Cevizin kabuğunu kırmak…
Satın alma yönetim süreci de diğer proje yönetimi süreçlerinde olduğu gibi planlama ile başlar. Ne satın alınacak? Kimden satın alınacak? Kontrat yapısı nasıl olmalı? Kontrat bitimi süreci nasıl işleyecek?
Peki bu süreci hızlı ve kolay hale getirebilme adına öncesinde nelere ihtiyacımız olacak? Bu soruya yanıt vermeniz eğer proje yönetiminde diğer tüm süreçlere hakimseniz çokta zor olmayacaktır.
“Yap ya da Satın al” analizlerini takiben verilen kararın, hizmetin satın alınmasından yana olduğunu varsayalım. Bu noktada devreye doğru kontrat tipinin seçimi girer ve PMI’ın dilinden telaffuz edecek olursak “Anahtar Teslim” kontrat mı yoksa “Birim Fiyat”lı kontrat mı seçilmeli sorusu masaya yatırılır. Bilindiği gibi, kontrat tipi seçiminin temel amacı, alıcı ve satıcı arasındaki risk paylaşımını ve dağılımını gözler önüne sermektir. Taşınılan risk açısından baktığımızda ise Birim Fiyat’lı kontratlarda, “Anahtar Teslim” kontratlara göre alıcının çok daha az riski üzerine aldığını görürüz. Bunun sebebi, birim fiyatların kısa süreler için ve kaynak birim maliyetleri bazında belirlenmiş olmasıdır.
Dünyada sıklıkla kullanılan en yaygın kontrat tipi “Anahtar Teslim” kontratlar olmasına karşın, günümüzde özellikle de yazılım projelerinde yani satın alınacak hizmetin kapsamının çok net bir biçimde ifade edilemediği projelerde “Birim Fiyat”lı kontratların seçimi ön plana çıkmaktadır. İşin tamamı için risklerin de katıldığı tek bir fiyatta anlaşmak, projenin başında netleştirilmiş kesin bir deadline’a ulaşma çabalarının yerine riskin eşit dağılımı söz konusu olmaktadır. Belki de tercihlerin bu yöne doğru kaymasının ana nedeni de bu bakış açısıdır.
Yazılım projelerinde alıcı ve satıcı arasındaki çatışmaları belki de minimalize edebilecek bu seçimin, temel bir yaklaşım ve iş yapış şekli olarak ele alınması kararını sizlere bırakıyorum. Gartner Enstitüsü tarafından yayınlanan, yazılım projeleri başarı oranlarının artık değişmesini arzu eden bir proje yöneticisi olarak, değişime her zaman kapılarımızı aralamamız gerektiğine inanıyorum. Hedefe ulaşmak için bazen cevizin kabuğunu kırmak gerekir.
Kalıpların dışına çıkmanız ve farklı yaklaşımları deneyimlemeniz dileğiyle…
