İş süreçleri, KEP altyapısı ile buluşuyor

İş süreçleri yönetimi ve dijital dönüşüm alanında iki yerli teknoloji şirketi PaperWork BPM ve TÜRKKEP, stratejik bir entegrasyon yaptı. PaperWork’ün iş akışı otomasyonu ve TÜRKKEP’in Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) altyapısını birleştiren bu iş birliği, kurumların resmi yazışma süreçlerini tamamen dijitalleştiriyor, insan hatası riskini ortadan kaldırıyor ve operasyonel verimliliği artırıyor.
Kurumlara yepyeni bir soluk getiren bu entegrasyon; otomatik arşivleme, akıllı sınıflandırma, zaman tasarrufu sağlayan iş akışları, tek panodan KEP yönetimi ve yasal uyumluluk gibi birçok alanda önemli avantajlar sunuyor.
Otomatik arşivleme ve akıllı sınıflandırma
TÜRKKEP üzerinden gelen KEP iletileri, PaperWork platformunda otomatik olarak kategorize edilerek ilgili departmanlara yönlendiriliyor. Konu başlıklarına, gönderici bilgilerine veya içerik anahtar kelimelerine göre sınıflandırılan iletiler sayesinde, örneğin “hukuki bildirim” etiketli bir KEP, hukuk departmanının iş akışına anında dahil ediliyor. Tüm iletiler PaperWork’ün Content Server’ında arşivleniyor ve yetkiler dahilinde erişilebiliyor.
Akıllı iş akışları ile zamandan tasarruf
KEP üzerinden gelen bir talep, PaperWork’ün BPM modülü sayesinde önceden tanımlanmış adımları otomatik olarak başlatıyor ve ilgili departmanlara yönlendiriliyor. Örneğin; bir müşteri şikayeti KEP ile iletildiğinde, sistem otomatik olarak ilgili birimi (müşteri hizmetleri, teknik ekip vb.) uyarıyor, yanıt süresi için geri sayım başlatıyor ve süreç tamamlanana kadar bildirimler gönderiyor. Bu sayede kurumlar, yasal süreleri kaçırma riskini ortadan kaldırarak %70’e varan süre optimizasyonu sağlayabiliyor.
PaperWork üzerinden TÜRKKEP hesaplarına erişim sağlanarak gelen-giden tüm KEP iletileri tek bir ekrandan takip edilebiliyor. İletilerin durumu (okundu/okunmadı, yanıtlandı/yanıt bekliyor) anlık olarak görüntülenebiliyor. Raporlama Modülü ile aylık/yıllık KEP trafiği analiz edilerek performans metrikleri oluşturulabiliyor.

Yasal uyumluluk, güvenli ve entegre altyapı
Entegrasyon, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 6698 sayılı KVKK kapsamındaki tüm gereklilikleri otomatik olarak karşılıyor. İmzalı yanıtlar, e-arşiv kayıtları ve iletişim logları dijital olarak mühürlenerek hukuki geçerlilik kazanıyor.
PaperWork ve TÜRKKEP entegrasyonu, en son teknoloji ve güvenlik standartlarını bir araya getirerek kurumların dijital dönüşümüne güçlü bir temel oluşturuyor.
• Gerçek Zamanlı Veri Senkronizasyonu: TÜRKKEP’in Entegrasyon Suit platformu üzerinden sunduğu API’ler ile PaperWork’ün dinamik iş akışı motoru arasında gerçek zamanlı veri senkronizasyonu sağlanıyor. Bu sayede, KEP iletileri ve ilgili veriler anında PaperWork platformuna aktarılıyor ve iş süreçlerine dahil ediliyor.
• Yüksek Veri Güvenliği: Veri transferleri, 256-bit SSL şifreleme ile korunuyor. Hassas verilerin güvenliği en üst düzeyde tutuluyor. Saklama sunucuları, ISO 27001 sertifikalı yerel veri merkezlerinde barındırılıyor. Bu sayede, verilerin güvenliği ve gizliliği sağlanıyor.
• Kolay ve Hızlı Kurulum: Mevcut TÜRKKEP kullanıcıları, PaperWork’e tek tıkla entegre olabiliyor. Sistem, kullanıcı dostu arayüzüyle teknik ekip gerektirmeden kolayca kullanılabiliyor. Bu sayede, kurulum süreci hızlı ve sorunsuz bir şekilde tamamlanıyor.

Dijital dönüşüm hedeflerine katkı
PaperWork Kurucu Ortağı Tolga Eşiz, “Kurumların en büyük sorunu, KEP gibi yasal zorunlulukların operasyonel yavaşlığa yol açmasıydı. Artık TÜRKKEP entegrasyonumuzla, bir KEP’in gelmesiyle tetiklenen onay süreçleri, ekip içi görevlendirmeler ve otomatik yanıtlar tek bir platformda yönetilebilecek. Bu, iş süreçlerinde tam bir ‘dijital iz’ yaratıyor” dedi. TÜRKKEP Genel Müdürü Olcay Yıldız ise şu değerlendirmede bulundu:
“Hayata geçirdiğimiz bu iş birliğiyle KEP’in sağladığı hukuki güvenceyi, PaperWork’ün otomasyon yetenekleriyle birleştiriyoruz. Bu entegrasyon sayesinde, KEP iletileri manuel işlemler gerektirmeden otomatik olarak iş akışlarına dahil ediliyor, süreçler hızlanıyor ve yasal süreler daha etkin yönetiliyor. Dijital dönüşümün en önemli unsurlarından olan otomasyon sistemi ile KEP’in gücünün birleşmesi kurumlara zaman kazandırıyor, maliyetleri ciddi oranda azaltıyor ve operasyonel hataları en aza indiriyor. Bu entegrasyon, kurumlarda 5 günde tamamlanan bir süreci 1 güne düşürüyor ve Türkiye’nin dijital dönüşüm hedeflerine doğrudan katkı sağlıyor.”