kalem, kağıt ihtiyacını ortadan kaldıran, Zaman ve Mekandan Bağımsız Kamu Yönetimini ilk defa hayata geçirmenin gururunu yaşıyoruz” diyor.

Türkiye’nin en genç illerinden biri olan Yalova, 165 km. deniz sahili, dünyaca ünlü termal sıcak su kaplıcaları ve yüzölçümünün yüzde 55’ini kaplayan ormanlarıyla önemli kentlerimizden biri. Cumhuriyetimizin kurucusu Atatürk’ün de ömrünün bir yıla yakın bölümünü yaşadığı önemli devlet kararlarını Termal’de aldığı ve Atatürk’ün çevre sevgisini aşıladığı dünyaca ünlü Yürüyen Köşk’ün de bulunduğu kent, bilgi teknolojilerine verilen önemi gösteren projeleri ile de öne çıkıyor.

Son olarak yaklaşık 120 bin nüfüsa hizmet verilen Yalova’ da, internet tabanlı yönetim bilgi sistemi uygulamaları ile toplam kalite yönetimi uygulamalarını süreç yönetimi mantığıyla birleştiren zamandan ve mekandan bağımsız kamu yönetimi sistemi uygulama modeli ZAMBAK hayata geçmiş durumda. ZAMBAK, 2013 yılında pilot olarak geçilmesi planlanan kamu personel sisteminde esnek çalışma yöntemleri modeline de gerekli altyapıyı sağlıyor.

Yalova’da e-dönüşümün temelleri ise ilk kez 1998 yılında Yalova Kongresi’nde atılmış. Rekabetçi, dinamik ve bilgiye dayalı ekonomiye sahip olunması, bilgi toplumuna dönüşümün sağlanması ve e-Avrupa Eylem Planının ülkemize uyarlanması hedeflerinin gerçekleştirilmesine yönelik olarak Başbakanlığın 9.10.2001 tarihli ve 352 sayılı Genelgesi ile e-Türkiye projesinde yerel yönetim uygulamalarında kent, pilot il olarak seçilmiş. Bu girişimde Yalova’nın yazılım merkezi olması öngörülmüş. Çalışmalara zaman kaybedilmeden başlanılan kentte, 2001 yılı ISO 9001 kalite belgesi alınmış. 04-05 Eylül 2003 tarihlerinde Avrasya E-belediye Forumunda “Dünyadan ve Türkiye’den Gerçek e-Yönetim Örneği” seçilmiştir. 04-05 Eylül 2003 Tarihlerinde Türkiye’den sadece Yalova, Eurocities (Telecities) ve Global Cities Dialog üyeliklerine kabul edilmiş.

Gelinen noktada ise Eylül 2012 tarihi itibariyle aktif olarak kullanılan zaman ve mekandan bağımsız kamu yönetim sistemi (ZAMBAK) ile Marmara Belediyeler Birliği’nce kurumsal gelişim projeleri kategorisinde birincilik ödülü almış bir kent Yalova.
“ZAMBAK”
Oluşturdukları ZAMBAK Modeli’nin ortaya çıkış sürecini anlatan Yalova Belediye Başkanı Yakup Bilgin Koçal, insanın sürekli bir değişme ve gelişme içinde olduğunu belirterek şöyle konuştu: “Yaşanan bu değişim ve gelişme sürecinde değişmeyen tek şey insanın zaman ve mekanla olan ilişkisi. İnsan sürekli zamanı kısaltmaya ve mekanı yaklaştırmaya çalışmakta. İşte ZAMBAK bu kısıtları aşma ve kontrol etme düşüncesinden doğdu. Modelin temel unsurları bütün hizmetlerin ve bu hizmetlerin karşılığı olan görevlerin süre ve sorumlu kişi bakımından tanımlanması, bütün iş süreçlerinin (Müracaattan işin tamamlanmasına kadar) etkileşimli ortamda koordine edilmesi ve sürekli iyileştirme.”

Vatandaşların talepleri tek noktadan yönlendiriliyor
Vatandaşların belediyeye müracaat yöntemleri internet üzerinden, e-posta yoluyla, telefonla, faksla veya şahsen olabildiğini belirten Koçal, “Nasıl geldiğine bakılmaksızın belediyeye gelen müracaatların tamamı “Hizmet Masaları” adı verilen “Tek Nokta” ya yönlendirilmekte. Söz konusu tek noktadan giriş yapan tüm müracaatlar sayısal ortama dönüştürülür. Sayısal ortama dönüştürülen veriler takip edilebilir, analiz edilebilir ve ölçülebilir hale gelmekte. Hizmet masası personeli gelen müracaatları değerlendirerek ilgili süreç üzerinden birimlere yönlendirir” diye konuştu.

Sistemde 7 bine yakın süreç, 359 adet farklı talep formu ve 164 adet farklı şikayet tanımlı
Müracaata uygun her türlü talep, evrak ve görevin akış tanımının, yani işin tamamlanana kadar geçtiği aşamaların kurumsal bilgi yönetim sistemi üzerinde tanımlandığını da ifade eden Koçal, sözlerini şöyle sürdürdü: “Bu kapsamda 7 bine yakın süreç, 359 adet farklı talep formu ve 164 adet farklı şikayet sistem üzerinde tanımlandı. İşlemlerin hangi aşamada ve hangi personele gideceği bir başka deyişle rol tanımlaması belirlenmiş durumda. Hizmet masası personeli gelen müracaatın hangi akış tanımına uygun olduğunu belirleyerek iş akışını başlatır. Bu ilk tetiklemeyle işin tamamlanmasına kadar geçen tüm aşamalar uygun sırayla elektronik ortamda yürütülür. Personel, elektronik imza kullanarak belgeleri imzalamakta, hukuksal zemin sağlanmakta.”

Belediye çalışanlarının da tamamı için yapılan işe göre organizasyonda rol tanımı yapıldığını da ifade eden Koçal, “İş akışlarında işlem adımları personele bağlı değil, organizasyon şekline bağlı olduğundan işlemlerde personele bağımlılık ortadan kaldırıldı. Personel hangi birimde olursa olsun internet üzerinden kendi kurumsal sayfasını görebilmekte ve esnek çalışabilmekte” şeklinde konuştu.

Tüm müracaatlar Hizmet Masaları’ndan geçiyor
Yalova Belediyesi’nce yapılan tüm müracaatlar tek kapı mantığıyla Hizmet Masaları’ndan geçiyor. Hizmet masaları personeli talebi kayıt altına alarak uygun süreci başlatıyor. Bu işlem sonucunda tüm talepler sayısallaştırılarak anlamlı bir veri haline dönüşümü sağlanıyor. Kayıt altına alınan talep süreç içinde ilerlerken, belirlenen standart parametrelerle anlık olarak izleniyor. Sayısal verilerle personel, birim ve işler sürekli analiz ediliyor. Yöneticilerin işlerini kolaylaşırken, personelin hangi işlem üzerinde çalıştığı kontrol edebiliyor. Birim ve personel performans raporları herhangi bir internet cihazı üzerinden sisteme bağlanarak uzaktan takip edilebiliyor. Raporlar sayesinde sistemin aksayan ve iyileştirme gerektiren yönleri tespit edilebiliyor. Belirli zaman periyotlarında gerekli yönetici veya personel ile irtibata geçerek düzeltme ve iyileştirmeler uygulanıyor.

Sistemin en önemli parçası sürekli iyileştirme
Koçal’ın verdiği bilgiye göre sistemin en önemli parçası sürekli iyileştirme. Belediye bünyesinde inovasyon ekibinin sistemi sürekli izlediğini ve işi yapan personel ile dirsek temasında çalıştığını ifade eden Koçal, “Sistem yönetiminde görevli personel gerekli olduğunda işi yapan personele teknik tavsiyelerde bulunmakta, iş analizlerinde çözüm merkezi olarak çalışmakta. İşlemlerin daha hızlı, etkin ve verimli nasıl yapılabilir sorusuna cevap aranmakta. Sistem sürekli olarak kendini geliştirmekte, yeni parametreler tanımlaması yapılmakta” dedi.

Kamu hizmetlerinin tanımlanmış, sayısallaştırılmış ve denetlenebilir olmasının yaratacağı şeffaf ortamın olmazsa olmaz bir zorunluluk olduğunu altını çizen Koçal, “Bilgi toplumu yolculuğunda e-dönüşümün vatandaşa yansıyan en önemli yüzü yerel yönetimler olacak. Söz konusu yolculukta süratle ilerlerken ülke olarak yerel yönetimlerde stratejileri doğru belirleyerek büyük sıçramalar elde edilebilir” diye konuştu.

Önümüzdeki dönemde yeni adımlar da gelecek
Yalova’da ZAMBAK projesi ile başlayan süreçte bundan sonra planlanan adımlar da olduğunu belirten Koçal, “İşi gereği sahada olması gereken personelin işe gelmeden bulunduğu bölgede görevlendirilerek e-imza mantığıyla çalışabilmesi, felaket yönetimi mantığında farklı binada yedek olarak çalışabilir çalışabilir sistem kurulması. Saha personelinin zamandan ve mekandan bağımsız olarak çalışabilmesi ve esnek çalışma yöntemleri modeline geçiş de bunlar arasında sayılabilir” diyerek sözlerini noktaladı.
YORUMLAR
Kemal Doğru 09 TEMMUZ 2013 / 07:59 0 0
Başarılı bir çalışma. Umarım tüm kamu kurumları aynı esnekliğe ve bilgiye dayalı yönetime ulaşır ve uygular.