Bilgi ve doküman yönetiminin en önemli bileşeni iş akışı ve süreç yönetimi
Günümüzün kurumlarda karmaşıklaşan iş süreçleri için bilgi ve doküman yönetimi çözümlerinin de bu gelişmeye uygun yapılar sunması bekleniyor. Nitekim sektör temsilcilerine göre de bilgi ve doküman yönetim sistemlerinden söz edildiğinde iş akış ve süreçleri kilit noktada yer alıyor. Anadolu Bilişim Hizmetleri Ürün Geliştirme ve İş Sistemleri Müdürü Atakan Karaman’a göre, bilgi ve doküman yönetimindeki en önemli husus iş akışı ve süreç yönetimi. Dikkat edilmesi gereken en önemli nokta ise akıştaki sürecin doğru bir şekilde kurgulanması. Şirketler işlerini elektronik ortama aldıkları zaman ister istemez kayıtların da daha fazla kişinin kontrolünden geçmesini istediğini belirten Karaman, doküman
yönetimi ve iş akışları arasındaki ilişli hakkında şu değerlendirmelerde bulundu:
“Paralel ve seri onaylar, bunların yanında bilgilendirme mesajları düşünüldüğünde tüm bu yapı bazen işlerin durma noktasına gelmesine ve onayların gecikmesine neden olacak bazı sonuçları beraberinde getirmekte. Bu yüzden şirketlerin daha tasarım aşamasındayken yalın süreçler kurgulayıp, iş akışlarını çalıştırmaları; sonrasında ihtiyaçlarına göre bilgilendirme ve onayları genişletmeleri başarıya büyük katkı sağlayacaktır.”
Onay süreçlerinde, doküman yönetimi akış uygulamaları süreci kısaltıyor
Şirket içinde kullanılan her bir iş uygulamasının yapılan işlemler sonucunda bir çıktı ürettiğine dikkat çeken Karaman, şöyle devam etti: “Bunlardan en basiti olan satış ve satın alma çıktılarına baktığımızda her iki evrakın karşılığında başka bir organizasyon söz konusudur. Doküman yönetimi uygulamaları sayesinde buradan üretilen ya da gelen evraklar eşleştirilerek karşı şirkete iletilmesi ya da alınması sağlanabilmektedir. Böylece şirket içinde kağıt ortamda oluşan bilgi ile elektronik evrak eşleşmiş olacağı
gibi ileride oluşabilecek herhangi bir arama ya da kontrol aşamasında işlem süresi de önemli ölçüde kısalmaktadır.
Özellikle satın alma süreçlerinde faturanın onay mekanizmalarından geçmesi aşamasında, elektronik doküman yönetimi akış uygulamaları, bu süreci kısaltmakta, şirket ay kapanışı ya da fatura eşleştirilmesinden elde edilen süre avantajı ile kontrol ve üst yönetim raporlamalarında ciddi bir zaman tasarrufu sağlamaktadır.”
Doküman yönetim sistemleri temel sistemleri destekler, bütünleştirme noktalarına açık olmalıdır
Navigator Müşteri Yöneticisi Nihat Dikçe’ye göre de iş akışı ve süreç yönetimi bilgi ve doküman yönetimi projelerinin belkemiğini oluşturuyor. Doküman yönetim sistemlerinin ERP ve CRM gibi temel sistemleri destekleyici unsurlar olduğunun ve bütünleştirme noktalarına açık olduğunun altını çizen Dikçe, şu değerlendirmelerde bulundu:
“İş akışlarının esnek ve kolay kurgulanabilir bir sistem üzerinden yönetilebilmesi, çeşitlilik gösteren kullanıcı profillerine göre basitleştirilebilen ekran arayüzleri, tek bir sistem üzerinden hangi işin kimin üzerinde beklediğinin takip edilebilmesi ve raporlanabilmesi, kullanıcılara e-mail ile uyarı sisteminin kurgulanması, sürüm takibinin gerçekleştirilebilmesi ve sistemde yer alan tüm bu bilgilere yalnızca yetkiler dahilinde erişilebilmesi gerekiyor. Bu temel gereksinimlerin karşılanabildiği sistemlerin kurgulanması gerekiyor. Bunun da ötesinde büyüme eğilimi gösteren organizasyon yapılarında yalnızca bugünün ihtiyaçlarını değil, kısa, orta ve uzun vadede ortaya çıkabilecek tüm ihtiyaçların karşılanabileceği platform bazlı çözümlere yönelmek gerekiyor. Doküman yönetim sistemlerinde doküman arama bulma, sürüm takibi, yetkilendirme, iş ihtiyaçlarına göre süreçlerin esnek ve hızlı takibi, işlem görmüş sağlıklı bilgilerin ERP ortamına teslim edilmesi sağlanıyor. Örneğin dokümanlar üzerindeki bilgilerin OCR/ICR gibi teknolojilerle otomatik olarak yakalanması ve anlamlı bilgilerin ERP ortamlarına teslim edilmesi sağlanıyor.”
