Yazarlar 29 EYLÜL 2014 / 09:58

TÜRKİYE’DE İNSAN KAYNAKLARI VE OTOMASYONUN ÖNEMİ

Poldy İK Yönetim Sistemleri Genel Müdürü Kadri Demir

Türkiye’de öncesinde Personel Yönetimi olarak anılan departman, 1990 yıllarda İnsan Kaynakları olarak isim değiştirmeye başlamıştır. Kimi şirkette o yıllarda “İnsan Kaynakları” isim olarak güzel ve karizmatik olduğu için değişiklik tabela değişikliği ile kalmıştır. Halbuki “İnsan Kaynakları” kavramı ile çeşitli fonksiyonlarda (Personel organizasyonu, işe alımlar, eğitim takibi, performans değerlendirmesi, kariyer planlaması, ücret bordroları, personel bütçeleri) yeni kavramlar ve kültürle birlikte kurumsallaşma adına yepyeni iş süreçleri geldi.

Bilgisayar 1990 yıllarda bordro hazırlamaktan, teknolojinin iş hayatında daha etkin kullanımı ile beraber kabuk değiştirdi. Bilgiye her an, her yerden ulaşılacak alt yapı oluşturması otomasyon kullanımını, aynı zamanda İnsan Kaynakları yönetim süreçlerinde katma değer yaratarak, daha etkin kullanımını sağladı.

Kurumsallaşmak ve verimlilik için, şirket strateji ve hedeflerine uygun insan kaynakları süreçleri geliştirilmeli ve otomasyon ile desteklenmelidir. Otomasyona taşırken kurumsal hafızayı oluşturmalı ve süreçler rakamları ile ölçülecek hale getirilmelidir. Bu bağlamda hızlı karar verebilmek için tüm bölümlerde oluşan çıktıların sayısal hale getirilmesi önem kazanmaktadır. Nasıl üretim, satış ve pazarlama gibi bölümlerde ay sonu rakamlar sayısal ise, insan kaynaklarını etkin yönetmek için de değerleri sayısal hale getirmeliyiz. Ölçemediğiniz herhangi bir şeyi yönetemezsiniz.

Ayrıca otomasyon kullanımı ile birlikte bilginin hazırlanması, değerlendirilmesi ve raporlanması son derece hızlı yapılır hale gelmektedir. Örneğin çalışanlarınıza ait bordro düzenleyecekseniz, personel devam kontrol sistemleri ile çalışanlarınızın işe giriş ve çıkışında okuttukları kartların oluşturdukları hareketleri kullanarak ay sonu bordrolarını çok kolay hazırlamakta ve devlete bildirimlerini e-bildirge yardımı ile online olarak yapabilmektedir.

Ülkemizde İnsan kaynakları uzmanlarının çoğunluğu uygulamalarda yol gösterecek gerekli bilgi ve deneyime sahip değiller. Uzmanlık eksikliğinden dolayı, birçok kurum yeterli düzeyde bilgi ve deneyimi olmayan danışmanlık şirketlerinden yardım almakta ve ülkemizde ve uluslararası platformda insan kaynakları konusunda yapılan örnekleri kendi kurumlarına adapte etmeye çalışmaktadırlar. Ortaya çıkan sonuç; kurum dışındaki kaynaklardan ithal edilen, etkili olması beklenen insan kaynakları sistemleridir. İnsan kaynakları departmanları bir yandan işe alım, seçme-yerleştirme, eğitim ve gelişim, ücret yönetimi, kariyer yönetimi ve performans değerlendirmesi gibi daha etkili ve objektif insan kaynakları fonksiyonları kurmakta zorlanırken, diğer taraftan artan globalleşmeden ve rekabetten kaynaklanan organizasyonel ihtiyaçları karşılamak için sistemleri yenilemek ve günün koşullarına göre adapte etmek durumundalar.

İnsan kaynakları uzmanlarının karşılaşacağı en büyük zorluklardan bazıları, insan kaynakları alanında etkili ve kuruma özgü sistemleri kurmaya çalışırken aynı zamanda dünyadaki eğilimleri takip etmek olacaktır. Türkiye’deki organizasyonlar hala insan kaynakları fonksiyonlarının anlaşılması ve bunlardan yararlanma süreci içerisindeler.

Bütün bunlar dikkate alındığında İnsan Kaynakları fonksiyonların uygulanmasında başlangıçta bir takım problemlerle karşılaşılmaktadır. Bunları kısaca ana başlıklar altında toplamak istersek;

• Organizasyon tanımının ortak olarak kullanılmaması (Şirketteki departman/bölüm/bölge/görev/ünvan/statü tanımlarının belirlenmesi)

• Aynı işlemin farklı kişiler tarafından birden fazla yapılması

• Yönetime sunulan raporların hızlı ve kolay bir şekilde hazırlanamaması

• Mevcut bilgilerin aynı anda birden fazla kişi tarafından paylaşılamaması

• Ücret bordrolarının kolay ve hızlı bir şekilde hazırlanamaması (hayat, sağlık sigortaları ve yemek ücretlerindeki vergi muafiyetinin uygulanamaması)

• Ücret artışlarının kolay ve hızlı simülasyonunun yapılamaması

• Hazırlanan personel bütçesi ile gerçekleşenlerin karşılaştırılamaması

• Yönetime anlık ve güncel bilgilerin verilememesi

• Dağıtık şirket yapısında bilgilerin konsolidasyonları

• Şirket içinde kullanılan kırtasiye ve evrakların hazırlanması

• Yurt dışından getirilen ve ülkemize adapte edilmeye çalışılan paket programların kullanımında yaşanan çeşitli problemler.

Yaptığımız maliyet düşürme hesaplarına ve yeni teknolojiyi kullanmamıza rağmen belli bir seviyeye kadar maliyetlerimizi düşürebiliriz. Fakat belli bir yerden sonra daha da maliyetlerimizin düşmediğini görmekteyiz.

Bundan sonraki maliyet düşürme aşamasında insan kaynaklarının önemini görmeli ve iyi değerlendirmeliyiz. Elimizdeki insan kaynağının envanteri nedir? Bu kaynağı en iyi şekilde nasıl kullanabilirim hesabını yapmamız gerekmektedir. Aklımıza ilk önce elemanlarımı teknik işleri daha iyi yapabilmesi ve kişisel becerilerini arttırmak için eğitmek, motivasyonlarını arttırma yolları ve yetenekleri yönetmek gelecektir. Doğrudur? Fakat doğru olmayan acaba bu yatırımı yaptığım kişi benim firmam için doğru insan mıdır sorusudur. Bu soruyu cevaplayabilmek için ilk önce firmamızın vizyonu ve hedefi nedir? sorusunun cevabını bulmamız gerekmektedir. Daha sonra bu vizyona sahip olmak ve hedefe ulaşmak için firmamızı konumlandırmamız gerekmektedir. Çıkan sonuca göre çalışan profilini ve aradığımız nitelikleri belirlemeliyiz. Buna göre de kadrolarımızı oluşturmamız doğru olanıdır. Kadroları oluştururken mümkün olduğu kadar içeriden, temin edemiyor isek dışarıdan tamamlama yöntemini kullanmalıyız.

Şirketlerde insan kaynakları bölümleri çalışanların işe girerken ilk gördükleri ve işten ayrılırken son gördükleri kişi olmamalıdır. Teknoloji yardımı ile İnsan Kaynakları bölümleri çalışanlarla ilgili bilgileri toplayarak ve üreterek kurumsal veri tabanı oluşturmalıdır. Bununla birlikte süreçleri sayısal olarak raporlayacak alt yapıyı kurmalıdır.

Yeni iş kanununa göre 30 kişiden fazla çalışanı olan şirketlerin iş güvence kapsamında çalışanları ile ilgili eğitim takibi ve performans değerlendirme süreçlerini takip etmeleri gerekmektedir. Bu süreçleri hatasız ve kolay yönetebilmek için teknoloji büyük fayda sağlayacaktır. İnsan kaynakları süreçlerini teknolojiyi kullanarak elektronik ortama taşımaları bu anlamda katma değer yaratacaktır. Nasıl bir firma muhasebe kayıtlarının takibi için program kullanıyor ise, çalışanlarının takibi ve insan kaynakları süreçleri için de yazılımlar kullanması gerekecektir.

Genel anlamda insan kaynakları süreçlerini operasyonel, yönetimsel ve stratejik olmak üzere 3 başlıkta toplayabiliriz. Bu süreçlerde insan kaynaklarının operasyonel süreçlerin çok fazla, stratejik süreçlere çok daha az zaman ve kaynak ayırmaktadır. Hedefimiz tüm süreçleri otomasyona geçirmek olmalıdır. Böylece etkin ve verimli insan kaynakları yönetimi ile günlük operasyon işlemlerinin azaldığı, stratejik insan kaynakları yönetiminin maksimum olduğu bir süreçler hedeflenmelidir.

 
ETİKETLER : 990