Kağıt, dijitalle doğru yöntemle buluşmalı

Dijital dokümanların kağıdın yerini tam olarak alıp almayacağı önemli bir tartışma konusu ve yapılan araştırmalar, insan zihninin kağıda basılı bilgileri dijital ortamda yer alanlara göre daha kolay işlediğini, günümüzde hala pek çok yönetici ve çalışanın önemli konulardaki bilgileri masalarında basılı halde görmek istediklerini gösteriyor. KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri İş Geliştirme ve Pazarlama Direktörü Türkay Terzigil, kağıt ve dijital dokümanların farklı avantajları ve doküman dijitalleştirmenin önemi konusunda şu bilgileri verdi: 
 “Dijitalleşme; kağıdın tamamen ortadan kalkması anlamına gelmiyor. Doküman dijitalleştirme çalışmaları, özellikle çevre dostu akıllı ofislerde dijital dönüşümün önemli bir ayağını oluştursa da, çeşitli sebeplerle kağıt dokümanlardan vazgeçemeyenlerin sayısı da az değil. Dokümanların dijital ortamda saklanması ve arşivlenmesi, işletmelere maliyet avantajı sağlamanın yanı sıra zaman kaybının önüne geçiyor, çalışan verimliliğini yükseltiyor ve çevreye bırakılan ayak izini önemli ölçüde azaltıyor. Dijital dokümanların etkili biçimde saklanması ve korunması; işletmelerin özellikle BT alanında önemli yenilikleri sistemlerine entegre etmelerini gerekli kılıyor. Personelin dijital dokümanlara alışması uzun sürebiliyor, işlerde herhangi bir aksamanın yaşanmaması için geçişin erken dönemlerinde eğitim ve oryantasyon çalışmaları gerekebiliyor. Bunların pek çoğu başlangıçta maliyetleri artırıcı nitelikte görünseler de, uzun vadede işletmeye etkinlik ve verimlilik artışı sağlıyor. İşletmelerin bu iki tip dokümanın hangisinin iş akışının hangi noktalarında verimliliğe daha fazla katkısı olduğunu değerlendirmeleri, sonuçlara göre çevre hassasiyetini de göz ardı etmeyen bir kağıt – dijital doküman dengesi yakalamaları uzun vadeli kazanç için izlenebilecek en sağlıklı yol.”