Kurumsal kağıt süreçleri dijitalleşiyor

İnsan kaynakları platformu Kolay İK, hizmet verdiği 1.800 şirketteki 150 bini aşkın çalışan ve 4 binden fazla İK yöneticisinin kağıda dayalı iş süreçlerini hızlandırmak için dijital doküman ve dijital biyometrik imza platformu Inspakt ile iş birliği yaptı. Buna göre Kolay İK kullanıcıları; sözleşme, izin, form, rapor gibi basılı belge üzerinden ilerleyen tüm süreçlerini dijitale taşıyabilecek. Şirketlere göre özelleştirilebilen belgeler, dijital biyometrik imza ile uzaktan ve kolaylıkla imzalanabilecek.

İş ilanı ve yetenek havuzu oluşturmaktan performans yönetimine kadar tüm İK süreçlerinde şirketlerin dijital çözüm ortağı olduklarını söyleyen Kolay İK CEO’su Çağlar Yalı, şöyle devam etti:

“Bu kapsamda sunduğumuz hizmetleri çeşitlendirerek kullanıcılarımız için daha fazla değer yaratmak adına alanında başarılı uygulamaları Kolay İK içerisine entegre ediyoruz. Inspakt iş birliğimiz de bu çerçevede gelişti. İzin, harcama, fazla mesai ve diğer pek çok süreç ağırlıklı olarak geleneksel yöntemlerle yani kağıt belge üzerinden ilerliyor. Bazen bir belgeyi imzalatmak saatler, hatta ilgili kişinin yoğun veya izinde olması gibi durumlarda günler alabiliyor. Inspakt iş birliğimiz ile birlikte kullanıcılarımız bu süreçleri dijital ortamda yürüterek dakikalara indirgeyebilecek. Geçmiş dosyalara da dijital ortamdan kolaylıkla ulaşılabileceğinden hem zamandan tasarruf edilecek hem de belgeler güvende olacak. Ayrıca şirketler kağıt ve kargo maliyetlerini düşürecek, ağaçların kesilmesini önleyecek ve karbon ayak izlerini azaltacaklar. Üstelik tüm bunları Inspakt’ın Kolay İK kullanıcılarına özel fiyat avantajı ile sunuyoruz.”

Inspakt’ın 2020 yılında kağıtla yürütülen her türlü güven sürecini dijitalleştirme amacıyla kurulduğunu belirten Inspakt Kurucu Ortağı Anıl Topal ise “Yoğun belge yönetimi ve imza işlemleri nedeniyle sıklıkla zaman ve verimlilik kaybı yaşanan İK departmanları da kurulduğumuz ilk andan beri odağımızdaydı. Kolay İK ile yaptığımız bu iş birliği sayesinde bu sektörde çok daha fazla firmaya, çok daha hızlı çözüm sağlayabileceğiz. İK profesyonelleri artık konu imza işlemlerine geldiğinde kağıda dönmek zorunda kalmayacak. Dijital biyometrik imza entegrasyonumuz ile çok kısa sürede tamamlanabilecek olan bu süreçler kullanıcılara zaman tasarrufu sağlayarak stratejik çalışmalara daha fazla odaklanmalarına imkan tanıyor. Fiziksel belge saklama ve yönetim maliyetlerini de ortadan kaldırırken çevresel açıdan da daha sürdürülebilir bir yaklaşım sunuyoruz” diye konuştu.

Islak imzanın dijital bir alternatifi olan dijital biyometrik imza, gelişmiş seviyede tanımlanan bir elektronik imza türü. İmza atılırken dokunmatik ekranlar aracılığıyla toplanan hız, ivme, basınç, koordinat gibi davranışsal verilerin değiştirilemez ve mahkeme önünde doğrulanabilir olarak dokümana basılmasıyla oluşuyor. Dijital biyometrik imza kullanmak; izin mutabakatı, bordro, harcama, iş sözleşmesi ve benzeri süreçlerin daha hızlı tamamlanmasına katkı sağlıyor. İmzalamanın yapılabilmesi için dokunmatik ekranlı bir cep telefonu veya tablet yeterli oluyor. İmzanın atılmasında kalem yerine parmak veya elektronik bir kalem, kağıt yerine de dokunmatik bir ekran kullanıldığından dolayı Türk Borçlar Kanunu’nda geçen ‘elle atılan imza’ statüsünde değerlendiriliyor ve yasal geçerliliği bulunuyor.