Doküman yönetimi işbirliğiyle yaygınlaşacak

Canon ve GGSoft, sundukları donanım ve yazılım bütünleşik çözümle bilinirliği artırmayı hedefliyor.
Canon ve GGSoft, yıllardır doküman yönetimi ve arşiv sistemleri üzerine çalışıyor. İki marka bu sistem konusunda şirketlerin farkındalığını artırmak adına yeni bir işbirliğine imza attı. Bu işbirliğinin meyvesi ise PaperWorkONE oldu. Bu kapsamda PaperWorkONE, Canon’un belirli tarayıcı modelleriyle birlikte kullanıcıya sunuluyor.
Donanım ve yazılımdan oluşturulan çözüm, mayıs ayında kullanıcıya sunulmaya başlandı. Bu çalışmanın ayrıntılarını Canon Eurasia DIMS Satış ve Pazarlama Yöneticisi İbrahim Aydoğan ile GGSoft Genel Müdürü Tolga Eşiz’den dinledik.
PaperWorkONE’ın özelliklerine değinen Tolga Eşiz, yola çıkarken tek kullanıcılı, özellikleri kısıtlandırılmış, Canon’un yüksek hızlı doküman tarayıcılarının belli modelleriyle dağıtılacak bir çözüm oluşturmayı kararlaştırdıklarını söyledi. Görev tanımı içindeki tüm özellikleri aktif olan bir sürüm ortaya koyduklarını belirten Eşiz, “Bunu yapmakta amacımız pazarı doküman yönetimi ve arşivleme sistemleri konusunda bilgilendirmek. Onların, Canon’un desteğiyle maliyetsiz şekilde bu sistemlere giriş yapmasını sağlamak” derken İbrahim Aydoğan, yazılımla ilgili şu noktaya dikkat çekti: “Aslında burada kısıtlandırılmış sürüm demek çok doğru değil. Küçük çaplı şirketler için PaperWork çok kapsamlı bir çözüm olabiliyor. Belki o şirket bu yazılımın pek çok özelliğini kullanamıyor. Dolayısıyla PaperWorkONE, PaperWork çözümüne göre kısıtlandırılmış bir sürüm demek lazım.”
Cihazlarla birlikte gelen belirli yazılımların söz konusu olduğunu belirten Aydoğan, Türkiye’de kullanıcıların yerel pazar şartlarına uygun ve özellikle Türkçe yazılım talebinde bulunduklarını söyledi. Kullanıcıların sadece donanım değil yazılım takviyesi de istediklerini belirten Aydoğan, “Bu yüzden GGSoft ile biraraya gelerek bu konuda çözüm üretmeye odaklandık. PaperWorkONE küçük çaplı şirketlerin doküman yönetimi ihtiyaçlarını rahatlıkla karşılayabilecek bir yazılım. Şu anda pazarda 15 farklı modelde tarayıcımız var. En üst seviyedeki profesyonel modeller hariç, dakikada 50 sayfaya kadar tarama yapabilen ürünlerle birlikte yazılım sunuluyor. Dolayısıyla piyasada yer alan 8 modelimizde bu çalışmayı gerçekleştirmiş bulunuyoruz” dedi.

Kendini geliştiren
canlı sistem
PaperWorkONE sadece Canon tarayıcılarla çalışıyor. Tolga Eşiz, yazılım hakkında şu bilgileri verdi: “Yazılım Türkçe ve İngilizce desteği sunuyor. PaperWorkONE’ın içine 15 adet kadar arşivlemeyle ilgili taslak koyduk. Örneğin sözleşmeler ya da satış teklifleri. Bunlar yazılımla birlikte geliyor. Müşteri isterse bunları değiştirebiliyor.”
Lisanslama konusuna  değinen Eşiz, “PaperWorkONE ile ilgili ayrı bir sunucumuz var. Bir ay boyunca program otomatik olarak çalışıyor. Bir ay sonunda aktivasyon istiyor. Kullanıcı bilgilerini sistemimize girdiği zaman ona bir lisans numarası geliyor. O lisans numarasını girdiği zaman program hep açık oluyor. Program üzerinde yapılan güncellemeleri sisteme ekleyeceğiz. Sistem üzerinden bu güncellemeler kullanıcıya ulaşacak. Bu, sürekli kendini geliştiren canlı bir sistem” dedi.
Bu yapıyla şirketlerin elektronik arşiv sistemlerini tanımasını ve bu sistemlere alışmasını sağlamayı amaçladıklarını belirten Eşiz, “Farkındalık yaratmayı hedefliyoruz. Bu program bu tip sistemlere geçiş yapmak isteyen şirketler için de bir deneme taşı olarak nitelendirilebilir. Şirketlerde doküman yönetimi ve arşiv konusunda bir kurum kültürü yaratmayı hedefliyoruz” diyerek sözlerini noktaladı.

Hedef bilinç yaratmak

Canon ile düzenli olarak doküman yönetimi ve arşiv sistemleri üzerine seminerler düzenlediklerini kaydeden Tolga Eşiz, “Türkiye’de doküman yönetimi ve arşiv sistemlerine ilgi geriden geliyor. Son beş yılda epey gelişme kaydedilmesine rağmen yine de çok gerideyiz. Çünkü şirketlerin öncelikleri ERP sistemleri, CRM sistemleri, depo otomasyonu gibi hayati önem taşıyan sistemlerden yana. Bir şirketin doküman yönetimi ve arşiv sistemlerine geçebilmesi için öncelikli olarak bu süreçleri yerine getirmiş olması gerekiyor. Bizim görevimiz Canon gibi büyük çözüm ortaklarıyla birlikte Türkiye’deki pazarı bilinçlendirmek” derken İbrahim Aydoğan seminerler konusunda “Pazarda tarayıcı ve yazılım tarafını anlatmak için bu tip etkinlikler yapmak gerekiyor. Kullanıcıyı bilinçlendirmek zorundayız” şeklinde konuştu.