Kamuda bilişim teknolojileri ve proje yönetimi
Gelişen teknolojinin iş hayatında daha fazla kullanılmasıyla beraber bilgi teknolojileri projeleri de gerek harcanan kaynaklar gerekse zaman olarak kurumların üzerinde önemle durması gereken konulardan biri olmaya başlamıştır. Günümüzde, her sektörden çoğu kurumda bilgi teknolojileri projeleri yürütülmekte ve bu projelerin sonuçları stratejik öneme sahip olmaktadır. Bu nedenle kurumların BT proje süreçlerini kendi yapılarına, kabul görmüş uygulamalara ve mevcut kaynaklarına göre tasarlaması ve uygulanmasının süreklilik kazandırılması gerekmektedir. Zira içinde bulunan durumun ve hedeflenen amacın iyi analiz edilmesine rağmen kurum gerçeklerine ve teknoloji gereklerine göre yanlış seçilen yol amacımızdan bizi uzaklaştırabilecektir.
Kurum içi görevlerimiz kapsamında bilişim teknolojileri faaliyetlerimizi ayrı olarak değerlendirdiğimizde de bu konunun kendine özgü kritik boyutları olduğunu görüyoruz. Teknolojinin hızlı ve sürekli gelişmesinin yanı sıra BT yatırımlarının maliyeti, kaynakların niteliği ve güvenlik unsurları her zaman tekrar tekrar değerlendireceğimiz kritik boyutlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu nedenle günlük BT operasyonel işlerimiz veya uzun soluklu projelerimizde bu kritik boyutların etkisinin derinlemesine incelenmesi gerekmektedir. Günümüzde teknolojinin imkânları sayesinde iş hayatındaki çoğu iş süreçlerini dijital ortama aktarma kabiliyetinde olabilsek de bu dönüşüm çalışmalarında başarı için belirlenen bu kritik boyutların üzerinde durmamız gerekmektedir.
BT çalışmalarının kendine ve uygulandığı kuruma özgü gerçekleri ve yine BT çalışmalarının üstlendiği stratejik sorumluluklar sebebiyle BT çalışmalarının ve BT projelerinin yönetiminin ayrı bir öneme sahip olduğu görülebilmektedir.
Öyle ki yanlış yatırım tercihleri, operasyonel işlerin yanlış yönlendirilmesi ve uzun sürelerde yoğun emek sarfiyatıyla ortaya çıkan işlerin kullanılamaması sorunlarıyla karşılaşılabilmektedir. Bu sorunlarla karşılaşma ihtimalinin en aza indirilmesi için izlenmesi gerekli yol da belirlidir. Bu yol, üzerinde uzun zamandır kafa yorulmuş global en iyi uygulamaları içerdiği gibi uygulanacak kurum ve sektör gerçekleriyle tecrübenin harmanlamasıyla elde edilebilecektir.
Burada bahsedilen doğru BT Proje Yönetimine yol göstermek ve yönetişimi sağlamaya yönelik pratikte kullanılmakta olan pek çok standart vardır. Bu standartların bir kısmı genel olarak proje yönetimini hedeflerken bazıları da bilgi güvenliği ve BT hizmet sunumu gibi özel konulara odaklanmaktadır. Örneğin “Project Management Institue(PMI)” tarafından yayımlanan “Project Management Body Of Knowledge (PMBOK)” sadece sektör bağımsız proje yönetimini tariflerken “Information Technology Infrastructure Library (ITIL)” ve “Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT)” BT Hizmet Yönetimi, Güvenlik ve diğer BT Operasyonu için kontrol noktaları ve ideal süreç tanımları sunmaktadır.
Bu standartların her biri çok detaylıdır ve etkin bir şekilde organizasyonlar içerisinde anlaşılmaları ve uygulanmaları oldukça karmaşıktır. O nedenle, organizasyonların BT projelerinin başarılı olması için gerekli kontrolleri tüm standartları inceleyerek ortaya koyacakları pratik araçlara ihtiyaç vardır. Bu araçların kuruma özgü, kurum BT profesyonelleri tarafından kurum stratejik hedeflerine uygun hazırlanması gerekmektedir.
Stratejik hedeflerden bağımsız yürütülen BT projeleri bir noktada stratejik hedeflerde ulaşılmak istenen amaçtan uzak kalabilmektedir. Öyle ki bilişim teknolojileri organizasyonu her zaman kurumun ihtiyaçlarına en kısa sürede en kaliteli şekliyle cevap vermesi beklenen birimlerdir. Kurumun stratejik hedefi daha fazla insana aynı anda bir çok online hizmeti, sorunsuz, kesintisiz ve güvenli vermek şeklinde tanımlanırken BT organizasyonunun bu hedefleri bilmeyerek altyapısında ve kaynaklarında gerekli yatırım ve planlamayı yapmaması ilerleyen zamanda büyük riskler oluşturacaktır.
Bu nedenle BT projelerinin başarılı olabilmesi için BT çalışmalarının stratejik hedeflerinin belirgin, çalışma kurallarının da belirli iş ihtiyaç ve öncelikleriyle ilişkili olarak kurgulanması gerekmektedir.
Bizler de her ne kadar iyi projelerimizi nihai sonuçları aklımızda olarak başlatsak da ideal olan BT Proje Yönetim süreçlerimizi tanımlayarak çalışmalarımıza başlıyoruz. Tabi ki bu süreçlerimiz de yukarda bahsedildiği gibi kurumun stratejik hedefleri doğrultusunda bizim kurumumuzda bağlı olduğumuz en üst amirimize onaylatılarak işletilmeye başlanıyor.
Belirlenen proje yönetim sürecimiz işimizin detaylı olarak ne olduğu ve niçin yapıldığının detaylı tarifiyle başlıyor bu şekilde kapsamı net belirliyoruz. Belirlenen kapsamla da planlama yapabiliyoruz. Plan gerçeğin anlatımı değil de geleceğin nasıl olabileceğine dair bir görüş olduğundan bu görüşümüz üstünde risklerimizi, sorunlarımızı ve aksiyonlarımızı belirliyoruz. Sonrasında da belirlenen işleri iyi takip etmek ve sorunları çözmek için harcadığımız çabayla yolumuza devam ediyoruz.
Bu süreç içerisinde dijital dönüşüm projelerine özgü olarak öncelikle yapılacak çalışmalarda iş süreçlerinin mevcut durumunun detaylarını ve açık noktalarını kavramak daha sonra bu süreçleri iyileştirerek daha sorunsuz, hızlı, verimli, tutarlı ve güvenli iş süreçleri tasarlayıp kullanılabilir bir şekilde dijital ortamda geliştirme yapıp kullanıma almak benimsediğimiz ideal yol haritası oluyor. Bu şekilde amaçladığımız işi daha doğru ve kullanılabilir elde etmiş olduğumuzu yapılan işlerin detayındaki faydadan anlayabiliyoruz. Bu tür projelerde bizlerin üzerinde durduğu en önemli konu işin niteliği ve kullanılabilirliği olduğundan kullanıcılarımızla onların ihtiyaçlarını ve beklentilerini detaylı konuşabileceğimiz çalıştaylar yapıyoruz.
Tüm süreçlerimizde işin nihayetinde de sadece kalite kontrol aşamasından geçirdiğimiz işleri kullanıma alarak kendimizden emin, görevimizi başarılı yapabilmenin verdiği rahatlıkla projelerimizi kapatıyoruz. Bu anlattığım süreci her uyguladığımızda paydaşlarımızdan her zaman olumlu yorumlar almakta ve ortaya çıkan sonuçlarla da izlediğimiz yönetimi her seferinde daha iyiye doğru geliştirebiliyoruz.
Aslında bizim kurumumuzda proje yöneticileriyle ve onların da yönetimiyle yapmaya çalıştığımız ve önerdiğimiz şey bir orkestra şefi olmaktan farklı bir şey değil. Bilgi Teknolojileri Proje Yönetimi de bir orkestra şefi gibi bizim için; gerekli kaynakları bir araya getirdikten sonra belirlenen görevlerde ekibin uyumlu çalışmasını sağlayıp duymayı arzu ettiğimiz sesi dinlemeyi başarmaktır.
Gençlik ve Spor Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanı Huzeyfe Yılmaz
