Köşesini satan proje yöneticisi
Köşemi bir süreliğine elden çıkarmaya karar verdim ve satın almaya hevesli bir proje yöneticisi arkadaşımla anlaştım. Kendisi köşemi satın almaya ilgi duyduğu kadar, “SATIN ALMA”ya da oldukça ilgili. Sevinç’i Satınalma Yönetimi başlıklı ilk yazısıyla sizlerle tanıştırmak istiyorum. Görüşmek üzere.
Satın alma yönetimi kapsamında operasyonu gerçekleştiren ve kontrat sürecini takip eden departmanlar genelde işin hukuksal süreci ile ilgilenmekte. Proje yöneticisinin rolü göz ardı edilebilmektedir. Oysa proje yöneticisi henüz kontratlar oluşmadan önce atanmalı, projenin satın alma sürecinde yapılacak tüm kontratlar hakkında bilgi sahibi olmalı, içeriklerini çok iyi bilmeli ve onları yönetebilmelidir.
Proje yöneticisinin satın alma yönetimi açısından kim olduğunu tanımlamaya çalışalım: Proje yöneticisi, projeye atanmış olan kontrat yöneticisi, hukuk
departmanı ve kurumun satın alma departmanı ile sürekli etkileşim ve iletişim halinde bulunan, satın alma sürecini baştan sona takip ederek yönetimsel faaliyetlerde bulunan kişidir.
Çoğunlukla şirketlerdeki anlayış ise satın alma müdürü ya da kontrat yöneticisi olarak atanan sorumluların gerek kontrat oluşumu ve yönetimi ve gerekse kontratta yapılacak değişiklikler ile ilgili tek yetkili merci makamı olduğu yönündedir.
PMI (Project Management Institute) bakış açısıyla proje yöneticisi, henüz kontrat oluşturulmadan önceki süreçte projeye atanmış olan ve kontrat oluşumuna dahil olması gereken ve birtakım anahtar yetkinlikleri olması gereken kişidir, bunlar:
Kontrat içeriğinde bulunan terim ve koşulları anlamak,
Proje yönetimi dahilinde raporlar, aksiyonlar, toplantı tarihleri ve iletişim zaman ve yöntemleri ile ilgili gereksinimlerin kontratta net olarak ve eksiksiz yazılı olduğundan emin olmak,
Risklerin, kontratlar içerisinde ayrıştırılmış olarak bulunmasını ve ilgili risklerin hafifletilmeleri hususunda alınacak aksiyonları kapsamasını sağlamak,
Satın alma sürecinin zaman takvimini belirlemek,
Tedarikçiler ile iletişimi sağlamak,
Kontrat yöneticisi ile sürekli iletişim halinde olmak”
