TEV CIO’su Mustafa Meral: “Ölçüm yapmak bizim için kritik”
“Türk Eğitim Vakfı olarak burs veren bir kurumuz ve bu yıl yaklaşık 18.000 öğrenciye burs. Pandemiden hemen önce 2019’un ortalarında bazı birimlerin uzaktan çalışabileceğini bunun için ise güvenlik uygulamalarında düzenlemeler yapılması gerektiğini düşünerek alt yapımızda bunu uygun düzenlemeler yaptık ve tüm sistemlerimizi uzaktan çalışmaya uygun hale getirdik. 2020 Mart’ta pandemi patlayınca tüm sistemlerimiz hazır olduğu için bir gecede herkesi evden çalışır hale getirebildik.
Kurumlar pandemiden sonraki 4 yıllık süreçte birçok birimin ofiste yaptığı işi uzaktan da rahatlıkla yapabildiğini gördükten sonra ofislerde küçülmeye gitti ve ciddi anlamda tasarruflar elde etti. Biz genel müdürlükte yaklaşık 200 kişiyiz. Hibrit yapıya geçtikten sonra ofise yaklaşık 70 – 80 kişi gelmeye başladı. Bu ise sarf malzemesinden yazıcı baskı maliyetine veya elektrik sarfiyatına kadar birçok alanda maliyet avantajı oluşturdu.
ITSM tarafında kullandığımız ERP üzerinde kendi geliştirdiğimiz bir uygulamayı kullanıyorduk. Pandemi ile beraber uluslararası bir ürünü devreye aldık, bu ise bizi metrik oluşturma anlamında çok rahatlattı, güzel raporlar oluşturduk ve süreçlerimizi bu verilere göre düzenledik.
Hibrit yapıya geçtikten sonra ekibi güncel tutmak için BT olarak her sabah 9:00 da yaklaşık 15 – 20 dakika süren günlük toplantılarımızı yapmaya başladık. Haftada 1 sefer tüm sürecin üzerinden geçtiğimiz ve özellikle sorunları ve bunların çözümlerini konuştuğumuz haftalık toplantılarımızı ayda 1 sefer de fırsatları konuştuğumuz en az yarım gün süren toplantılar organize ettik. Tüm bunları yaparken ITSM uygulamasından aldığımız veriler bize öncülük etti. İçeride bunları yaparken kullanıcıların sistemlerinin verimli, sorunsuz ve hızlı bir şekilde çalışması sağlamak için çok fazla zaman harcadığımızı gördük.
Sonuç olarak birçok alanda güzel iyileştirmeler yaptık ama hala yapmamız ve takip etmemiz gereken durumlar var. Evden çalışanlar sistemleri nasıl kullanıyor, sistemlerinde çıkan sorunları nasıl daha hızlı çözeriz, daha sorun çıkmadan çıkabileceğini görebilir miyiz, en önemli şikayetlerden biri olan yavaşlıkla ilgili ölçümler yapıp bunlara uzaktan müdahale edebilir miyiz gibi konularda araştırmalar yapıyoruz. Bu alanlarda da iyileştirmeler yaparak kullanıcının daha verimli, hızlı ve sorunsuz çalışabileceği bir ortam oluşturmayı hedefliyoruz.”
